Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Курсы
Подкасты
Сервисы
Колонки
Лучшее
Рубрики
Рецепты
Промокоды
Курсы
Подкасты
Сервисы
Колонки
Новости
Здоровье
Спорт и фитнес
Покупки
Технологии
Научпоп
Отношения
Реклама
Продуктивность Работа и учёба 27 октября 2014

«0 входящих» — чёткая система для поддержания нулевого инбокса

Прочитав эту статью, вы станете царём имейлов. Честно.
Фото автора Сергей Суягин
Сергей Суягин

как обрабатывать электронную почту
Избранное

Электронная почта для многих по-прежнему безальтернативный рабочий инструмент и ежедневные страдания. У кого-то семь входящих писем, и он сейчас их быстро разберёт. У кого-то 46 входящих, но он их тоже разгребёт за день, потому что привык. Для каждого человека существует определённый порог количества входящих имейлов в день, с которым он может справиться, не откладывая обработку на следующий день и, соответственно, не создавая завалов в электронном ящике. Можно назвать этот порог «естественным».

Если же писем больше, чем человек может обработать, то необходимо менять свой подход к email-менеджменту. Это позволит увеличить порог до необходимого в конкретном случае значения. Нужно успевать обрабатывать 100 писем в день? Значит, сможете и 100, только используйте в работе с почтой правильную методику. Какую? Сейчас расскажем.

Единственным показателем того, что человек справляется с почтой, является нуль входящих в конце рабочего дня. Ключевой принцип грамотной обработки входящих — понимание того, что за письмо перед тобой. Для начала нужно научиться чётко классифицировать письма и знать, что делать с каждым типом.

Все входящие письма можно разделить на семь категорий:

  1. Не нужно отвечать, не обязательно читать. Пути у таких писем два: архив или удаление. Если вы получаете очередную рассылку, которую никогда не читаете, то окажите себе услугу — отпишитесь. Одно действие в обмен на избавление от десятков таких писем в будущем. Мы же хотим научиться справляться с потоком писем за день? С меньшим потоком справиться легче. Не бойтесь упустить что-то важное. Действительно необходимая информация попадёт к вам другим способом и всплывёт перед вами ещё как минимум один раз.
  2. С вложенными файлами. Это могут быть уведомления о необходимости что-то оплатить или информация для текущей или будущей работы. Для таких писем полезно создавать отдельные папки, но без фанатизма. Получается слишком много папок? Упрощайте. Для того чтобы найти что-то нужное потом, нужна не тысяча папок, а умение использовать поисковые функции почтовика.
  3. Отвечать по желанию. Ответ вроде бы не является обязательным, но иногда учтивость полезна. Тут действуйте исключительно по ситуации.
  4. С запасом времени для ознакомления. Интересно читать, но не обязательно. Старайтесь относить к этой и предыдущей категориям как можно больше писем. Это ключ к эффективной работе с почтой.
  5. Нужно ответить сегодня. Тут всё просто: берёте и отвечаете либо сейчас, если что-то совсем срочное, либо в конце рабочего дня.
  6. Нужно ответить, но не сегодня. Прелесть электронной почты в том, что она не чат и не телефон. Никто не ожидает и не должен ожидать оперативного ответа по имейлу, если об этом не говорится в заголовке письма. Если сроком для ответа назван какой-то день либо вы сами знаете и понимаете, в течение какого времени нужно дать ответ, то помещайте такие письма в соответствующую папку. К примеру, «Ответить в понедельник», «Ответить во вторник» и так далее. Теперь создайте себе чек-лист, в котором есть пункт «Утром обработать почту, отложенную на сегодня». Для таких целей также есть специализированные инструменты автоматизации: RightInbox для Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
  7. Непонятное письмо. Бывают такие письма, которые трудно отнести к какой-то из категорий. Не терзайте себя размышлениями и договоритесь с собой относить такие письма к одной из перечисленных выше категорий.

Исходя из такой классификации, нам понадобятся папки для категорий № 2, 3, 4 и 6.

Правила эффективной обработки электронной почты

  • Выделите 30 минут в конце рабочего дня для доведения инбокса до нуля. Это эффективнее, нежели пытаться мгновенно реагировать на каждое письмо. Люди не многозадачные. Меньше отвлечений и переключений — выше эффективность.
  • Что делать со срочными письмами? Установите себе интервал, с которым проверяете ящик в течение дня. Например, раз в час. Проверяете ящик на наличие срочных важных писем и, если таковых нет, возвращаетесь к работе. Помните преимущество почты: это не средство для мгновенного взаимодействия. Вполне возможно, что проблема, о которой говорилось в одном из несрочных писем, решится без вашего участия к концу дня, либо к концу дня вы получите больше информации, что позволит решить проблему быстрее и эффективнее.
  • В любой момент, когда вы не проверяете почту, держите почтовик закрытым. Отключите уведомления. Избавьте себя от отвлекающего созерцания количества поступающих писем. Сейчас у вас другая работа, а время для почты ещё не пришло. В моменты сомнений относительно правильности такого подхода помните: вы не на атомной станции, но даже если бы были на ней, то о перегреве реактора вам в любом случае сообщили бы не по имейлу.
  • Используйте своё стремление вовремя закончить рабочий день для ускорения обработки почты. Именно поэтому рекомендуется разбирать инбокс до нуля в конце дня. У вас 30 минут, и вам хочется быстро со всем покончить. По сути, получается своеобразная игра, но вы можете и целенаправленно геймифицировать обработку электронной почты.
  • Пишите кратко и по существу.
  • Будьте позитивны и дружелюбны. Электронные письма способны налаживать и разрушать отношения. Вместо решения действительно важных вопросов люди порой скатываются до попыток максимально деликатно и скрыто назвать оппонента идиотом, и на этом строится весь текст. Нет ничего странного в том, чтобы выразить свой позитив адресату небольшой приятной фразой в теле письма. Ваша дружелюбность вернётся к вам, а переписка станет куда более осмысленной и результативной.
  • Разгребать письма нужно в обратном порядке. И только так. Кажется, что логичнее начинать с более старых писем, но ведь наша цель — нулевой инбокс, а значит, до конца рабочего дня мы доберёмся даже до самого первого полученного письма. Если вы сделаете себе поблажку и начнёте оставлять последние полученные сегодня письма на завтра, то вся методика перестаёт работать. Зачем вам вообще изучать грамотную работу с почтой, если вы не следуете фундаментальному правилу? Продолжайте работать, как раньше, и страдайте.
  • Открывайте только нужные письма, отправляя в архив или на удаление остальные. Мы слишком злоупотребляем подписками на ненужные вещи (подписка на Лайфхакер, напротив, очень нужная) и в итоге получаем больше информации, чем можем прочитать. Как отличить нужные письма? Есть одно простое, но очень действенное правило: открывайте только те письма, что адресованы конкретным человеком лично вам. Остальное — в одну из описанных в начале статьи категорий по ситуации.
  • Создайте шаблоны. Зачастую ответы на письма довольно стандартные, то есть вы пишете одно и то же. Заметили, что пишете эту фразу часто? Сделайте шаблон для быстрой копипасты либо создайте его в самом почтовом сервисе.
  • Если почта обработана, а время ещё есть, то нужно использовать его рационально. Идём в категории писем № 3, 4 и 6 и наводим там порядок.

Данная инструкция, в основе которой, как вы заметили, лежит правильная сортировка, является прекрасным дополнением к более общим советам по работе с почтой от главного исполнительного директора LinkedIn Джеффа Вейнера. Также не пропустите 10 советов по работе с почтой от Лео Бабауты. На самом деле, существует множество дополнительных способов выжать из электронной почты максимум. Пробуйте применимые для себя методики, анализируйте результаты и не забывайте оставлять в комментариях свои собственные советы по повышению эффективности работы с электронной почтой.

Источник статьи: Medium.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное

Лучшие предложения

Blackview Tab 16

Надо брать: планшет Blackview Tab 16 за 12 719 рублей

17 украшений, чтобы нарядить ёлку от основания до макушки

17 украшений, чтобы нарядить ёлку от основания до макушки

Утеплённые мужские кеды Li-Ning

Выгодно: мужские кеды Li-Ning со скидкой 30%

Nahodki AliExpress: samye interesnye i poleznye tovary

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

15 интересных товаров дешевле 500 рублей

15 интересных товаров дешевле 500 рублей

Надо брать: посудомоечная машина Gorenje со скидкой 31 500 рублей

Надо брать: посудомоечная машина Gorenje со скидкой 31 500 рублей

Смартфон realme GT3

Цена дня: смартфон realme GT3 за 41 647 рублей

30 товаров, которые можно выгодно купить во время «чёрной пятницы»

30 товаров, которые можно выгодно купить во время «чёрной пятницы»

Это интересно
5 фактов об автомобильных технологиях, которые вы не знали

5 фактов об автомобильных технологиях, которые вы не знали

Реклама
5 популярных заблуждений, которые мешают делать выгодные покупки на распродажах

5 популярных заблуждений, которые мешают делать выгодные покупки на распродажах

Реклама
5 фактов о том, зачем нужно донорство костного мозга и как проходит эта процедура

5 фактов о том, зачем нужно донорство костного мозга и как проходит эта процедура

Социальная реклама
Зимовка: как выглядеть и чувствовать себя лучше в холода

Зимовка: как выглядеть и чувствовать себя лучше в холода

Реклама
Комментарии
Alexey K
27.10.14 10:56
У меня работает более простая схема: Структура папок: Inbox - сюда падает все входящая почта, потом разбирается, согласно правил сортировки. ToDo – список дел, который является руководством к действию, с расставленными приоритетами, согласно правил сортировки. Read – почитать, на потом, как будет время. Archive – сюда перемещается вся почта, по которой все вопросы разрешены. Правила сортировки всей входящей почты: ко всей почте из Inbox применяется правило 4D: *delete it *do it (время менее 2х минут) *delegate it *defer it (если нужно более 2 минут на ответ), здесь включается дополнительная логика приоритетов: - срочно - начать делать сразу. - когда возможно - начать делать, если нет дел из верхнего списка. - ожидает ответ - если нужно держать вопрос под контролем, но действий с моей стороны не ожидается. Важно: папка ToDo - рабочий каталог с почтой, необходимо перестать постоянно открывать папку inbox в поиске новых писем. Нужно сконцентрироваться на списке дел в папке todo, это позволяет не распыляться и методично делать одну задачу за другой, согласно степени важности. Вся почта, где нет необходимости больше отвечать или контролировать переписку, перемещается в папку archive. PS: есть видео, где подробно рассказывается как организовать эту структуру и наложить ее на рабочую среду в outlook.
A Troto
27.10.14 11:39
Не поделитесь видео? Интересный подход
Alexey K
27.10.14 11:53
Пожалуйста: http://goo.gl/iuanJ6 Это цикл из трех лекций, который от а до я раскладывает всю логику.
Антон Смирнов
09.11.14 10:15
Ребята, немного не по теме, но тут какая то ерунда на сайте. Отчего то почти нигде не могу оставлять комментарии, например https://lifehacker.ru/golodanie/ . Кажется, это единственный пост, где появилось строка для ввода комментария) А никакой системы обратной связи или техподдержки на lifehacker не вижу. Кто с подобным сталкивался? отчего почти нигде не могу комментировать? Возможно это вообще единственная тема, где вижу поле для ввода текста. Ку да же обращаться с такой проблемой? (:smile:)
Алексей Пономарь
09.11.14 11:30
мы вас услышали. О проблеме знаем, связано это с тем, что к старым записям мы закрывали комментарии спустя 10 дней после ее выхода. Будем включать обратно :)
Nyck
24.11.14 10:44
использую inbox как to-do список. сделал дело - письмо перекладывается в одну из папок. не то что бы он нулевой, но обычно в нём не более 5 писем

Новые комментарии

Аватар автора комментария
Вячеслав С.
6 минут назад

0 / 0

Так вот для чего геометрию мы учили!
Чем хорош Satisfyer Men Heat — недорогой мужской вибратор с функцией подогрева
Аватар автора комментария
Burzumm Up
9 минут назад

0 / 0

Странный подход. Статья выложена в разделе "Отношения" Для Вас "Отношения" это шутки? Мне было бы полезным знать, какая статья шутка у вас, а какая реально лайфхак. По примеру с Партнерской. Такие статьи я обхожу стороной и не трачу на них время.
5 способов красиво отмазаться от свидания
Аватар автора комментария
Анастасия Мирошниченко
2 часа назад

0 / 0

какой вы злой и не воспитанный, вам даже книги не помогли
8 причин читать больше художественной литературы

Комментарий дня

Аватар автора комментария
Mihail Osipov
22 часа назад

+4 / 0

Набиулина из сериала ЦБ
В Сети составили рейтинг самых ненавистных персонажей сериалов
6 необычных приборов и установок, которыми пользуются в научных лабораториях России

6 необычных приборов и установок, которыми пользуются в научных лабораториях России

Социальная реклама
Новости

Ремастеры GTA III, Vice City и San Andreas выйдут на смартфонах. Но есть один нюанс

09:51

Представлены обновлённые ноутбуки RedmiBook 14 и 16 с процессорами Core i5 и экранами 120 Гц

Вчера

В «Google Диск» для iPhone и iPad добавили сканер документов

Вчера

Xiaomi выпустила смарт-часы Redmi Watch 4 и наушники Redmi Buds 5 Pro

Вчера

Два метеорных потока и самый короткий день в году: астрономический прогноз на декабрь

Вчера

Xiaomi представила флагманы Redmi K70 и K70 Pro на HyperOS

Вчера

Xiaomi представила новый робот-пылесос. Его база срезает волосы со щётки

Вчера

IndieWire назвал 25 лучших фильмов 2023 года

Вчера

Браузер Samsung Internet вышел для Windows

Вчера

«Пацаны» отправятся в Мексику: у сериала будет новый спин-офф

Вчера
Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberYouTubeИнициалRSS
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данныхПравила применения рекомендательных технологийПравила сообщества
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях