Электронная почта для многих по-прежнему безальтернативный рабочий инструмент и ежедневные страдания. У кого-то семь входящих писем, и он сейчас их быстро разберёт. У кого-то 46 входящих, но он их тоже разгребёт за день, потому что привык. Для каждого человека существует определённый порог количества входящих имейлов в день, с которым он может справиться, не откладывая обработку на следующий день и, соответственно, не создавая завалов в электронном ящике. Можно назвать этот порог «естественным».
Если же писем больше, чем человек может обработать, то необходимо менять свой подход к email-менеджменту. Это позволит увеличить порог до необходимого в конкретном случае значения. Нужно успевать обрабатывать 100 писем в день? Значит, сможете и 100, только используйте в работе с почтой правильную методику. Какую? Сейчас расскажем.
Единственным показателем того, что человек справляется с почтой, является нуль входящих в конце рабочего дня. Ключевой принцип грамотной обработки входящих — понимание того, что за письмо перед тобой. Для начала нужно научиться чётко классифицировать письма и знать, что делать с каждым типом.
Все входящие письма можно разделить на семь категорий:
- Не нужно отвечать, не обязательно читать. Пути у таких писем два: архив или удаление. Если вы получаете очередную рассылку, которую никогда не читаете, то окажите себе услугу — отпишитесь. Одно действие в обмен на избавление от десятков таких писем в будущем. Мы же хотим научиться справляться с потоком писем за день? С меньшим потоком справиться легче. Не бойтесь упустить что-то важное. Действительно необходимая информация попадёт к вам другим способом и всплывёт перед вами ещё как минимум один раз.
- С вложенными файлами. Это могут быть уведомления о необходимости что-то оплатить или информация для текущей или будущей работы. Для таких писем полезно создавать отдельные папки, но без фанатизма. Получается слишком много папок? Упрощайте. Для того чтобы найти что-то нужное потом, нужна не тысяча папок, а умение использовать поисковые функции почтовика.
- Отвечать по желанию. Ответ вроде бы не является обязательным, но иногда учтивость полезна. Тут действуйте исключительно по ситуации.
- С запасом времени для ознакомления. Интересно читать, но не обязательно. Старайтесь относить к этой и предыдущей категориям как можно больше писем. Это ключ к эффективной работе с почтой.
- Нужно ответить сегодня. Тут всё просто: берёте и отвечаете либо сейчас, если что-то совсем срочное, либо в конце рабочего дня.
- Нужно ответить, но не сегодня. Прелесть электронной почты в том, что она не чат и не телефон. Никто не ожидает и не должен ожидать оперативного ответа по имейлу, если об этом не говорится в заголовке письма. Если сроком для ответа назван какой-то день либо вы сами знаете и понимаете, в течение какого времени нужно дать ответ, то помещайте такие письма в соответствующую папку. К примеру, «Ответить в понедельник», «Ответить во вторник» и так далее. Теперь создайте себе чек-лист, в котором есть пункт «Утром обработать почту, отложенную на сегодня». Для таких целей также есть специализированные инструменты автоматизации: RightInbox для Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
- Непонятное письмо. Бывают такие письма, которые трудно отнести к какой-то из категорий. Не терзайте себя размышлениями и договоритесь с собой относить такие письма к одной из перечисленных выше категорий.
Исходя из такой классификации, нам понадобятся папки для категорий № 2, 3, 4 и 6.
Правила эффективной обработки электронной почты
- Выделите 30 минут в конце рабочего дня для доведения инбокса до нуля. Это эффективнее, нежели пытаться мгновенно реагировать на каждое письмо. Люди не многозадачные. Меньше отвлечений и переключений — выше эффективность.
- Что делать со срочными письмами? Установите себе интервал, с которым проверяете ящик в течение дня. Например, раз в час. Проверяете ящик на наличие срочных важных писем и, если таковых нет, возвращаетесь к работе. Помните преимущество почты: это не средство для мгновенного взаимодействия. Вполне возможно, что проблема, о которой говорилось в одном из несрочных писем, решится без вашего участия к концу дня, либо к концу дня вы получите больше информации, что позволит решить проблему быстрее и эффективнее.
- В любой момент, когда вы не проверяете почту, держите почтовик закрытым. Отключите уведомления. Избавьте себя от отвлекающего созерцания количества поступающих писем. Сейчас у вас другая работа, а время для почты ещё не пришло. В моменты сомнений относительно правильности такого подхода помните: вы не на атомной станции, но даже если бы были на ней, то о перегреве реактора вам в любом случае сообщили бы не по имейлу.
- Используйте своё стремление вовремя закончить рабочий день для ускорения обработки почты. Именно поэтому рекомендуется разбирать инбокс до нуля в конце дня. У вас 30 минут, и вам хочется быстро со всем покончить. По сути, получается своеобразная игра, но вы можете и целенаправленно геймифицировать обработку электронной почты.
- Пишите кратко и по существу.
- Будьте позитивны и дружелюбны. Электронные письма способны налаживать и разрушать отношения. Вместо решения действительно важных вопросов люди порой скатываются до попыток максимально деликатно и скрыто назвать оппонента идиотом, и на этом строится весь текст. Нет ничего странного в том, чтобы выразить свой позитив адресату небольшой приятной фразой в теле письма. Ваша дружелюбность вернётся к вам, а переписка станет куда более осмысленной и результативной.
- Разгребать письма нужно в обратном порядке. И только так. Кажется, что логичнее начинать с более старых писем, но ведь наша цель — нулевой инбокс, а значит, до конца рабочего дня мы доберёмся даже до самого первого полученного письма. Если вы сделаете себе поблажку и начнёте оставлять последние полученные сегодня письма на завтра, то вся методика перестаёт работать. Зачем вам вообще изучать грамотную работу с почтой, если вы не следуете фундаментальному правилу? Продолжайте работать, как раньше, и страдайте.
- Открывайте только нужные письма, отправляя в архив или на удаление остальные. Мы слишком злоупотребляем подписками на ненужные вещи (подписка на Лайфхакер, напротив, очень нужная) и в итоге получаем больше информации, чем можем прочитать. Как отличить нужные письма? Есть одно простое, но очень действенное правило: открывайте только те письма, что адресованы конкретным человеком лично вам. Остальное — в одну из описанных в начале статьи категорий по ситуации.
- Создайте шаблоны. Зачастую ответы на письма довольно стандартные, то есть вы пишете одно и то же. Заметили, что пишете эту фразу часто? Сделайте шаблон для быстрой копипасты либо создайте его в самом почтовом сервисе.
- Если почта обработана, а время ещё есть, то нужно использовать его рационально. Идём в категории писем № 3, 4 и 6 и наводим там порядок.
Данная инструкция, в основе которой, как вы заметили, лежит правильная сортировка, является прекрасным дополнением к более общим советам по работе с почтой от главного исполнительного директора LinkedIn Джеффа Вейнера. Также не пропустите 10 советов по работе с почтой от Лео Бабауты. На самом деле, существует множество дополнительных способов выжать из электронной почты максимум. Пробуйте применимые для себя методики, анализируйте результаты и не забывайте оставлять в комментариях свои собственные советы по повышению эффективности работы с электронной почтой.
