Как организовать эффективную удалённую работу

Проверьте доступ в интернет

В режиме удалённой работы вашей рабочей средой становится интернет. Там происходит всё: сотрудники общаются, проекты фиксируются, руководитель контролирует.

Лайфхакер нашёл спасение в облачной CRM. Никаких серверов, никаких проводов. Доступ в эту виртуальную рабочую среду возможен с любого устройства из любой точки мира. Есть интернет — считайте, что вы на работе.

Интернет есть, скорость проверена, пора заняться бизнес-процессами.

Переходите на облачные программы

Управление задачами, учёт времени, инструменты для контроля исполнения, хранение файлов — всё это понадобится для продуктивной работы.

Что именно использовать:

• Систему управления проектами (планировщики): Basecamp, Active Collab, Wrike, Trello.
• Хранилище файлов: «Google Диск», «Облако Mail.ru», «Яндекс.Диск», Dropbox.
• Мессенджер: Viber, Skype, Telegram, Slack.

Денис Юдин

Директор по маркетингу и продажам «Телфин»

Программ миллионы. Выбирайте под себя, руководствуясь принципами: простой интерфейс, наличие напоминалок, быстрота внесения и разбора задач. Зачастую в планировщике слишком много бесполезных опций, которые сбивают с толку. Чем меньше функциональность, тем лучше. Опытным путём для себя я выбрал Todoist. Для работы с командой — Trello или Worksection. Моя личная система планирования — это микс: GTD, Глеб Архангельский, Бенджамин Франклин, канбан, Пол Макги.

Задачи поставлены, план намечен. Пора приступать к реализации.

Общайтесь с помощью IP-телефонии

На телефонию приходится от 33 до 92% успешных продаж, поэтому потеря телефонной связи — потеря клиентов. Традиционная телефония (железо и провода) привяжет вас к офису, так что об удалённой работе можно будет забыть. Мобильный для постоянных переговоров — это дорого и несолидно. Плюс ко всему, вы рискуете пропустить важный звонок, если окажетесь вне зоны доступа.

Решение проблемы удалённой телефонной связи — виртуальная телефония:

• Всё в облаке. Отныне местоположение подчинённых не имеет значения.
• Общий номер. Сотрудники в любой стране мира доступны по единому номеру.
• Сервис от провайдера. Техническая поддержка всегда начеку — поможет, подскажет и ответит на вопросы.
• Электронный документооборот. Для обмена договорами не нужны личные встречи, ведь оригиналы документов можно предоставить в электронном виде.

Как использовать АТС — чек-лист для руководителя:

• Слушайте звонки: будьте в курсе работы сотрудников.
• Следите за пропущенными: так вы сможете понять, почему клиент не дозвонился.
• Объединяйте с CRM: 27 готовых решений для ваших рабочих процессов.
• Настраивайте переадресацию: ваши сотрудники будут на связи 24 часа в сутки.
• Отслеживайте статистику: вы получите исчерпывающее представление о работе компании.

Придумайте KPI

Допустим, вы взяли на идентичные должности Григория и Константина по стандартному графику: восемь часов в день и пять дней в неделю. И однажды замечаете, что Григорий работает в поте лица, а Константин два часа из восьми занимается своими делами.

Без разговоров увольняете Костю, но позднее выясняется: Константин выполнял работу за шесть часов, а оставшиеся два часа посвящал саморазвитию. Григорий не справляется с той же работой и за восемь часов. Выходит, что поторопились, а зря.

Что для вас важнее: результат или время, потраченное на его достижение? При переходе на удалённый формат для контроля установите понятную и вам, и подчинённым систему KPI — ключевых показателей эффективности.

Как это работает:

• В таблице в Google Docs каждый сотрудник отмечает свой план на месяц и на квартал.
• По истечении отчётного срока подводит итоги: что из запланированного сделано, а что нет.
• Руководителю достаточно взглянуть на цифры, чтобы понять, как идут дела.
• У подчинённого всегда есть ориентир, и он знает, чего от него ждут.

Держать руку на пульсе помогут регулярные отчёты и совещания, где подчинённые будут рассказывать о задачах, выполненных за определённый период. При такой организации контроля и отчётности ценный сотрудник не будет уволен, а отстающий грамотно перераспределит рабочее время.

Развивайте команду

Если удалённые сотрудники сильно отличаются по уровню квалификации, это легко решить с помощью онлайн-обучения. Следите за подходящими по теме курсами и образовательными программами, сейчас в сети их масса: маркетинг, копирайтинг, продажи, SEO.

Куда пойти учиться:

• «Нетология». Онлайн-университет. Всё об интернет-маркетинге. Уровни — от базового до продвинутого.
• «Теории и практики». Лекции по бизнесу, дизайну, искусству.
• Coursera. Онлайн-каталог образовательных курсов со всего мира.
• «Лекториум». Академический образовательный проект.
• HTML Academy. Интерактивные курсы по HTML и CSS. Много практики.

Поддерживайте двусторонний контакт с подчинёнными. Регулярно общаясь с сотрудниками, вы поймёте, насколько жизнеспособной оказалась построенная система и каким образом можно её улучшить.

Вы капитан. Рулите своим кораблём и формируйте команду.

Радуйтесь результатам

У такого формата есть несколько преимуществ, которые сделают проще жизнь любого руководителя и владельца бизнеса.

• Экономия: не нужно переплачивать за аренду большого офиса и тратиться на закупку офисного оборудования.
• Продуктивность: удалённые сотрудники по статистике работают эффективнее, ведь им не надо каждое утро трястись в переполненном транспорте по дороге в офис.
• Снижение рисков: вероятность возникновения тотальных технических проблем минимальна — кто-то из команды точно сохранит связь.
• Свобода в выборе специалистов: кадры доступны по всему миру, без географических ограничений.
• Постоянная связь: возможность работать круглосуточно за счёт представителей в разных часовых поясах.

Теперь вы знаете все секреты удалённой работы — от набора необходимых инструментов до тонкостей командной работы — и полностью готовы к переходу на новую систему организации труда. Смелее, и всё получится. Удачи!