Как получить контроль над своим бизнесом и происходящими в нём процессами

Очевидно, что с ростом бизнеса и штата сотрудников повышаются требования к инструменту управленческого учёта. Поначалу маленькая компания может как-то обходиться табличками в Excel, но так происходит ровно до момента, когда менеджмент обнаруживает себя в полном непонимании происходящего. Опасный уровень хаоса заставляет судорожно искать способы приведения управленческого учёта в порядок, но если вы не хотите доводить дела в своём бизнесе до критической точки, то позаботиться о наличии подходящего средства лучше заранее.

Система Process Insight, о которой мы будем рассказывать, является продвинутой заменой таблицам в Excel и представляет собой самодостаточное средство автоматизации финансового управленческого учёта и бизнес-процессов компании.

Какие задачи решает

Список решаемых Process Insight задач можно условно разделить на три большие категории.

Финансы

• Планирование и построение бюджета, а также ежедневный план-фактный анализ.
• Контроль за доходами, расходами, остатками на складах в режиме реального времени.
• Консолидация всех необходимых данных в единой удобной среде с возможностью построения любых финансовых и управленческих отчётов.

В совокупности перечисленные функции приводят к сокращению времени, требуемого на получение актуальной и точной управленческой информации, а также общему увеличению уровня прозрачности финансов.

Процессы

• Автоматизация процедур согласований.
• Типизация заданий для лучшего понимания сотрудниками плана действий в той или иной ситуации.
• Ускорение принятия решений через установку чётких регламентов.
• Подробная история взаимодействия сотрудников в системе.

Автоматизация всех протекающих в компании бизнес-процессов сводит к минимуму ежедневную рутину, позволяя тратить это время на действительно важные вещи.

Реестры

• Совместная работа в облачной базе данных с любого устройства без ущерба безопасности.
• История изменений для каждого хранящегося в системе документа.
• Тонкая настройка прав доступа по группам и на уровне отдельного пользователя.
• Синхронизация данных с другими используемыми в компании сервисами и системами.

Автоматизация сбора, хранения и анализа финансовой информации даёт на выходе чётко структурированную базу данных с полным контролем доступа и безопасностью уровня корпоративных сервисов Google.

Самое важное

Актуальность той или иной функции зависит от компании, её организации, формата и вида деятельности. Если же встаёт вопрос: «Как Process Insight поможет конкректно мне?», то на первый план выходят особенности, которые будут востребованы в любом бизнесе.

Бюджет и продвинутое планирование

Система позволяет создать детальный финансовый план. В зависимости от структуры и размера компании в составлении бюджета может принимать участие и один человек, и множество подразделений, и даже несколько компаний, если речь идёт о холдинге. Часть бюджета может быть в одной валюте, часть — в других. Process Insight консолидирует все бюджеты, сохранит данные в нужной валюте и выведет итоговые бюджеты в любых разрезах (по проектам, по компаниям, по статьям бюджета) и в любых валютах (в рублях, гривнах, евро, долларах).

Контроль и порядок

Process Insight предполагает, что любые расходы, которые делаются в компании, должны быть согласованны. Инициатор платежа делает заявку, затем заявка проходит согласование. Заполненная заявка сравнивается с бюджетом. После этого утверждённый платёж может быть выгружен для передачи в клиент-банк.

Автоматизация и скорость

Process Insight позволяет загружать банковские выписки, и, если платежи совершались по заявкам, система сама разносит их по видам аналитики управленческого учёта, позволяя получать некоторые отчёты буквально день в день.

Продажи

Менеджеры по продажам могут самостоятельно выставлять счета на оплату, а система по нажатию одной кнопки отправит счёт клиенту.

Аналитика

Для анализа финансового состояния используются типовые отчёты (остатки на расчётных счетах, обороты по счетам, отчёты план-факт) либо универсальная форма сводного отчёта, которая позволяет, подобно сводным таблицам Excel, разворачивать данные по любым видам аналитики.

Масштабируемость и кастомизация

Несмотря на формат SaaS, система Process Insight является крайне гибкой и может быть настроена разработчиками под любую финансовую структуру. При необходимости к существующей функциональности могут быть добавлены новые типы аналитики, новые процессы согласований, новые виды документов, новые отчёты и так далее.

Безопасность

Process Insight позволяет тонко настраивать доступ тех или иных пользователей и групп к данным. Например, руководство может видеть полную картину. Менеджеры проектов — свои проекты, менеджеры подразделений — только свои статьи бюджета, а бухгалтеры получат доступ только к своим расчётным счетам и кассам. Права доступа могут быть настроены для всех элементов и справочников системы.

Интеграция с другими системами

Process Insight интегрируется с 1С, «Мегапланом», SAP, Oracle, MS Dynamics и другими популярными системами, благодаря чему большая часть данных синхронизируется в автоматическом режиме, а оставшаяся часть информации может быть перенесена вручную с минимальными временными затратами.

Преимущества облачного сервиса и бесплатное тестирование

Являясь облачным сервисом, Process Insight полностью снимает с пользователя заботы о создании, поддержке и защите собственной инфраструктуры для работы системы. Клиент оплачивает услугу исходя из количества зарегистрированных сотрудников и не думает о прочих вещах.

Использование в качестве технической базы системы Google Apps исключает вероятность утечки или кражи корпоративной информации со стороны поставщика услуги.

Единственным слабым местом здесь может оказаться небрежность пользователей при обращении с паролями, но и эта проблема решается подключением двухфакторной аутентификации.

И, наконец, о ценах. Вряд ли найдётся компания, руководитель которой согласится просто так взять и заплатить за необкатанный на практике и неизученный сервис. В этом плане Process Insight довольно лояльна и позволяет абсолютно бесплатно тестировать возможности системы двум пользователям в течение двух недель. В случае, если клиент оплатил услугу, но остался недовольным после первого месяца работы, ему возвращают потраченные на абонентскую плату деньги.

На сайте Process Insight доступна демоверсия, вообще не требующая авторизации. Вы можете зайти и ознакомиться с функциональностью системы на примере с предзаполненными справочниками, заведёнными бюджетами и движением средств в реальном времени.