5 способов освободить время на важные задачи для тех, кто погряз в мелочах

На работе мы день за днём заняты совещаниями, отчётами, разбором почты и другими делами. Некогда просто подумать, не то что заняться планированием или решением того, что по‑настоящему важно. И дело даже не в том, что в сутках мало часов, просто мы неправильно распределяем время. Вот как это можно исправить.

1. Поймите, что заставляет вас заполнять всё своё время делами

Когда весь день чем‑то занят, чувствуешь себя нужным и полезным. Это особенно актуально для руководителей и тех, кто привык быть отличником. Самоуважение у таких людей обычно сильно завязано на достижениях и количестве сделанного.

К тому же мы часто путаем продуктивность (вычеркнуть все дела из списка) с эффективностью (выполнить стратегически важную задачу).

А при постоянно горящих сроках вообще кажется, что размышления — это непозволительная роскошь. Поэтому в первую очередь нужно понять, что стоит за привычкой занятости.

Проанализируйте свои убеждения о самом себе. Подумайте, как вы определяете успех, что заставляет вас чувствовать себя достойным. И не судите себя в процессе: сейчас важно понять, что вами движет.

2. Переосмыслите свою роль и приоритеты

Сегодня мир развивается с беспрецедентной скоростью. Это затрагивает и устройство компаний: сотрудники быстрее продвигаются по карьерной лестнице, чаще получают новые обязанности.

Но после повышения мы нередко продолжаем работать так, как на старой должности. Полагаемся на тот же образ мыслей и привычки, хотя наши обязанности совершенно изменились.

Если вы чувствуете, что тоже застопорились на месте, пора переосмыслить свою роль. Например, воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра. Согласно ей дела можно разделить на важные срочные, важные несрочные, неважные срочные и неважные несрочные.

Чаще всего мы упускаем из виду важные, но несрочные дела, хотя именно они помогают двигаться вперёд. И оказываемся в плену срочных, но не таких важных задач: разбора почты, звонков, исправления ошибок. Поэтому время от времени устраивайте себе проверку. Смотрите, сколько вы тратите на важные несрочные дела и не слишком ли погрузились в мелочи.

3. Обозначьте границы

Чтобы время на те самые важные дела находилось, структурируйте свой день по‑новому. Убедитесь, что ваш график контролируете именно вы, а не другие люди. Многие начинают неделю с пустого календаря, а потом вносят в него встречи и совещания по просьбе других. В итоге собственные приоритеты отодвигаются на второй план.

Откажитесь от такого подхода. Заранее отметьте в календаре отрезки времени, которые посвятите своим важным целям, и только потом планируйте всё остальное. Не размышляйте о том, что важно для вашего развития, в свободный час между другими обязанностями. Выделяйте на это время, когда вы работаете лучше всего или когда вас точно не будут отвлекать.

4. Научитесь отказываться

Хорошенько посмотрите на свой список дел. Вполне вероятно, от каких‑то задач можно отказаться, какие‑то отложить, а какие‑то сократить. Это освободит дополнительное время.

Также старайтесь избавиться от лишних совещаний. Не соглашайтесь на них, если только ваше присутствие действительно не является необходимостью. Чаще всего совещание можно заменить письменным сообщением, а идеи обсудить в общем документе.

Перед началом работы спрашивайте себя, что сделало бы сегодняшний день по‑настоящему крутым. Вряд ли это проверка пятидесяти накопившихся сообщений.

5. Задавайте смелые вопросы

После того как вам удалось освободить сколько‑то времени в календаре, пора его использовать. Забудьте о том, что запланировано на текущую неделю или что вы скажете на встрече с руководителем. Подумайте над большими вопросами, которых обычно избегаете.

• Кем мы как компания можем стать?
• К чему стремимся как команда?
• Что бы помогло нам развиваться?
• Какова моя роль?

Подобные вопросы помогают найти творческие решения, которых мы не видим в привычном рабочем режиме. Когда получили ответы, зафиксируйте их и держите на виду. Делайте такое упражнение регулярно, чтобы не забывать о больших целях.