Дэвид Аллен: Как привести свою жизнь в порядок

В посте мы приводим некоторые выдержки из интервью журнала «The Atlantic» с Дэвидом Алленом, гуру в сфере GTD, автором популярной книги «Как привести дела в порядок».

Дэвид рассказывает, об окружающем нас информационном потоке и о том, как бороться с информационными перегрузками, если они существуют на самом деле.

Бьюсь об заклад, Дэвид, что большинство людей, читающих сейчас эту статью, чувствуют себя погрязшими в делах: почта, сообщения, звонки — на связи 24 часа в сутки. Стресс на сегодняшний день принял другие формы?

Люди сейчас чувствуют себя перегруженными потому, что они не испытывают настоящего стресса, который испытывали наши предки в течение достаточно большого отрезка истории. Главной целью было — выжить. И что интересно, именно такая кризисная ситуация заставляла человека вести себя более спокойно: быстро собирать и обрабатывать информацию, быстро принимать решения и прислушиваться к своей интуиции. Они фокусировались только на одном — выжить любой ценой!

Но когда вы лишены этого кризиса, то окружающий мир начинает захлестывать вас мелочами, вы находитесь в центре наводнения: налоги повысились, замучила простуда, принтер жуёт бумагу… И ещё весь этот хлам из наших электронных устройств 24 часа в сутки 7 дней в неделю!

Для того чтобы справиться с этим потоком, нам нужно вернуть себе способность принимать быстрые решения и распределять ограниченные ресурсы. В целом, ничего не изменилось с давних времен. Отличие лишь в том, насколько больше решений должны принимать люди сейчас.

Если вы не можете сфокусироваться на чём-то, нужно научиться различать, что значимо для вас сейчас в вашем мире. Как же расставить приоритеты во всём том хламе, который нас окружает? Вам нужны интеллект-карты, по которым вы будете ориентироваться. Должна быть карта, которая расскажет вам, что вы должны делать в ближайшие три года, а что в ближайшие три минуты. И это разные карты. В принципе, хорошую службу может сослужить и ваш календарь. Главное, чтобы он отвечал на вопрос: на что я должен обратить внимание сейчас?

А какими инструментами лично вы пользуетесь для более продуктивной работы?

Я использую Lotus Notes, потому что мы используем его в качестве корпоративного приложения. Мой друг Эрик Мак разработал расширение, благодаря которому я могу здесь же удобно пользоваться календарем, почтой и списком дел. Синхронизируется это всё с моим BlackBerry, потому что мы пока не настроили эту возможность для iPhone, но мы стараемся исправить это недоразумение как можно скорей.

Я использую TheBrain и MindManager. Они отличаются по функционалу и служат для решения разных по сути вопросов.

Что ещё? Ещё у меня есть маленькая записная книжка. Идеи иногда настигают в самых неожиданных местах, и нужно срочно их записывать. Поэтому бумага остается в моей жизни как самый простой способ быстро что-то зафиксировать.

Но я продолжаю искать и новые инструменты, которые помогут мне в управлении временем и мозговыми ресурсами. Например, мой iPad начал понемногу превращаться из игрушки в довольно функциональный гаджет. Но он всё ещё очень неповоротлив, мне нравится только одно приложение от Adobe, в котором можно рисовать простейшие фигуры. Можно поиграться с ним, но оно пока не может заменить обычную маркерную доску. Так что я далек от высоких технологий в этом плане. Ещё пользуюсь пакетом Microsoft Office. Работаю на Mac, но у меня стоит программа Parallels.

А если говорить о реальных, не электронных инструментах?

О, у меня есть реальная корзина, куда я складываю все свои записи. Это мой спаситель, это корзина под названием: «Я не хочу думать обо всём этом сейчас». Главное, не забывать возвращаться к этой корзине, пока там всё не заплесневело. И хотя 80% своих записей я просто выкидываю, но это очень хорошо освобождает голову: бросил в корзину и забыл, потом вернулся и решил, нужно это или нет.

Было бы конечно неплохо всё это проделывать в электронном виде. Но есть проблема, которую можно охарактеризовать так: с глаз долой — из сердца вон! Физическая реальная корзина постоянно маячит у вас перед глазами, а про электронный хлам легко забыть. Я знаю немало людей, которые на «ты» с высокими технологиями, и при этом они возвращаются к бумаге, потому что это гораздо более очевидно. Нужно обладать неслабой силой воли и самодисциплиной, чтобы возвращаться к тому, что валяется где-то в компьютере.

Сейчас много говорится о том, что мы подвержены информационной перегрузке. Что вы можете сказать по этому поводу?

Что такое информационная перегрузка? Если бы она действительно была, вы могли бы зайти в библиотеку и упасть замертво. Или зайти в Интернет и взорваться, разлетевшись на мелкие клочки.

На самом деле, место, которое наиболее насыщено информацией является одновременно наиболее расслабляющим — это природа. Так много различных картин, звуков и запахов окружают нас. Кстати, вы слышали о сенсорной депривации? Можно просто сойти с ума, если долгое время не ощущать всего этого.

Тут дело в другом. В природе множество вещей, которые несут информацию, но только некоторые из них по-настоящему значимы для нас, например: животные, ягоды или крапива. Проблема с электронной почтой не в том, что она содержит много информации, а в том, что на основе этой информации мы должны совершить какое-то действие или принять какое-то решение. Причём получая письмо, неважно от кого: от двоюродного брата или от босса, вы, ещё не открыв его, готовитесь к тому, что от вас потребуются действия. Вы уже прокручиваете в голове варианты, что может содержать это письмо: «это может важно, очень важно, это заставит меня изменить планы…» А теперь умножьте эти мысли на то количество писем, которое вы получаете в день.

Кроме того, фактором стресса и сильным тормозом производительности являются рассеянные мысли, неумение сконцентрироваться. На работе вы думаете о домашних делах, а дома — о работе. Вы везде и вы нигде. И на протяжении всего дня вас сопровождает сверлящее чувство тревоги.

И снова ничего особенно не изменилось, кроме частоты с которой это происходит. За 72 часа мы с вами можем получить столько информации, которая сменит нашу направленность действий и приоритеты, сколько наши родители не получали за месяц. В 1912 году кто-то говорил про телефон так же, как сейчас говорят про е‑мейл: «о, он испортит качество жизни», «беседы станут поверхностными и незначимыми», «все будут только отвлекаться на него»! Знакомо, да?

А в 1983 году человек, у которого в кармане был маленький ежедневник, считался чуть ли не гиком в сфере продуктивности.

Наш журнал публиковал много статей на тему возможного влияния технологий на человеческие знания и способность мыслить. Например: «Google делает нас глупыми?» Как вы думаете человеческая мудрость и способность к размышлениям меняется в лучшую или в худшую сторону?

Ну у вас же наверняка были в детстве энциклопедии. И вы даже читали их в надежде узнать больше о мире. Что изменилось, кроме того, что доступ к знаниям стал в огромное количество раз проще? Мы живем в великое время, я думаю, это сказочно, что мы можем вот так запросто общаться, находясь при этом в разных точках Земного шара.

Подумайте только, какого успеха мог бы добиться человек, с процессором в голове! При условии, что он будет такой один, конечно. А вот если вы останетесь последним человеком на Земле, вам уже не понадобятся ни планировщики, ни вообще GTD.

Ответьте, пожалуйста, на главный вопрос, что же самое главное нужно запомнить человеку, чтобы он мог почувствовать полный контроль над своей жизнью?

Всё должно быть выгружено из вашего мозга на внешние носители. Я не знаю, что может быть проще! Зафиксируйте то, что важно (даже потенциально), уточните, что эти вещи означают для вас, а ещё сохраняйте результаты, чтобы всегда могли вернуться на шаг назад и посмотреть на вещи более широко.

В общем, всё сводится к одному: прекратите использовать свой мозг как место для сбора и систематизации всей информации о которой вы заботитесь. Если вы будете пытаться всё это держать в голове, то вскоре обнаружите там зыбучие пески, в которых всё будет моментально тонуть. Мечтаю о славном будущем, когда мы сможем полностью освободить голову от хлама и посвятить своё сознание исключительно мудрым мыслям.