Возможно, вам уже знакомы некоторые приёмы. Но часто оказывается, что даже настоящие профессионалы идут долгой дорогой и не знают многих полезных уловок.
1. Автотекст
Эту функцию можно использовать для быстрого ввода часто использующихся слов и фраз — так вы сэкономите много времени. Можно поделиться этим советом с коллегами и облегчить жизнь им тоже.
Нужно просто написать тот текст (или сделать графику), который вы часто используете в документах, и отформатировать его, если это требуется. Затем выделите текст и нажмите Alt + F3. Задайте короткое имя (например, аббревиатуру) и сохраните. В дальнейшем вместо целой фразы напечатайте название, которое вы выбрали, и нажмите на F3. В документе автоматически появится сохранённый текст или изображение.
2. Автозамена
Автотекст сократит затраты времени на написание повторяющегося текста, но не решит проблему опечаток и ошибок. Автозамена исправляет некоторые часто встречающиеся ошибки. Word сам делает это по ходу вашей печати. А ещё лучше, если вы сами добавите те слова, в которых часто бывают опечатки.
Например, вы знаете, что вечно пропускаете «т» в слове «агентство». Откройте настройки («Файл» → «Параметры» → «Правописание» → «Параметры автозамены» в версиях 2010, 2013, 2016) и внесите то, что подлежит замене. В следующий раз при написании «агентство» без «т» Word сам исправит ошибку. Там же можно добавить или убрать замену кавычек-лапок на кавычки-ёлочки, дефиса на длинное тире и так далее.
3. Параметры вставки
При вставке текста из интернета или других файлов приходится форматировать его под стиль вашего документа. Конечно, можно каждый раз выбирать вариант «только текст», но, вероятно, вы часто будете об этом забывать. В таком случае можно сделать вставку без форматирования опцией по умолчанию.
Зайдите в «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Копирование, вырезание и вставка» и выберите в пункте «Вставка из других программ» вариант «Сохранить только текст». Теперь в любых документах, над которыми вы будете работать, при копировании содержимого из файлов или веб-страниц его форматирование будет соответствовать вашему тексту.
4. Удаление стиля
Ещё один способ убрать форматирование текста — это управление стилями. Выделите нужное содержание и нажмите Ctrl + Пробел или выберите «Обычный» на вкладке «Главная» в группе «Стили».
5. Коллаборация в режиме реального времени
Office Online появился в Office 365 2013 года. Версия 2016 года предлагает ещё больше функций, например совместную работу в режиме реального времени. Наверное, большинству пользователей знаком этот принцип по Google Docs.
Сохраните документ в OneDrive или SharePoint Online. Нажмите «Поделиться» и выберите, с кем вы хотите работать над данным файлом. Отправьте приглашение для совместного редактирования, и тогда выбранные люди смогут к вам присоединиться. Все, кто имеет доступ к документу, будут видеть, кто и какие изменения вносит. Так работа над проектами будет гораздо эффективнее: никому не придётся ждать ответов с правками и новой информацией по почте.
6. Шаблоны
В Сети можно найти и скачать огромное количество шаблонов. Вы можете начать работу с их помощью и редактировать по мере необходимости — это гораздо быстрее, чем создавать проект заново.
7. Приложение
В мобильном приложении на Android и iOS можно создавать и редактировать документы со смартфона или планшета и просматривать файлы из облачного хранилища. Лучше использовать приложение Word, чем другие мобильные редакторы: так вы будете уверены в однообразности форматирования и всегда сможете иметь доступ к последней версии документа — в десктопной программе, в браузерной версии Word, на смартфоне или планшете.
Для работы необходимо войти в учётную запись. Если у вас или у вашей организации есть подписка на Office 365, вам не нужно будет ничего платить в приложении.
8. Пользовательский формат таблиц
Если вы часто форматируете таблицы под свой вкус, объём работы можно сократить. Создайте стиль и добавьте его в группу «Стили таблиц». Затем в этой группе кликните на нужный стиль правой кнопкой и сделайте его форматом по умолчанию.
9. Печатайте где угодно
Возможно, для кого-то это покажется странным, но большинство пользователей Word используют стрелочки на клавиатуре, когда им нужно переместить курсор и начать писать в новом месте документа. А ведь это можно сделать гораздо быстрее — двойным кликом. Откройте пустой лист и нажмите два раза в любом месте, чтобы начать там печатать.
Теперь вы готовы к максимально продуктивной работе в Word!
Учебный год под контролем!
Чем заняться в выходные осенью в Санкт-Петербурге: 5 идей на любой вкус
3 причины, почему с дачи мы всегда возвращаемся с полным багажником
Как выбрать кухонный нож: 3 совета от Samura