От автора
Один из наших постоянных читателей, Яков Жуковский, разработал собственную систему управления задачами и приоритетами под названием «Рутина». Некоторое время назад, когда я рассказывал о своей системе управления задачами, Яков предложил прочитать его книгу и обсудить предложенную методику. Я пообещал что так и сделаю, и, естественно, обещание выполнил. Мы поговорили с Яковом и решили поделиться разработанной методикой с читателями Лайфхакера.
Сразу озвучу свое мнение — методика интересная, рациональных зерен там много, хотя и вопросов хватает. Но где их нет? Всем кто интересуется управлением задачами — очень рекомендую ознакомится. Книга Якова мне так же очень понравилась. Это не профессиональное издание. Это просто история создания и использования, разработанной Яковом, системы. Книга не большая так что рекомендую выделить на нее час для прочтения. Итак — свежий взгляд на управление задачами.
Кому может быть полезна система «Рутина»?
- Для всех кто, составляет списки дел.
- Всем кто, испытывает, проблемы с расстановкой приоритетов.
Как появилась данная система?
Я понял, что нужна система, которая могла бы помочь упорядочить нескончаемый поток дел и проектов, и должна быть:
- Достаточно простая
- Достаточно гибкая
- Не требующая больших усилий
- Помогающая быстро расставить приоритеты
Для этого пришлось перечитать большое количество книг по тайм менеджменту. В них я не нашел понятного, ясного ответа на вопрос «как расставить свои приоритеты?». Но на основании полученной информации родилась идея, которая постепенно переросла в методологию. Эту методологию я назвал «Рутина».
Как-то раз я обратил внимание на листок, с планом на неделю. Листок был расчерчен на несколько столбцов. В первом столбце ─ кризисные ситуации, во втором ─ рутина, в третьем ─ будущая рутина и в четвертом ─ идеи. Позже к этому списку добавился еще один раздел ─ цели.
Я стал думать о том, почему у меня именно такие направления? И понял — таким образом я могу делать быстрый обзор планов. Мне удалось ясно увидеть, чем стоит заниматься и, что по-настоящему необходимо. Тут меня и осенило. Ведь это же и есть приоритеты!
Что такое рутина
Думая о рутине, я осознал, что, как правило, задачи имеют свои временные рамки, и это значит, что они могут перерасти в проблемы. Стало ясно, что важно иметь список приближающихся проектов, чтобы вовремя поместить их в рутинные проекты и таким образом предотвратить их попадание в проблемы.
Немного изменив названия, получил следующие разделы:
- Проблемы.
- Рутина. (Список проектов и задач)
- Приближающиеся проекты.
- Цели.
- Идеи.
Я стал думать о временных рамках этих разделов. Например, если это проблема, то, сколько на нее уйдет времени, как скоро я должен завершить задачу или проект? Так появились следующие временные рамки:
- Проблемы ─ это то, что суперсрочно нужно сделать сегодня, прямо сейчас. В крайнем случае, завтра.
- Рутина ─ то, что нужно сделать сегодня или завтра, в общем, на этой неделе.
- Приближающиеся проекты ─ диапазон может быть очень широкий. Но, как правило, что-то, что произойдет в этом или следующем месяце.
- Цели могут быть и в этом году или вообще могут не быть.
- Идеи могут быть или не быть вообще.
Например, вы получили счет на оплату электричества. У вас есть еще месяц, прежде чем придет «красный» счет. Значит, пока можно положить его в списки приближающие проекты. Через пару недель вам нужно будет переместить его в список проекты. Но если вы этого не сделаете во время, то ваш счет на электричество попадет в список проблемы.
Временные рамки всегда можно изменить под себя, то есть для кого-то определение проблемы может варьироваться от часа до недели. Все будет зависеть от темпа и насыщенности жизни, а также от конкретных ситуаций.
Итак, события в вашем календаре, приближающиеся проекты, список проектов и список проблем все это и есть рутина!
То есть все, что требует действий сейчас или в ближайшем будущем и, в случае не выполнения, влечет за собой негативные последствия. К примеру, вы проигнорировали ваш счет на электричество, и тогда вам придется оплатить его и штраф, это в лучшем случае. А если вам отключат электричество?
Выводы
- Рутинные проекты это проекты, которые имеют негативные последствия в случае их не выполнения.
- Идеи и цели, как правило, не приводят к негативным последствиям и, по этому, не являются частью рутины.
К примеру, вам пришла в голову идея, оплатить счет на электричество через интернет. Но после долгих часов за компьютером вы начинаете понимать, что это сделать не возможно. Так вы и счет не оплатили и время потеряли.
Вот почему так важно научится отделять идеи и цели от рутинных задач и проектов.
Сортировка задач и проектов
На рисунке видно, как я сортирую свои входящие. Обычно сортировка забирает у меня 15 минут. Бывает, я не подхожу к системе, по несколько недель, а бывает, работаю с ней каждый день. Хорошо разбирать входящие каждый день, но не принципиально — главное чтобы ваши проекты не перерастали в проблемы.
Все распределяется по папкам:
- Календарь
- Архив
- Идеи
- Цели
- Приближающиеся Проекты
- Проекты
- Проблемы
Есть семь направлений, куда могут попасть наши задачи и проекты. Я не помещаю «посещение врача» в проекты. Если у меня есть дата и время, и от меня ожидается только прийти во время, то это событие я просто заношу в календарь.
Итак, у нас есть списки дел: проблемы, проекты, приближающиеся проекты + календарь, это и есть ваша рутина. Особняком стоят списки идей и целей, давайте разберемся почему?
Работа со списками идеи и цели
Как я определяю, что передо мной идея или цель? Я просто задаю себе вопрос «Что будет, если я не сделаю этого никогда?» и если ответ «Ничего», то я смело отправляю эту задачу в список идей.
Это помогает:
- Не загружать списки задач.
- Не загружать свой мозг.
Теперь посмотрите на рисунок работы с идеями и целями:
Идея может перерасти в цель, а цель попасть в списки проектов. Как это работает и что для этого нужно?
Идея в Цели
Чтобы идея попала в цели очень важно понимать свои жизненные ценности и принципы. Необходимо понять, зачем вам это нужно. Поэтому нужно задать себе как можно больше вопросов. Это могут быть вопросы такого плана как:
- Может ли это повлиять положительно на мою повседневную рутину?
- Может ли это сделать меня более свободным?
- Может ли это сделать меня более счастливым?
- Может ли это как то обогатить мою жизнь? (духовно, физически, материально)
Если вы ответите себе, для чего вам это нужно, и это будет действительно полезная идея, тогда можете переместить ее в папку цели.
Из Целей в Проекты
Папка целей у меня состоит из нескольких подпапок. Первая папка это новые цели, потом цели месяца, потом области жизни и потом выполненные цели. Выглядит это примерно так.
Сначала я должен понять, к какой области моя новая цель относится. После того как моя новая цель попала в список, скажем «работа», она может там пролежать, как минимум, до начала следующего месяца. Как только наступит новый месяц я стану решать, что из моих списков («работа», «дом», «семья») я захочу перенести в список цели месяца.
Допустим у вас, сформировался новый список цели месяца. Очень хорошо, но есть еще один важный шаг для того чтобы помести задачи из этого списка в список проектов. Вам нужно постараться понять, как вы можете получить то, что хотите. Насколько это реально.
Предположим, вы решили купить беговую дорожку. До того как помещать эту задачу в проекты, убедитесь что они есть в продаже, что вам есть где это поставить, что вы знаете где это продают, сколько это стоит и что у вас есть деньги. Если вы не ответите на эти вопросы, то ваша цель будет еще долго лежать в списке проектов и никуда не двигаться. Если вы ответите на эти вопросы, то можете помещать эту задачу (проект) в список проектов и легко определить первый шаг по проекту.
Работа со списками рутины
Здесь все просто. Раз в неделю можно бегло пробежаться по приближающимся проектам. Нужно понять, когда пришло время для какой-то задачи переместиться в список проектов.
Список проблемы это самое важное, если там что-то есть, значит нужно решать прямо сейчас/сегодня это фактически ваш приоритет №2 (приоритет №1 это ваш календарь). Не бойтесь, в списке проблем не так часто и много будет попадать задач. Остается список проектов. У меня он состоит из двух папок. Входящие проекты и Активные проекты. Во входящих проектах я определяю первый шаг проекта, например, позвонить в Банк. И уже тогда помещаю его в Активные проекты. Вот и все.
Софт
Я пользуюсь Еvernote для ведения системы. Почему такой выбор? На это есть две причины.
Первое. Я перебрал огромное количество различных менеджеров задач. Стало понятно, что система должна быть достаточно простая для того, чтобы ей можно было пользоваться и без компьютера. Evernote — это просто блокнот, который меня полностью устраивает.
Второе. Я понял, что для успешного выполнения задач и проектов мне нужно не столько todo интерфейсы с возможностью поставить галочку, но возможность писать и добавлять информацию к каждому проекту. То есть – искать ответы на вопрос «как» и «зачем». А так же думать какой первый шаг. К тому же, как правило, почти все задачи и проекты наполнены материалами по проекту, которые отлично усваиваются Evernote.
Резюме
Итак, что мы имеем? Данная система позволяет быстро разбирать входящие. Не надо буксовать в списках проектов, так как становится понятно и видно, что есть идеи и цели, которые не являются частью ваше повседневной рутины. Не стоит думать, что мы игнорируем идеи и цели. Наоборот – с системой возможно достигать больше целей, поскольку происходит концентрация на доведении идей и целей до состояния их реального выполнения.
Заключение
Ни одна система, в том числе моя, это не панацея от всех проблем. Здесь нет секретного ключика. ТМ это всего лишь зеркало вашего характера. Растите в себе характер и дорожите временем.
