Как готовиться к выступлениям

Иногда кажется, что есть люди, у которых талант хорошего докладчика. Талант трудно перенять, а технологии — вполне можно. Подготовка успешного выступления — это технологический процесс, который требует времени и усилий. Я хочу рассказать вам, как я готовлюсь к своим выступлениям.

Подготовка к выступлению состоит из нескольких частей:

1. Проработка идеи.
2. Создание презентации.
3. Прогон презентации.
4. Выступление.
5. Продвижение контента.

Давайте поговорим, что включает каждая из них.

Проработка идеи

Метод разработки концепции выступления описан в книгах, многочисленные тренеры ведут по нему занятия. Лично я пользуюсь материалами Алексея Бурбы, но он не единственный, у кого можно этому научиться.

Для создания концепции я использую Mind Map. Это позволяет одним взглядом охватить всю презентацию. С картами мыслей легко и радостно работать.

Пока разработка ментальной карты была для меня чем-то новым, я тратила на создание документа один-полтора рабочих дня. Сейчас я способна сделать схему контента за 4–6 часов.

Создание презентации

Визуальное оформление презентации — это часть выступления. Важно, чтобы оно поддерживало рассказ, помогало ему, а не противоречило или отвлекало.

Хорошая презентация, по моему мнению, имеет несколько параметров:

1. Единая стилистика иллюстраций (иллюстрации, сходные или по смыслу, или по оформлению, а лучше — по обоим параметрам).
2. Единые шрифты (один шрифт для заголовков, подзаголовков, основного текста, подписей и примечаний).
3. Одинаковые визуальные элементы: стрелочки, графики, схемы, рамки, таблицы и так далее.
4. Одинаковые анимационные эффекты.
5. Включённый логотип агентства, а также логотип или название мероприятия, на котором читается доклад.

Выбор визуального контента и подбор иллюстраций — это то, на что тратится основное время при вёрстке презентаций.

Это поистине творческий процесс, он приносит громадное удовольствие.

Пара слов о Prezi. Я давно знала об этом формате и мечтала научиться им пользоваться. Оказалось, что не боги горшки обжигают: на YouTube есть бесплатные видео, где подробно рассказывается обо всех тонкостях работы с редактором. Правила сборки документа в Prezi такие же, как в PowerPoint. Сделав последовательно все упражнения, можно научиться пользоваться программой.

Prezi подходит для вёрстки сложных презентаций: яркий визуальный ряд помогает слушателям лучше воспринимать и запоминать содержание выступления.

Посев контента после мероприятия — важная часть маркетинга. Необходимо сразу подготовить презентацию для корректного отображения в Slideshare. Достаточно выполнить несколько простых правил:

1. Писать заголовок и тексты в специальных модулях шаблона слайдов (можно проверить в режиме отображения «Структура»).
2. Графики и таблицы включать в презентацию в виде рисунков (Slideshare превращает графики и таблицы PowerPoint в длинные последовательности цифр).
3. Использовать предустановленные шрифты. Если вы используете нестандартные шрифты, выгружать презентацию следует только в PDF. В этом случае вы можете потерять анимацию.

Сроки вёрстки презентации примерно в два раза больше, чем сроки придумывания ментальной карты: один-полтора дня, если меня не отвлекают (8–12 часов). Презентация должна быть готова минимум за неделю до мероприятия, иначе на другие этапы времени не останется. Поэтому я отказываюсь от выступлений, которые подтверждаются в последнюю минуту.

Прогон

Прогон презентации — это генеральная репетиция выступления. Цель прогона — найти максимум ошибок в презентации, выступлении и ответах спикера. Кроме меня, в прогоне участвует руководитель отдела маркетинга, один из управляющих партнёров агентства и кто-то из специалистов. Моя задача — прочитать доклад. Задача слушателей — раскритиковать его, а также задать как можно больше каверзных вопросов.

Прогон стандартного доклада длительностью 15–20 минут занимает ровно один час. В результате прогона я получаю список недочётов. О необходимости второго прогона команда договаривается по результатам первой оценки: если комментариев много, назначается вторая встреча. И так до тех пор, пока команду не устроит качество материала. После внесения корректировок я сохраняю готовую презентацию в неизменяемом формате (для PowerPoint это PPSX) и отправляю файл организаторам.

На исправление презентации я трачу от двух до четырёх часов.

Выступление

Искусству выступать на публике можно и нужно учиться. Курсы актёрского и ораторского мастерства, книги… Если у вас нет времени или денег на очное обучение, можно воспользоваться бесплатным и полубесплатным контентом (на YouTube есть прекрасные ролики школы голоса «Говори», в «Нетологии» и других центрах онлайн-образования — видео о подготовке и проведении выступлений).

Я предпочитаю неформальный стиль общения с залом. Знаю, что иногда меня это подводит.

На выступление тратится от трёх до восьми часов. Я стараюсь приехать на площадку минимум за полчаса до «эфира». Обязательно привожу с собой флешку с двумя форматами презентаций: редактируемым и нередактируемым. Редактируемый может пригодиться, если в презентации нужно будет что-то экстренно подправить.

Перед выступлением необходимо:

1. Привыкнуть к залу: понять, где я буду стоять на сцене, сколько пространства у меня есть для движения, нет ли посторонних предметов на полу сцены, например проводов, о которые я могу споткнуться.
2. Проверить, как открылась презентация.
3. Проверить яркость проектора (иногда требуется изменить цвет некоторых визуальных элементов так, чтобы всё корректно отображалось).

На этом само выступление завершается. Следующие этапы связаны с продвижением контента.

Продвижение контента

i-Media поддерживает своих спикеров. В агентстве есть отработанная схема публикации контента после мероприятий:

• Мы выкладываем презентации на корпоративный Slideshare.
• Выходят посты на странице агентства в Facebook* (1 700 подписчиков) и в пресс-центре сайта.
• Мы покупаем трафик из Facebook*. Все посты с презентациями промотируются.

Недавно я трансформировала свой личный профиль в Facebook* в бизнес-страницу. Это дало доступ к профессиональным инструментам публикации, продвижения и аналитики. Сейчас у моей страницы 2 700 подписчиков. Схема размещения в ней контента аналогична схеме агентства: Slideshare — Facebook* — промо постов. Так как презентации содержат лого или название мероприятия, все читатели знают, для кого создавался материал.

Написание статей, вычитка текстов, согласование видео, публикации и ответы на комментарии занимают время. Вся маркетинговая поддержка — это обычно ещё половина моего рабочего дня (четыре часа).

И это ещё не всё…

По мотивам докладов часто пишутся и публикуются статьи. Но это уже совсем другая история.

Описанная выше схема подготовки к выступлениям требует определённых ресурсов:

• Проработка идеи: 4–6 часов.
• Вёрстка презентации: 8–12 часов.
• Прогон: 1 час.
• Исправление презентации: 2–4 часа.
• Выступление: 3–8 часов.
• Маркетинг: 4 часа.

Подготовка одного выступления обычно занимает у меня от 22 до 36 часов, 4–5 рабочих дней. Такие доклады я читаю не чаще одного-двух раз в квартал, иначе на работу времени не остаётся. Однако результат того стоит.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.