Накануне недавнего выхода финальной версии Microsoft Office 2010 для корпоративных пользователей в официальном блоге Google был опубликован любопытный пост. В нем предлагалось не тратиться на апгрейд до версии 2010 и вместо этого продолжать использовать имеющийся MS Office 2007, 2003 или даже 2000, но в связке с Google Docs.
Это остроумное предложение и вправду заслуживает внимания. Ведь основное нововведение версии 2010 — возможность работать над документами и делиться ими с другими людьми в «облаке» Office Web Apps, т.е. выполнять те же задачи, что и в Google Docs или Google Apps.
При построении офисной системы на базе MS Office и Google Docs вы столкнетесь с задачей организации их тесного взаимодействия. Далее мы предлагаем вам решение этой задачи, которое заинтересует как корпоративных, так и домашних пользователей.
Связующим звеном между программами Microsoft и веб-приложениями Google может стать удобный и мощный плагин для MS Office — OffiSync. Он позволяет работать с документами, таблицами и презентациями из Google Docs внутри Word, Excel и PowerPoint, а также сохранять в «облаке» локальные файлы MS Office.
OffiSync представляет собой панель инструментов в MS Office 2003, а в офисных приложениях версий 2007 и 2010 выглядит как вкладка на ленте.
Открытие файлов из Docs и их сохранение на сервере Google происходят по сути так же, как и при работе с файлами, хранящимися на жестком диске вашего компьютера, — через диалоговое окно с древовидной структурой папок. В этом окне можно перемещать и удалять папки и файлы, создавать новые папки.
При сохранении файла вы можете сразу же указать адреса электронной почты ваших коллег для отправки приглашений к совместной работе. Адреса вводятся либо вручную, либо выбираются из списка ваших контактов Gmail. Для каждого из коллег определяются права доступа к документу: Read Only (Только чтение) или Write Access (Доступ с возможностью редактирования).
Аналогичное управление доступом осуществляется также в диалоговых окнах, появляющихся при нажатии кнопок Share (Поделиться) и Permissions (Разрешения).
Разработчики утверждают, что совместная работа над документом идет в реальном времени. Однако это не совсем так. Скорее, можно говорить о режиме «псевдореального» времени. Допустим, вы редактируете документ в MS Office, а ваш коллега параллельно — в Google Docs. Он вносит свои изменения, и после сохранения документа (в Docs происходит автосохранение через каждые несколько секунд) OffiSync оповещает вас об этом во всплывающем уведомлении. Прежде чем изменения отобразятся в вашей копии документа, необходимо дать разрешение, щелкнув по Merge (Объединить).
Сделанные же вами изменения появляются в Docs автоматически после сохранения документа в Office, без каких-либо дополнительных действий со стороны вашего коллеги.
OffiSync также позволяет искать в Google нужную вам в процессе работы информацию и картинки, которые можно легко вставить в документ. Результаты поиска отображаются в отдельном окне-браузере.
OffiSync бесплатен, но существует коммерческая Premium-версия (на выбор — $12 в год или $30 единовременно). Ее пользователи могут загружать в Google Docs и Google Sites файлы в родных форматах MS Office, а также получать техническую поддержку.
Возможность сохранять в «облаке» документы в родных форматах Office важна для тех, кто активно использует сложное форматирование. Ведь при конвертации во внутренний формат Docs обычно нарушается внешний вид таких элементов документа, как сноски, оглавление, комментарии и т.д.
Если не хотите платить за Premium-версию OffiSync, то помните, что файлы в форматах Office можно загружать в Docs стандартными средствами. Для этого при загрузке файлов нужно снять галочку у опции Convert documents, presentations, and spreadsheets to the corresponding Google Docs formats (Преобразовывать документы, презентации и таблицы в формат Документов Google). Однако такие документы невозможно редактировать в Docs.
Таким образом, OffiSync предлагает все основные функции для совместной работы пользователей MS Office и Google Docs и является на сегодняшний день, пожалуй, единственным достойным средством интеграции этих двух систем.
Между тем, будущее OffiSync может оказаться под вопросом. В начале этого года Google купила стартап DocVerse. Его продуктом являлся плагин для MS Office, позволяющий нескольким участникам проекта вместе работать над документами в режиме «псевдореального» времени (аналогично OffiSync). Поэтому в скором времени можно ожидать фирменных решений Google по установлению двусторонней связи между Docs и MS Office.
