Джошуа предлагает применить в своей работе с email всего три правила. Они помогут вам успевать в два раза больше, и работа с почтой не будет вызывать негативных эмоций.
Отключите оповещения
Когда на рабочем столе постоянно появляются уведомления о том, что у вас новое письмо, довольно сложно удержаться от очередной проверки почты. Зачем настраивать настольный почтовый клиент на проверку почты через каждые 5 минут? Ситуации, когда вы должны немедленно ответить на письмо, случаются крайне редко, и обычно люди предварительно звонят, чтобы сказать, что письмо отправлено. Все другие сообщения не требуют незамедлительного ответа и вполне могут подождать некоторое время. Как правило, если случается что-то срочное, нормальные люди звонят, а не пишут письмо и ждут ответа.
То же самое касается и постоянно открытой вкладки с почтой. Готова поспорить, что вы туда заглядываете просто без причины каждые 10 минут. А если вам предстоит монотонная работа или подготовка очередного отчёта, интервал снижается до 3–5 минут (ну не мыть же хрустальную люстру).
Составьте с коллегами устный договор
Как бы вы ни наладили работу своей почтовой системы, самым важным в этой связке по-прежнему остаётся человеческий фактор. Электронные сообщения исправно курсируют между адресами. Но отвечают на эти сообщения люди, и у каждого есть своё определение срочности. Кто-то считает уместным временной интервал для ответа на письмо в 1–2 часа. А у кого-то он составляет от 8 до 24 часов. То есть на ваше письмо нет ответа не потому, что почтовая система сломалась, а потому, что кто-то считает вполне допустимым ответить на него на следующий день.
И если с личными сообщениями всё гораздо проще, то с коллегами нужно обсуждать эти моменты. Если вы знаете, что у коллеги стандартное время для ответа на письмо — 2 часа, а ответ нужен уже через час, лучше не тратить зря время и нервы и позвонить. Или, учитывая все эти особенности, отправлять письма с вопросами, не требующими срочного ответа, заранее.
Продуктивность vs. ускорение
Дэвид Леви (David Levy), профессор из Вашингтонского университета, считает, что в нашем обществе часто путают продуктивность с ускорением. Всё делается быстрее, но не всегда качественнее. Вместо того чтобы сесть и хорошо подумать, а потом отправить краткое, но содержательное письмо, мы кидаемся друг в друга короткими сообщениями, которые постоянно отвлекают нас и при этом не несут достаточно нужной информации.
Получается, что в сумме вы тратите больше времени на чтение коротких, но бессодержательных писем, чем на одно основательное.
Постоянное усовершенствование систем электронной почты — это замечательно, но не нужно забывать о том, что проверяют почту и отвечают на письма не системы, а люди. Поэтому стоит научиться использовать технологии так, чтобы более эффективно общаться с другими людьми и работать продуктивнее.
