Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики
  • Лучшее
  • Наши книги
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Лучшее
  • Наши книги
  • Рубрики
  • Время есть
  • Подкасты
  • Сервисы
  • Рассылки
  • Ozon
  • Свежее
  • Новости
  • ❓ Как жить
  • Покупки
  • Технологии
  • ВКонтакте
  • Telegram
  • Реклама

10 трюков, которые упростят и ускорят работу в Google Docs

5 июля 2015Веб-сервисыТехнологии
Предлагаем вашему вниманию адаптированный перевод статьи Сайката Басу (Saikat Basu), где собрано десять советов по работе с «Google Документами».
Фото автора Настя Радужная
Настя Радужная

10 трюков, которые упростят и ускорят работу в Google Docs
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0

2006 год стал вехой в истории Google: Оксфордский словарь английского языка принял слово «гуглить». Понятие стало нарицательным. С тех пор искать в Сети — значит гуглить. «Корпорация добра» сильно влияет на наше поведение в интернете: мы следуем деловому этикету Gmail, открываем окно в мир, запуская Chrome каждое утро, и используем Google Drive для продуктивной работы.

Причина популярности «Google Документов» в облачном принципе работы. Из всех инструментов «Google Диска» текстовый редактор самый необходимый для выполнения повседневных задач.

Чтобы сделать работу с «Google Документами» более продуктивной, используйте следующие десять рекомендаций.

Бонус: добавьте Google Docs в меню запуска Chrome App Launcher на панели задач Windows или Mac. Два клика — и вы в «Документах».

Быстрый поиск

Найти тот или иной файл или папку можно легко и быстро, если ввести ключевую фразу в строку поиска вверху. Маленькая стрелочка справа поможет уточнить критерии поиска:

  • тип файла (папка, документ, фотография, PDF и так далее);
  • открыть с помощью Google Docs, Google Drawing, Google Sheets, любым установленным аддоном;
  • владелец (я, не я, кто угодно).

Ещё одна штука, упрощающая поиск, — использование точной цитаты, относящейся к файлу, который хотите найти. Google Drive откроет документ и подсветит использованную поисковую фразу. Кроме того, как и при гуглении, можно применять булевы операторы вроде or для расширения границ поиска.

Нажмите «/» для перехода в поле поиска.

Полный список поисковых опций «Google Диска» смотрите здесь. И последнее: не забывайте искать в корзине.

Быстрый переход в меню «скрытых» команд

Google Docs похож на другие офисные пакеты. Возможно, он попроще Microsoft Word, но в меню тоже множество полезных команд. Нажмите «Alt + /», чтобы перейти к поиску по меню. Введите в открывшемся поле то, что ищите, и функция запустится.

При помощи поиска по меню можно обнаружить и другие инструменты редактирования, имеющиеся в Google Docs.

От идеи в Google Keep до черновика в Google Docs

Google Keep — прекрасный сервис для создания и хранения заметок. Его лучшие функции: возможность надиктовывать заметки и распознавать текст с фотографий. Но знаете ли вы, что можно в один клик заметку превратить в документ?

Благодаря такому экспорту можно редактировать и «полировать» свои идеи уже в Google Docs. Незаменимо для студентов и пишущих людей — немало экономит время.

Анализируем свой словарный запас с Word Cloud

Копирайтеры, блогеры, студенты и преподаватели могут использовать облако слов или облако тегов, чтобы быстро сориентироваться в содержании документа. Также это поможет увидеть, какими словами вы злоупотребляете.

Использовать генератор облака слов — например, Tag Cloud Generator — можно в любом документе, состоящем из 50 и более слов. Бесплатное Google-Drive-дополнение можно найти и установить из меню Add-ons → Get Add-ons…

Пользоваться облаком слов можно через то же меню. Оно будет отображаться в маленьком окне справа. Если документ не окончен, вы продолжаете редактирование, то время от времени нажимайте кнопку Refresh Cloud, чтобы обновлять облако тегов.

Tag Cloud Generator работает также в таблицах. Единственный минус — панель, где отображаются употребляемые слова, нельзя масштабировать.

Найти и вставить в один клик

Благодаря инструменту Research вам не нужно покидать документ, в котором работаете, чтобы загуглить какую-то информацию. Ведь открытие новой вкладки в браузере тоже занимает время. Это встроенный инструмент позволяет находить и вставлять информацию в используемый документ или таблицу. Откройте Tools → Research (Ctrl + Alt + Shift + I).

Справа появится окно поиска. Там вы сможете в один клик поставить ссылку на цитату, вписав её вручную или просто выделив.

Доступные форматы цитирования: MLA, APA и Chicago.

Причём красиво обрамлённые цитаты — только одна из фишек Research Tool. Ещё можно ссылаться на статистические данные в таблицах. При использовании поиска можно также персонализировать выдачу, чтобы отображались ваши публикации в Google+, ваши письма и так далее. Для всего этого есть специальные фильтры.

Быстрое форматирование текста в разных местах

В Google Docs есть инструмент Paint format, который позволяет создавать шаблоны форматирования и применять их к любому участку текста. Выделите слово, предложение или любой другой фрагмент текста, отредактируйте его: задайте размер, шрифт и прочее. Затем нажмите Paint format. После этого вы сможете применить заданные параметры форматирования к другому фрагменту, стоит лишь кликнуть на него.

«Пфф! Это работает только один раз!» — скажут скептики. Если нужно применить заданные параметры форматирования больше одного раза, кликните по иконке Paint format дважды. Чтобы «волшебство» прекратило действовать, вновь нажмите эту кнопку.

Использование royalty-free-картинок

Google Docs включает в себя поиск по «Картинкам Google», что позволяет оперативно находить и вставлять изображение в документ. Но есть ещё два богатых источника картинок — это LIFE и Stock Photos. Изображения из архива LIFE имеют лицензию, дающую право использовать произведение даже коммерчески, но нужно обязательно указывать авторство. В 2012 году Google отобрал пять тысяч новых фото в категориях «Природа», «Погода», «Животные», «Спорт», «Еда», «Образование», «Технологии», «Музыка» и других.

Google предупреждает, что картинки доступны для личного и коммерческого пользования только внутри Google Drive и должны использоваться в рамках политики сервиса.

Можно вставлять картинки с помощью URL. Изображение сохранится в вашем документе и будет доступно, даже если оригинал удалят из Сети.

Упоминание кого-то при комментировании

Совместная работа в «Google Документах» строится на комментировании. При этом есть быстрый способ обратить внимание человека на определённый комментарий. Выделите нужный фрагмент текста и нажмите «добавить комментарий» (Insert → Comment). В открывшимся поле для комментирования впишите «@» или «+» и начните вводить имя нужного человека.

Google Docs автоматически выберет персону из вашего списка контактов Gmail и проинформирует её по email. Если у этого человека нет прав для просмотра данного документа, вам нужно дать ему доступ.

Шорткаты для математических формул

В Google Docs есть удобный редактор математических выражений: Insert → Equation. При помощи него можно не только набирать математические выражения, но и удобно работать над ними с коллегами.

Чтобы ускорить процесс, пользуйтесь шорткатами. Например, если вы введёте «alpha» с последующим пробелом и скобкой, Google Docs конвертирует это в символ α. Также вы сможете легко добавлять верхний или нижний индекс, вводя соответственно «^» и «_». Для дробей введите «frac».

Полный список шорткатов для математических выражений здесь. Для создания более сложных формул используйте бесплатное расширение g(math) Google Drive для Chrome.

Другие шорткаты для экономии времени

Нажмите «Ctrl + /» и увидите большой список шаблонов для быстрого управления документом. Многие навигационные клавиши совпадают с Gmail. Кроме того, можно создавать собственные шорткаты.

Перейдите в Tools → Preferences → Automatic Substitution.

Вы можете использовать это для автоматической вставки часто используемых слов, email-адресов, аббревиатур или даже слов, в которых постоянно делаете опечатки.

Также необходимо отметить «Автоматическое определение ссылок» и «Автоматическое определение списков» в диалоговом окне настроек.

Конечно, вы можете возразить, что самый быстрый способ создать красивый документ — использовать шаблоны Google Drive. Но описанные маленькие хитрости помогут ускорить работу и с ними.

Пишите в комментариях, какими трюками пользуетесь вы в повседневной работе с «Google Документами».

Источник статьи: www.makeuseof.com
Обложка: GaudiLab/Shutterstock.com
Если нашли ошибку, выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
Избранное
Поделиться
  • Vkontakte
  • Twitter
  • Pinterest
  • Viber
0
Лучшее за неделю1

Когда дизайнер поиздевался: 16 фото от пользователей Сети

2

10 вопросов, которые стоит регулярно себе задавать

3

Чем подкормить клубнику, чтобы собрать хороший урожай

4

Как пасынковать помидоры, огурцы и другие растения

5

10 товаров для дома, которые на AliExpress отдают за копейки

6

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

7

Xiaomi анонсировала выход Mi Band 7 и показала его первое изображение

8

6 самых странных планет в нашей Вселенной

9

6 товаров, которые помогут быстро освежить интерьер

10

Как сделать так, чтобы волосы были красивыми и не выпадали

Свежее

Новый Xiaomi Mi Band 7 появился на AliExpress
Новости, 9:13
5 ситуаций, когда мы прокрастинируем, но не подозреваем об этом
Продуктивность, 9:00
Компания Nike уходит из России
Новости, 8:40
14 неочевидных причин, почему вы можете не нравиться людям
Отношения, 3:00
Подкаст Лайфхакера: правда ли полные люди живут дольше
Подкасты, 23:00
Как мозг очищается от нейротоксинов и можно ли повлиять на этот процесс
Здоровье, 21:30
В Японии обнаружили новый вид динозавров. Он помог учёным разобраться, как тиразинозавры использовали когти
Новости, 20:50
22 фильма ужасов, основанных на реальных событиях и популярных легендах
Кино, 20:00
11 товаров с AliExpress, которые подарят вторую жизнь старым вещам
Покупки, 19:00
Лайфхаки: про флирт, обратную связь на работе и вспышки на Солнце
Подкасты, 18:30
Что такое острые кишечные инфекции и как от них защититься
Ликбез, 18:00
15 прекрасных многолетников, цветущих всё лето
Ликбез, 17:00
Вышел трейлер «Серого человека» — шпионского боевика с Райаном Гослингом
Новости, 16:45
Что такое стелсинг и где за это можно даже сесть в тюрьму
Burning Hut, 16:30
Как путешествовать без плана и находить интересное где угодно
Путешествия, 16:00
Redmi анонсировала Note 11T Pro и 11T Pro+ с быстрой зарядкой 120 Вт. Оба стоят меньше 17 тысяч рублей
Новости, 15:37
Xiaomi представила браслет Mi Band 7 с увеличенным экраном
Новости, 15:02
Работают много, а получают копейки: 4 мифа о профессии сценариста, которые очень далеки от реальности
Образование, 15:00
Учёные разработали гелевую плёнку, втягивающую ведро воды в день прямо из воздуха
Новости, 14:30
Как выбрать планшет: инструкция для тех, кто не хочет ошибиться
Как выбрать, 14:00
Нейросеть написала музыку, отражающую звучание различных городов России
Новости, 13:50
Logitech показала офисную мышь MX Master 3S и механические клавиатуры MX Mechanical
Новости, 13:40
12 проверенных способов высказать своё мнение, даже если вы стеснительны
Жизнь, 13:30
Google представила нейросеть Imagen. Она генерирует картинки по описанию
Новости, 13:10
Прокачка: простой комплекс для тех, кто начал готовиться к лету
Спорт и фитнес, 12:00
Официальные ритейлеры Apple в России начали закрывать свои магазины
Новости, 11:10
7 функций Excel, которые помогут управлять финансами
Стать богатым, 11:00
Как приготовить воздушное и вкусное безе
Еда, 10:00
«Тинькофф» начал оформлять рассрочки на покупки без согласия пользователей
Новости, 9:27
Почему лучше вести список выполненных дел, а не запланированных
Продуктивность, 9:00
Marvel выпустила трейлер фильма «Тор: Любовь и гром»
Новости, 8:30
Подкаст Лайфхакера: как вернуть деньги за авиабилеты
Подкасты, вчера
Как работают когнитивные функции и что приводит к их нарушению
Книги, вчера
20 лучших боевиков 90-х, которые вызовут приятную ностальгию
Кино, вчера
6 товаров, которые помогут быстро освежить интерьер
Покупки, вчера
Лайфхаки: про острую еду для беременных, чихающую кошку и встречу с призраками
Подкасты, вчера
Опрос: верите ли вы в теории заговора?
Интернет, вчера
Дайте знать: что лучше — работать на себя или по найму?
Ответы, вчера
Starbucks официально уходит из России
Новости, вчера
«Дети стали главной проблемой»: что пишут критики о четвёртом сезоне «Очень странных дел»
Интернет, вчера
OPPO представила планшет Pad Air, серию смартфонов Reno 8 и наушники Enco R
Новости, вчера
Как сделать тандыр своими руками
Ликбез, вчера
5 книг про финансовую грамотность, которые помогут подружиться с деньгами
Burning Hut, вчера
Как пасынковать помидоры, огурцы и другие растения
Ликбез, вчера
Исследование: из-за глобального потепления люди стали меньше спать
Новости, вчера
VK запустила сервис для поиска людей «Найди меня»
Новости, вчера
10 лучших упражнений для ягодиц
Ликбез, вчера
Фанат Индианы Джонса нашёл крупнейший клад с золотыми монетами I века
Новости, вчера
Corsair представила свой первый ноутбук — с процессором AMD и аналогом Touch Bar для стримеров
Новости, вчера
Что такое аллергия на солнце и что с ней делать
Ликбез, вчера
8 советов по экономии, которые не стоит давать людям с маленькой зарплатой
Стать богатым, вчера
Учёным удалось объяснить марсианские полярные сияния
Новости, вчера
Надо брать: универсальный набор инструментов всего за 950 рублей
Покупки, вчера
Российские власти профинансируют разработку игры «Смута» в стиле Ghost of Tsushima
Новости, вчера
Switcher для Mac защитит от потери данных при случайном завершении программ
macOS, вчера
Xiaomi показала Mi Band 7 на новых изображениях
Новости, вчера
В Сеть просочился трейлер фильма «Миссия невыполнима 7» (обновлено)
Новости, вчера
Как написать заявление на отпуск и нигде не ошибиться
Ликбез, вчера
Опубликован список смартфонов Xiaomi и Poco, которые должны получить MIUI 13.5
Новости, вчера
Что приготовить на завтрак, если есть всего 5 минут
Еда, вчера
WhatsApp перестанет работать на старых iPhone, в том числе на iPhone 5 и 5c
Новости, вчера
Как понять, что вы одержимы продуктивностью, и найти баланс
Продуктивность, вчера
«Тинькофф Банк» запустил Tinkoff Pay — собственный сервис для оплаты покупок с помощью смартфона
Новости, вчера
3 качества, которые более важны для успеха, чем высокий интеллект
Жизнь, вчера
Гиперсексуальность или здоровое либидо? Когда нормально хотеть секса, а когда — нет
Ликбез, 22 мая
Почему смирение — главное качество, которое стоит в себе развивать
Отношения, 22 мая
Эминем, Илон Маск и Тим Бёртон: кем восхищаются читатели Лайфхакера
Ответы, 22 мая
22 советских фильма для детей, которые любят даже взрослые
Ликбез, 22 мая
Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары
Покупки, 22 мая
Главное о кино за неделю: новый сезон «Чёрного зеркала», первый трейлер «Женщины-Халк» и не только
Новости, 22 мая
7 фильмов про котов и их приключения
Burning Hut, 22 мая
Как выбрать беговые кроссовки
Ликбез, 22 мая
Что можно и чего нельзя есть при грудном вскармливании
Ликбез, 22 мая
Чем подкормить клубнику, чтобы собрать хороший урожай
Ликбез, 22 мая
15 приложений для похудения
Спорт и фитнес, 22 мая
Как приготовить оригинальные фаршированные макароны
Еда, 22 мая
Как мыть и стирать рулонные шторы, чтобы их не испортить
Ликбез, 22 мая
Что наука думает о мемах и как они помогают нам жить
Книги, 22 мая
Почему мы боимся быть счастливыми
Жизнь, 21 мая
23 лучшие молодёжные комедии
WINK, 21 мая
Откуда берутся коллективные травмы и можно ли им противостоять в одиночку
Жизнь, 21 мая
6 фактов о младенцах, которые поражают воображение
Образование, 21 мая
Дайджест Лайфхакера. Лучшие материалы, которые вы могли пропустить
Редакция, 21 мая
Что приготовить на завтрак, если всё надоело
Burning Hut, 21 мая
Главное о технологиях за неделю: «дверь» на Марсе, анонс выхода Mi Band 7 и не только
Новости, 21 мая
Чем опасны укусы муравьёв и что с этим делать
Ликбез, 21 мая
Как сделать забор своими руками
Ликбез, 21 мая
13 классных купальников с AliExpress и из других магазинов
Покупки, 21 мая
8 хороших сайтов для просмотра фильмов и сериалов
Веб-сервисы, 21 мая
Эти печёночные оладьи выйдут вкусными и ароматными. Попробуйте
Еда, 21 мая
Что взять на пикник, чтобы он прошёл комфортно: 13 необходимых товаров
Покупки, 21 мая
5 беспроигрышных тем для начала знакомства
Книги, 21 мая
Подкаст Лайфхакера: какие права есть у беременной женщины на работе
Подкасты, 20 мая
Как снизить давление без давления на себя
Здоровье, 20 мая
3-й сезон «Любви, смерти и роботов» кажется вторичным, но у него много достоинств
Ликбез, 20 мая
6 товаров для уютного вечера в кругу семьи
Покупки, 20 мая
Чего ждать от 4-го сезона «Мира Дикого Запада»
Ликбез, 20 мая
Вышел первый трейлер «Трёх тысяч лет желаний» от создателя «Безумного Макса»
Новости, 20 мая
Netflix раскрыл график релиза четвёртого сезона «Очень странных дел»
Новости, 20 мая
10 признаков, которые напрасно принимают за порчу и сглаз
Здоровье, 20 мая
Свежее
Новости
Интернет
Тесты
Покупки
Стать богатым
Android
iOS
Здоровье
Работа и учёба
Кино
Еда
Жизнь
Отношения
Путешествия
Все рубрики

Лучшие предложения

Новый Xiaomi Mi Band 7 появился на AliExpress

Новый Xiaomi Mi Band 7 появился на AliExpress

11 товаров с AliExpress, которые подарят вторую жизнь старым вещам

11 товаров с AliExpress, которые подарят вторую жизнь старым вещам

6 товаров, которые помогут быстро освежить интерьер

6 товаров, которые помогут быстро освежить интерьер

Надо брать: универсальный набор инструментов всего за 950 рублей

Надо брать: универсальный набор инструментов всего за 950 рублей

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

Находки AliExpress: самые интересные и полезные товары

13 классных купальников с AliExpress и из других магазинов

13 классных купальников с AliExpress и из других магазинов

Что взять на пикник, чтобы он прошёл комфортно: 13 необходимых товаров

Что взять на пикник, чтобы он прошёл комфортно: 13 необходимых товаров

6 товаров для уютного вечера в кругу семьи

6 товаров для уютного вечера в кругу семьи

Информация
О проектеРубрикиРекламаРедакцияВакансии
Подписка
TelegramВКонтактеTwitterViberОдноклассникиYouTubeRSS
Приложения
IOSAndroid
Правила
Пользовательское соглашениеПолитика обработки персональных данных
18+Копирование материалов запрещено. Издание может получать комиссию от покупки товаров, представленных в публикациях