Задать вопрос
Свежее
🦠Коронавирус
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики
  • Лучшее
  • Время есть
  • Подкасты
  • Промокоды
  • Один на один
  • Калькуляторы
  • Лучшее
  • Время есть
  • Подкасты
  • Промокоды
  • Один на один
  • Калькуляторы
Reno5
тестовый пиксель
Задать вопрос
Свежее
Новости
Ответы
Покупки
Технологии
Здоровье
Стать богатым
Кино
Тесты
Задать вопрос
Свежее
🦠Коронавирус
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики

Свежее

5 недорогих смарт-часов, которые стоит купить на AliExpress
Покупки, 23:00
Почему нам кажется, что в глубине души мы хорошие, и так ли это на самом деле
Жизнь, 22:00
Простые секреты долголетия, которыми мы почему-то пренебрегаем
Здоровье, 21:00
Зловещие символы, сатанизм и мировое закулисье: 5 распространённых мифов о масонах
Жизнь, 20:00
15 великих бизнес-открытий, которые навсегда изменили предпринимательство
Стать богатым, 19:00
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
Покупки, 18:00
2 минуты, которые изменят вашу жизнь
Мотивация, 17:30
Почему Oclean X Pro Elite идеально подходит всем, кто ищет хорошую зубную щётку
Советы, 17:00
5 главных новостей из мира технологий за минувшую неделю
Новости, 16:45
7 мемуаров великих женщин для мотивации и вдохновения
Burning Hut, 16:30
6 изматывающих установок, которые ведут прямиком к эмоциональному выгоранию
Мотивация, 16:00
Дайджест Лайфхакера: лучшие вопросы читателей и ответы на них
Ответы, 15:30
Что классного в смартфонах новой серии OPPO Reno5 и почему вам захочется их купить
Reno5, 15:00
5 главных новостей из мира кино за минувшую неделю
Новости, 14:45
24 милые поделки на Пасху, которые украсят дом и создадут праздничное настроение
Ликбез, 14:00
Какие права есть у призывника до, во время и после срочной службы в армии
Право, 13:30
Всех уволят, я останусь: как не потерять работу в 2021 году
Работа и учёба, 13:00
Как перевернуть экран на стационарном компьютере или ноутбуке
Ликбез, 12:00
8 типов людей, которые никогда не приведут своё тело в порядок
Спорт и фитнес, 11:30
Что внутри у новых Samsung Galaxy A52 и A72
Технологии, 11:00
Идеальный обед. Эти запеканки с фаршем вы будете готовить каждый день
Еда, 10:30
Как собрать базовый гардероб: подробный чек-лист для женщин и мужчин
Ликбез, 10:00
«Что-то для каждой дырки»: 15 ужасных рекламных слоганов и баннеров
Новости, 3:00
Надо брать: недорогой саундбар с поддержкой Bluetooth 5.0 и FM-радио
Покупки, 23:00
Почему сплетничать полезно и как делать это правильно
Жизнь, 22:00
2 слова, которые мешают вам изменить жизнь к лучшему
Жизнь, 21:00
8 «‎исторических» фактов, которые не имеют отношения к правде
Жизнь, 20:00
Как перестать угождать окружающим: 5 шагов к независимости
Мотивация, 19:00
Чем цепляет сериал «Мейр из Исттауна» с Кейт Уинслет в роли детектива
Ликбез, 18:00
Как отремонтировать машину за счёт оператора связи и получить кешбэк за оплату ЖКХ: 8 лайфхаков, которыми мало кто пользуется (а зря!)
Жизнь, 17:00
7 мультфильмов про принцесс, ломающих стереотипы
Burning Hut, 16:30
Что такое бактериальный вагиноз и как от него избавиться
Ликбез, 16:00
Каким видели мир будущего художники 20 века: 20 удивительных рисунков
Интернет, 15:30
5 фактов про очиститель воздуха Tion IQ, после которых вы захотите его купить
Жизнь, 15:00
Что носить мужчинам тёплой весной и летом: 9 модных тенденций
Ликбез, 14:00
В Сети появился трейлер второго сборника «Любовь. Смерть. Роботы»
Новости, 13:19
Как фрилансеру грамотно обращаться с деньгами?
Ответы, 13:00
SpaceX Илона Маска отправит астронавтов на Луну
Новости, 12:29
Что такое триггерные тренировки и почему вам обязательно нужно их делать
Спорт и фитнес, 12:00
Уборка как в последний раз: новый подход к наведению порядка по-шведски
Жизнь, 11:30
Тартар или пицца? Узнайте, что еда из доставки говорит о вашем характере!
Тесты, 11:00
Эти постные пироги не отличить от обычных. Попробуйте!
Еда, 10:30
10 классных магазинов на AliExpress для любителей рыбалки
Покупки, 10:00
9 причин выбрать ноутбук со стикером Intel® Evo™
Устройства, 9:00
Как убедить кого угодно: 9 безотказных приёмов
Ликбез, 3:00
10 вещей с AliExpress, которые будут служить долгие годы
Покупки, 23:00
Кто такие агендеры и что ещё о них нужно знать
Ликбез, 22:00
Чем перекусить, пока вы смотрите кино: 10 идей закусок с пастой «Антарктик Криль» для тех, кому надоели чипсы и попкорн
Еда, 21:00
Подкаст Лайфхакера: 5 установок, которые мешают вам зарабатывать
Подкасты, 20:30
11 фильмов, которые нужно посмотреть перед премией «Оскар-2021»
Ликбез, 20:00
16 турецких сериалов, которые действительно интересно смотреть
Burning Hut, 18:45
Лайфхаки: про абьюзеров, задержку месячных и инструкцию на случай собственной смерти
Подкасты, 18:30
Правда ли, что Гагарин был не первым человеком в космосе, а СССР скрывал космические катастрофы с жертвами
Жизнь, 18:00
Модуль камеры в iPhone 13 Pro Max станет ещё больше
Новости, 17:21
11 проблем, о которых узнаёшь только во взрослой жизни
Интернет, 17:10
Как превратить увлечение в профессию: 11 реальных историй
Жизнь, 17:00
Нужно ли удалять липому?
Ответы, 16:30
Вышел дублированный трейлер китайской военной драмы «Восемь сотен»
Новости, 16:24
Выгодно: GaN-зарядка Baseus с функцией пауэрбанка за 2 062 рубля
Покупки, 16:15
Как стресс и переживания физически меняют наш мозг
Здоровье, 16:00
Победители по жизни: 16 фото чужих ошибок и эпичных фейлов
Интернет, 15:45
Промокоды дня: выгодные предложения от «МегаФона», «Яндекс.Маркет Покупки» и «Республики»
Покупки, 15:30
Xiaomi представила семь новых телевизоров Mi TV EA с премиальным дизайном и улучшенной цветопередачей
Новости, 14:45
Какие женские стрижки подойдут для круглого лица?
Ответы, 14:30
15 привычек успешного человека, которые уничтожают вашу карьеру. Они устарели — избавьтесь от них
Работа и учёба, 14:00
Учёным удалось создать эмбрион химеры. Это гибрид человека и обезьяны
Новости, 13:50
Как сделать коптильню своими руками
Ликбез, 13:30
Лайфхак: как выбрать материал для выравнивания стен
Сделай сам, 13:00
AliExpress и не только: самые интересные находки дня
Покупки, 12:40
10 вещей, за которые мы переплачиваем больше всего
Стать богатым, 12:15
В России начали создавать летающий автомобиль «Циклокар»
Новости, 12:10
7 лучших приложений для съёмки видео на Android и iOS
Ликбез, 12:00
Как прокачать всё тело, занимаясь по 10 минут в день
Спорт и фитнес, 11:30
iPhone 12 и iPhone 12 mini на Tmall продают со скидками от 10 000 рублей
Покупки, 10:45
Наваристые и ароматные. Рыбные супы, которые стоит приготовить
Еда, 10:30
В Сети появилось новое наглядное фото AirPods 3
Новости, 10:15
23 вещи в стиле casual для весеннего мужского гардероба
Покупки, 10:00
Chrome получил новые функции для повышения продуктивности
Новости, 9:48
Одолжить вещь у подруги, поесть бабушкиных пирожков и ещё 7 случаев, когда вас выручит Доставка Яндекс Go
Жизнь, 9:00
9 вопросов, которые мы боимся себе задать
Вдохновение, 3:00
«Нет времени объяснять — мы летим в Архангельск!»: история покупки машины мечты
Авитономика, вчера
20 товаров для организации домашнего пространства
Покупки, вчера
Что происходит с мозгом в момент смерти
Жизнь, вчера
100-й выпуск подкаста «Кто бы говорил»! Про драки, цейтнот, сезонную уборку и стендап — ведущие отвечают на вопросы слушателей
Подкасты, вчера
9 советов для родителей, которые решили подарить ребёнку щенка
Жизнь, вчера
Козловский-бумеранг и безобидная радиация. Почему смотреть «Чернобыль» сначала интересно, а под конец — невыносимо
Ликбез, вчера
5 причин, почему дружить с коллегами — плохая идея
Отношения, вчера
Гарри Каспаров запустил онлайн-платформу для игры в шахматы с видеоуроками и подкастами
Новости, вчера
Устали от новостей? Учёный рассказал, почему так происходит
Новости, вчера
Лайфхаки: про рост мышц, проблемы с флешкой и экономию времени
Подкасты, вчера
Epic Games Store раздаёт трилогию Deponia, The Pillars of the Earth и The First Tree
Новости, вчера
Всё для мужика: лучшие находки недели
Покупки, вчера
Банка похвалы, семейный тотем и день «да»: 13 ритуалов для укрепления эмоционального контакта с ребёнком
Отношения, вчера
Google Earth показывает, как изменились разные уголки Земли за последние 37 лет
Новости, вчера
«Змейка» в городе: сложная, но залипательная игра
Жизнь, вчера
В Сети обсуждают интересное корейское кино, о котором вы вряд ли слышали
Интернет, вчера
6 женских персонажей из кино и сериалов, которые всех бесят (но они не специально!)
Burning Hut, вчера
Учёные рассказали о губительном влиянии порки на детскую психику
Новости, вчера
Что такое яичная диета и стоит ли её пробовать
Ликбез, вчера
6 неожиданных признаков высокого интеллекта
Жизнь, вчера

«0 входящих» — чёткая система для поддержания нулевого инбокса

27 октября 2014ПродуктивностьРабота и учёбаСергей Суягин
Прочитав эту статью, вы станете царём имейлов. Честно.
«0 входящих» — чёткая система для поддержания нулевого инбокса
Поделиться
  • Facebook
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
0

Электронная почта для многих по-прежнему безальтернативный рабочий инструмент и ежедневные страдания. У кого-то семь входящих писем, и он сейчас их быстро разберёт. У кого-то 46 входящих, но он их тоже разгребёт за день, потому что привык. Для каждого человека существует определённый порог количества входящих имейлов в день, с которым он может справиться, не откладывая обработку на следующий день и, соответственно, не создавая завалов в электронном ящике. Можно назвать этот порог «естественным».

Если же писем больше, чем человек может обработать, то необходимо менять свой подход к email-менеджменту. Это позволит увеличить порог до необходимого в конкретном случае значения. Нужно успевать обрабатывать 100 писем в день? Значит, сможете и 100, только используйте в работе с почтой правильную методику. Какую? Сейчас расскажем.

Единственным показателем того, что человек справляется с почтой, является нуль входящих в конце рабочего дня. Ключевой принцип грамотной обработки входящих — понимание того, что за письмо перед тобой. Для начала нужно научиться чётко классифицировать письма и знать, что делать с каждым типом.

Все входящие письма можно разделить на семь категорий:

  1. Не нужно отвечать, не обязательно читать. Пути у таких писем два: архив или удаление. Если вы получаете очередную рассылку, которую никогда не читаете, то окажите себе услугу — отпишитесь. Одно действие в обмен на избавление от десятков таких писем в будущем. Мы же хотим научиться справляться с потоком писем за день? С меньшим потоком справиться легче. Не бойтесь упустить что-то важное. Действительно необходимая информация попадёт к вам другим способом и всплывёт перед вами ещё как минимум один раз.
  2. С вложенными файлами. Это могут быть уведомления о необходимости что-то оплатить или информация для текущей или будущей работы. Для таких писем полезно создавать отдельные папки, но без фанатизма. Получается слишком много папок? Упрощайте. Для того чтобы найти что-то нужное потом, нужна не тысяча папок, а умение использовать поисковые функции почтовика.
  3. Отвечать по желанию. Ответ вроде бы не является обязательным, но иногда учтивость полезна. Тут действуйте исключительно по ситуации.
  4. С запасом времени для ознакомления. Интересно читать, но не обязательно. Старайтесь относить к этой и предыдущей категориям как можно больше писем. Это ключ к эффективной работе с почтой.
  5. Нужно ответить сегодня. Тут всё просто: берёте и отвечаете либо сейчас, если что-то совсем срочное, либо в конце рабочего дня.
  6. Нужно ответить, но не сегодня. Прелесть электронной почты в том, что она не чат и не телефон. Никто не ожидает и не должен ожидать оперативного ответа по имейлу, если об этом не говорится в заголовке письма. Если сроком для ответа назван какой-то день либо вы сами знаете и понимаете, в течение какого времени нужно дать ответ, то помещайте такие письма в соответствующую папку. К примеру, «Ответить в понедельник», «Ответить во вторник» и так далее. Теперь создайте себе чек-лист, в котором есть пункт «Утром обработать почту, отложенную на сегодня». Для таких целей также есть специализированные инструменты автоматизации: RightInbox для Gmail, FollowUpThen.com и FollowUp.cc.
  7. Непонятное письмо. Бывают такие письма, которые трудно отнести к какой-то из категорий. Не терзайте себя размышлениями и договоритесь с собой относить такие письма к одной из перечисленных выше категорий.

Исходя из такой классификации, нам понадобятся папки для категорий № 2, 3, 4 и 6.

Правила эффективной обработки электронной почты

  • Выделите 30 минут в конце рабочего дня для доведения инбокса до нуля. Это эффективнее, нежели пытаться мгновенно реагировать на каждое письмо. Люди не многозадачные. Меньше отвлечений и переключений — выше эффективность.
  • Что делать со срочными письмами? Установите себе интервал, с которым проверяете ящик в течение дня. Например, раз в час. Проверяете ящик на наличие срочных важных писем и, если таковых нет, возвращаетесь к работе. Помните преимущество почты: это не средство для мгновенного взаимодействия. Вполне возможно, что проблема, о которой говорилось в одном из несрочных писем, решится без вашего участия к концу дня, либо к концу дня вы получите больше информации, что позволит решить проблему быстрее и эффективнее.
  • В любой момент, когда вы не проверяете почту, держите почтовик закрытым. Отключите уведомления. Избавьте себя от отвлекающего созерцания количества поступающих писем. Сейчас у вас другая работа, а время для почты ещё не пришло. В моменты сомнений относительно правильности такого подхода помните: вы не на атомной станции, но даже если бы были на ней, то о перегреве реактора вам в любом случае сообщили бы не по имейлу.
  • Используйте своё стремление вовремя закончить рабочий день для ускорения обработки почты. Именно поэтому рекомендуется разбирать инбокс до нуля в конце дня. У вас 30 минут, и вам хочется быстро со всем покончить. По сути, получается своеобразная игра, но вы можете и целенаправленно геймифицировать обработку электронной почты.
  • Пишите кратко и по существу.
  • Будьте позитивны и дружелюбны. Электронные письма способны налаживать и разрушать отношения. Вместо решения действительно важных вопросов люди порой скатываются до попыток максимально деликатно и скрыто назвать оппонента идиотом, и на этом строится весь текст. Нет ничего странного в том, чтобы выразить свой позитив адресату небольшой приятной фразой в теле письма. Ваша дружелюбность вернётся к вам, а переписка станет куда более осмысленной и результативной.
  • Разгребать письма нужно в обратном порядке. И только так. Кажется, что логичнее начинать с более старых писем, но ведь наша цель — нулевой инбокс, а значит, до конца рабочего дня мы доберёмся даже до самого первого полученного письма. Если вы сделаете себе поблажку и начнёте оставлять последние полученные сегодня письма на завтра, то вся методика перестаёт работать. Зачем вам вообще изучать грамотную работу с почтой, если вы не следуете фундаментальному правилу? Продолжайте работать, как раньше, и страдайте.
  • Открывайте только нужные письма, отправляя в архив или на удаление остальные. Мы слишком злоупотребляем подписками на ненужные вещи (подписка на Лайфхакер, напротив, очень нужная) и в итоге получаем больше информации, чем можем прочитать. Как отличить нужные письма? Есть одно простое, но очень действенное правило: открывайте только те письма, что адресованы конкретным человеком лично вам. Остальное — в одну из описанных в начале статьи категорий по ситуации.
  • Создайте шаблоны. Зачастую ответы на письма довольно стандартные, то есть вы пишете одно и то же. Заметили, что пишете эту фразу часто? Сделайте шаблон для быстрой копипасты либо создайте его в самом почтовом сервисе.
  • Если почта обработана, а время ещё есть, то нужно использовать его рационально. Идём в категории писем № 3, 4 и 6 и наводим там порядок.

Данная инструкция, в основе которой, как вы заметили, лежит правильная сортировка, является прекрасным дополнением к более общим советам по работе с почтой от главного исполнительного директора LinkedIn Джеффа Вейнера. Также не пропустите 10 советов по работе с почтой от Лео Бабауты. На самом деле, существует множество дополнительных способов выжать из электронной почты максимум. Пробуйте применимые для себя методики, анализируйте результаты и не забывайте оставлять в комментариях свои собственные советы по повышению эффективности работы с электронной почтой.

Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Источник статьи: Medium.com
Поделиться
  • Facebook
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
0
Что такое индустриальная недвижимость и как на ней заработать
Что такое индустриальная недвижимость и как на ней заработать
Новая папка
Новая папка
0
Партнерский
5 крутых космических технологий, которыми мы пользуемся каждый день
5 крутых космических технологий, которыми мы пользуемся каждый день
Новая папка
Новая папка
Промо
Что классного в смартфонах новой серии OPPO Reno5 и почему вам захочется их купить
Что классного в смартфонах новой серии OPPO Reno5 и почему вам захочется их купить
Новая папка
Новая папка
Партнерский
9 причин выбрать ноутбук со стикером Intel® Evo™
9 причин выбрать ноутбук со стикером Intel® Evo™
Новая папка
Новая папка
Промо
Лучшее за неделю1

8 полезных товаров с AliExpress на все случаи жизни

2

Xiaomi официально подтвердила выход MIUI 12.5 для ряда старых смартфонов

3

Козловский-бумеранг и безобидная радиация. Почему смотреть «Чернобыль» сначала интересно, а под конец — невыносимо

4

10 народных лайфхаков, которые могут удивить

5

Надо брать: легендарные кроссовки Reebok со скидкой 40%

6

12 простых лайфхаков из интернета, которые действительно работают

7

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

8

15 привычек успешного человека, которые уничтожают вашу карьеру. Они устарели — избавьтесь от них

5 фактов про очиститель воздуха Tion IQ, после которых вы захотите его купить

5 фактов про очиститель воздуха Tion IQ, после которых вы захотите его купить

«Змейка» в городе: сложная, но залипательная игра

«Змейка» в городе: сложная, но залипательная игра

Информация
РекламаО проектеРедакцияСвязь с редакциейВакансии
Подписка
InstagramTelegramViberFacebookВконтактеTwitterYouTubeRSS
Приложения
IOSAndroid
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данных
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях