1. Конкретный список задач на сегодня
Мы не особо раздумываем над списком дел на день, но, по мнению Риццо, он должен быть конкретным. В него вы должны вносить только дела, на которые у вас есть время и ресурсы. Большие проекты должны дробиться на конкретные задачи.Первый шаг к составлению таких списков — планирование. Прежде чем уйти с работы, напишите список дел на завтра. Определите основные задачи, составьте план переписки и телефонных звонков. Когда придёте на работу утром, перед вами будет готовая дорожная карта.
Паула советует разбивать задачи по разным уровням продуктивности. Например, самые важные задачи лучше делать, когда продуктивность на высоте, например утром. А задачи попроще, такие как работа с электронной почтой или звонки клиентам, лучше оставить на вторую половину дня.
Если в конце дня некоторые задачи осталась невыполненными, спросите себя, было ли у вас достаточно времени и ресурсов для их выполнения? Или лучше делегировать их кому-то другому? «Не нужно корить себя за неудачу», — советует Риццо. Если оставшиеся задачи вам по силам, просто перенесите их на завтра. Если же у вас нет на них времени или ресурсов, делегируйте их.
2. Список делегированных задач
Успешные люди всегда делегируют задачи. «То, что вы можете это сделать, совсем не означает, что вы должны это сделать», — отмечает Риццо. Тратить время на выполнение чёрной работы не всегда эффективно.
Паула Риццо советует взглянуть на список дел и спросить себя: «Неужели я единственный человек, кто может это сделать?» Все задачи, которые вы делегировали, должны храниться в специальном списке.
3. Список долгосрочных целей
Список долгосрочных целей поможет добиться большего. «Даже если вы уверены, что этой мечте не суждено сбыться, всё равно запишите её», — говорит Паула Риццо. Исследования показывают, что вероятность завершения зафиксированных задач на 33% больше. Сделайте такой список для себя и для компании, в которой работаете.
4. Список за и против
Когда вам предстоит принять важное решение, составьте список всех за и против. Этот список должен быть тщательно продуман. Однако численное превосходство за над против не означает, что вы должны принять положительное решение. Если сомневаетесь, оставьте список и вернитесь к нему завтра: свежий взгляд поможет сделать правильный выбор.
Большой плюс такого списка — возможность поделиться им и узнать мнение окружающих. Можно отправить его своим друзьям или коллегам. Как говорится, одна голова хорошо, а две лучше, поэтому не бойтесь интересоваться мнением людей, которым доверяете.
5. Проектный список
Если вы работаете с кем-то в команде, стоит сделать отдельный проектный список, в котором будут подробно описаны роли и обязанности каждого члена команды. По мнению Риццо, это помогает избежать мелочных споров по поводу зон ответственности и избавляет от необходимости объяснять каждому его обязанности.
6. Список тем для разговора
Если скоро предстоит встреча или телефонный звонок, следует заранее создать список, в котором будут отражены темы предстоящего разговора. «Такие списки делают переговоры эффективнее, потому что темы для обсуждения всегда под рукой», — говорит Паула.
Для составления списков хорошо подходит Wunderlist. Списки в нём можно объединять в папки, что очень удобно.
