Как понять, нужна мне онлайн-касса или нет?

Согласно 54-ФЗ Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» от 22.05.2003 № 54-ФЗ , с 1 июля 2019 года сфер, где можно будет работать без чека, почти не останется.

У вас всего около месяца на то, чтобы выбрать и установить онлайн-кассу, если вы работаете в одном из этих направлений:

  • ИП Пп. 1 п. 7.1 № 290-ФЗ и организации на ЕНВД, которые оказывают бытовые или ветеринарные услуги, сдают помещения в аренду; автомастерские.
  • ИП Пп. 2 п. 7.1 ст. 7 № 290-ФЗ на ЕНВД и патенте в торговле и общепите без сотрудников, с которыми заключены трудовые договора. Например, владельцы кофейных точек или киосков, которые работают самостоятельно.
  • ИП П. 11 и 11.1 ст. 7 № 290-ФЗ с торговыми автоматами без наёмных сотрудников. К этой категории относятся владельцы вендинговых аппаратов — тех самых, которые продают бахилы, кофе, батончики.
  • Бизнесмены П. 4 ст. 4 закона № 192-ФЗ , осуществляющие безналичные расчёты. Это касается всех онлайн-магазинов, а также предпринимателей, которые получают оплату за коммунальные услуги и капитальный ремонт, предоставляют займы, делают авансы или предоплаты.
  • Часть ИП П. 2.1 ст. 2 № 54-ФЗ на патенте, которые оказывают услуги. К ним относятся предприниматели, которые занимаются:
    • обслуживанием и ремонтом авто- и мотосредств, машин и оборудования,
    • грузовыми или пассажирскими перевозками,
    • ветеринарными услугами,
    • проведением занятий по физической культуре и спорту,
    • перевозкой по воде грузов или пассажиров,
    • охотой,
    • осуществлением медицинских услуг или продажей лекарств,
    • прокатом,
    • торговлей в магазинах площадью до 50 м² или в киосках,
    • оказанием услуг общественного питания в помещениях площадью до 50 м² или без зала обслуживания,
    • производством молочной продукции,
    • рыбоводством или рыболовством.

23 мая к 54-ФЗ приняли поправки. Для кого будет действовать отсрочка?

Госдума одобрила Законопроект № 682709-7 поправки к закону, согласно которым некоторые предприниматели получат отсрочку до 2021 года. Покупку онлайн-касс могут отложить ИП без наёмных работников, которые:

  • продают товары собственного производства (например, занимаются выпечкой тортов или вязанием шапок);
  • выполняют работы (допустим, ремонтируют бытовую технику или делают мебель);
  • оказывают услуги (например, делают маникюр или предоставляют частные уроки).

Этой отсрочкой государство даёт предпринимателям время на то, чтобы определить для себя подходящую форму деятельности: ИП или самозанятость. Сейчас режим самозанятости является пилотным проектом, который проходит в четырех регионах России — Москве, Московской и Калужской областях и Татарстане. Если эксперимент признают удачным, к 2021 году этот режим введут по всей России.

Кому онлайн-касса не нужна?

Работать без кассы после 1 июля 2019 года смогут предприниматели Пп. 2 и 3 п. 2. ст. 1 № 290-ФЗ , которые проводят расчёты в труднодоступных отдалённых местностях. Список таких населённых пунктов утверждается органом государственной власти субъекта Российской Федерации. Например, здесь можно увидеть перечень для Алтайского края.

Также без касс пока могут обойтись предприниматели, которые работают в аптечной и медицинской сферах в сельской местности или занимаются льготной деятельностью:

  • торговлей на улице (мороженым, квасом, овощами или газетами);
  • подсобными работами (перекопать землю или скосить траву);
  • помощью незащищённым категориям населения (уход за пожилыми или присмотр за детьми);
  • ИП, сдающие в аренду жильё вместе с машино-местами, которые расположены в многоквартирных домах и находятся в собственности этого ИП.

С полным перечнем освобождённых от применения онлайн-касс бизнесменов можно ознакомиться здесь.

Можно выбрать любую онлайн-кассу?

Нет. Подходят только те, которые есть в реестре разрешённых к использованию онлайн-касс. Сейчас там более 160 моделей трёх основных видов:

  • Автономные кассы — самый простой аппарат. По сути, это старая добрая касса, которую подключили к интернету, добавив фискальный накопитель.
  • Смарт-терминалы — современные кассы. Они похожи на сенсорный планшет со встроенным оборудованием для печати чеков.
  • Фискальные регистраторы — это, скорее, принтер для печати чеков, который подключают к компьютеру или даже смартфону.

Не стоит руководствоваться принципом «Возьму что подешевле, а потом разберёмся». Выбирайте исходя из потребностей вашего бизнеса. Чтобы определиться, подумайте:

  • Какой тип интернет-соединения используется у вас для бизнеса — проводной или мобильный? Если ситуация с Сетью непредсказуемая, то нужны терминалы, которые могут работать с любым типом подключения.
  • Сколько позиций вы собираетесь продавать? По закону в чеке должны быть указаны все наименования реализованных товаров и оказанных услуг. Поэтому чем больше у вас ассортимент, тем функциональнее должна быть ваша онлайн-касса. Для небольших магазинов, в которых до 50 различных товаров, подойдёт автономная касса. Но учтите, что ввести даже 2–3 позиции на кнопочном терминале — непростая задача. С ростом бизнеса такие устройства придётся заменить на другие.
  • Нужна ли вам мобильная или стационарная касса? Если выезжаете к клиентам, разумеется, вам нужно будет переносное устройство. Также мобильная касса предпочтительна, если часто случаются перебои с электричеством. Например, онлайн-касса «MТС Касса 5″» продержится без подзарядки 24 часа.
  • Реализуете ли вы алкоголь или маркированные товары? Если да, то автономные кассы вам не подойдут. Здесь нужны аппараты, которые могут сканировать коды и работают с системами учёта, ЕГАИС, информационными системами маркировки.

Смотреть онлайн-кассы МТС

Подробнее о выборе онлайн-касс мы рассказывали в статье «Как выбрать онлайн-кассу под 54-ФЗ и не сломать мозг: 6 простых шагов».

Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу?

Чтобы начать пользоваться оборудованием, нужно:

  • Купить или арендовать онлайн-кассу.
  • Получить электронную подпись. Выбрать подходящий удостоверяющий центр можно на сайте Минсвязи.
  • Подключить к кассе интернет.
  • Заключить договор с оператором фискальных карт.
  • Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.
  • Если вы собираетесь принимать безналичные платежи, заключите договор с банком на эквайринг.
  • Если торгуете продуктами питания в розницу, необходим доступ к государственной информационной системе ветеринарного контроля «Меркурий.ХС». Тем, кто продаёт алкоголь, нужно дополнительно заказать JaCarta или Рутокен (ЭЦП 2,0).

Все шаги необходимо успеть сделать к 1 июля 2019 года.

Вы упомянули про аренду. Получается, онлайн-кассу можно не покупать?

Да, и есть ситуации, когда аренда онлайн-кассы удобнее и выгоднее покупки:

  • Вы хотите сохранить деньги для развития бизнеса, а не «замораживать» их в кассе.
  • Касса нужна вам ненадолго. К примеру, у вас сезонный бизнес или вы только начинаете, а потому ещё не уверены в выбранной стратегии.
  • Хотите протестировать разные модели или просто не успеваете выбрать к 1 июля 2019 года.
  • Нет лишних 25 000 рублей. Такова средняя сумма, которую придётся заплатить за самую недорогую кассу с подключением. Обслуживание в эти расходы не входит.
  • Не готовы заниматься обслуживанием и ремонтом. Например, при аренде онлайн-кассы от МТС на тарифе «Бизнес» за 2 300 рублей компания берёт на себя все технические работы, подключение и замену устройства.
  • Вам нужна техническая поддержка и обучение работе с кассой.
  • Актуальна срочная замена оборудования, потому что вы не готовы останавливать бизнес из-за поломки кассы.

К тому же в случае аренды вы получаете аппаратуру без значительных стартовых вложений. За покупку, подключение и настройку самой простой онлайн-кассы нужно заплатить 25 000 рублей. Для сравнения, аренда «МТС Кассы» будет стоить от 1 700 (тариф «Эконом») до 2 300 (тариф «Бизнес») рублей в месяц.

Бывают ли у онлайн-касс какие-то дополнительные полезные функции?

Бывают. Современные кассы полностью заменяют калькулятор, помогают быстрее обслуживать покупателей и минимизировать ошибки продавца.

Также большинству владельцев современных онлайн-касс доступна товароучётная система — специальная облачная программа. Как показывает практика, если использовать её грамотно, можно сократить издержки и увеличить прибыль.

В товароучётной системе «МТС Кассы», например, можно вести аналитику по более чем 40 отчётам, например:

  • следить за количеством товара в каждом магазине;
  • видеть число продаж и средний чек;
  • мониторить позиции и суммы остатков, списанные автоматически при продаже;
  • видеть картину в формате «пришло-ушло-осталось», которая позволяет легко контролировать деньги в кассе в режиме онлайн;
  • упрощать процедуры приёмки товара, инвентаризации, переоценки и списания;
  • делать закупки;
  • определять неликвид и самые ходовые позиции;
  • контролировать работу магазина;
  • работать с торговыми документами и внедрять маркетинговые инструменты;
  • автоматически считать цены продаж по выбранному пользователем алгоритму;
  • рассчитывать мотивацию продавца;
  • работать с системами «Меркурий», ЕГАИС и информационными системами маркировки.

Как сэкономить на онлайн-кассе?

Если поторопиться и зарегистрировать онлайн-кассу до 1 июля 2019 года, можно оформить налоговый вычет Ст. 346.51 НК РФ . Сделать это могут ИП, работающие на ЕНВД или патенте:

  • кроме розницы и общепита;
  • в рознице или общепите, но без сотрудников.

Вычет составляет 18 000 рублей за каждый экземпляр онлайн-кассы. В эту сумму можно включить не только расходы на покупку онлайн-кассы, но и деньги, потраченные на фискальный накопитель, а также настройку оборудования.

Следите за акциями и предложениями производителей онлайн-касс. Многие  из них стараются предложить выгодные решения для предпринимателей к 1 июля 2019 года. Например, МТС предлагает купить онлайн-кассу за 1 рубль при открытии счёта для бизнеса в «МТС Банке». Подключение оборудования банк берёт на себя, и даже обучение работе с устройством проводится бесплатно. Также «МТС Кассу» можно арендовать по сниженной цене — 1 250 рублей в месяц, если использовать предложение «Всё для торговли», куда входит рассчётно-кассовое обслуживание, стоимость аренды и торговый эквайринг.

Что будет, если онлайн-кассу не установить?

Если предприниматель не установил или не использует онлайн-кассу, то по закону ему придётся выплатить штраф КоАП РФ, статья 14.5 .

За отсутствие онлайн-кассы:

  • Для должностных лиц (наёмных работников и ИП без сотрудников) — 25–50% суммы расчёта, осуществлённого без онлайн-кассы, но не менее 10 000 рублей.
  • Для юридических лиц — 75–100% суммы расчёта, осуществлённого без онлайн-кассы, но не менее 30 000 рублей.

За неиспользование установленного оборудования:

  • Для должностных лиц (наёмных работников и ИП без сотрудников) штраф составляет 2 000 рублей.
  • Для юридических лиц — 10 000 рублей.

Чтобы избежать наказания, нужно вовремя приобрести онлайн-кассу, подключить её и всегда отдавать клиентам чек при оплате товаров и услуг.

Выбрать онлайн-кассу