Как готовиться к выступлениям
Иногда кажется, что есть люди, у которых талант хорошего докладчика. Талант трудно перенять, а технологии — вполне можно. Подготовка успешного выступления — это технологический процесс, который требует времени и усилий. Я хочу рассказать вам, как я готовлюсь к своим выступлениям.
Подготовка к выступлению состоит из нескольких частей:
- Проработка идеи.
- Создание презентации.
- Прогон презентации.
- Выступление.
- Продвижение контента.
Давайте поговорим, что включает каждая из них.
Проработка идеи
Метод разработки концепции выступления описан в книгах, многочисленные тренеры ведут по нему занятия. Лично я пользуюсь материалами Алексея Бурбы, но он не единственный, у кого можно этому научиться.
Для создания концепции я использую Mind Map. Это позволяет одним взглядом охватить всю презентацию. С картами мыслей легко и радостно работать.
Пока разработка ментальной карты была для меня чем-то новым, я тратила на создание документа один-полтора рабочих дня. Сейчас я способна сделать схему контента за 4–6 часов.
Создание презентации
Визуальное оформление презентации — это часть выступления. Важно, чтобы оно поддерживало рассказ, помогало ему, а не противоречило или отвлекало.
Хорошая презентация, по моему мнению, имеет несколько параметров:
- Единая стилистика иллюстраций (иллюстрации, сходные или по смыслу, или по оформлению, а лучше — по обоим параметрам).
- Единые шрифты (один шрифт для заголовков, подзаголовков, основного текста, подписей и примечаний).
- Одинаковые визуальные элементы: стрелочки, графики, схемы, рамки, таблицы и так далее.
- Одинаковые анимационные эффекты.
- Включённый логотип агентства, а также логотип или название мероприятия, на котором читается доклад.
Выбор визуального контента и подбор иллюстраций — это то, на что тратится основное время при вёрстке презентаций.
Это поистине творческий процесс, он приносит громадное удовольствие.
Пара слов о Prezi. Я давно знала об этом формате и мечтала научиться им пользоваться. Оказалось, что не боги горшки обжигают: на YouTube есть бесплатные видео, где подробно рассказывается обо всех тонкостях работы с редактором. Правила сборки документа в Prezi такие же, как в PowerPoint. Сделав последовательно все упражнения, можно научиться пользоваться программой.
Prezi подходит для вёрстки сложных презентаций: яркий визуальный ряд помогает слушателям лучше воспринимать и запоминать содержание выступления.
Посев контента после мероприятия — важная часть маркетинга. Необходимо сразу подготовить презентацию для корректного отображения в Slideshare. Достаточно выполнить несколько простых правил:
- Писать заголовок и тексты в специальных модулях шаблона слайдов (можно проверить в режиме отображения «Структура»).
- Графики и таблицы включать в презентацию в виде рисунков (Slideshare превращает графики и таблицы PowerPoint в длинные последовательности цифр).
- Использовать предустановленные шрифты. Если вы используете нестандартные шрифты, выгружать презентацию следует только в PDF. В этом случае вы можете потерять анимацию.
Сроки вёрстки презентации примерно в два раза больше, чем сроки придумывания ментальной карты: один-полтора дня, если меня не отвлекают (8–12 часов). Презентация должна быть готова минимум за неделю до мероприятия, иначе на другие этапы времени не останется. Поэтому я отказываюсь от выступлений, которые подтверждаются в последнюю минуту.
Прогон
Прогон презентации — это генеральная репетиция выступления. Цель прогона — найти максимум ошибок в презентации, выступлении и ответах спикера. Кроме меня, в прогоне участвует руководитель отдела маркетинга, один из управляющих партнёров агентства и кто-то из специалистов. Моя задача — прочитать доклад. Задача слушателей — раскритиковать его, а также задать как можно больше каверзных вопросов.
Прогон стандартного доклада длительностью 15–20 минут занимает ровно один час. В результате прогона я получаю список недочётов. О необходимости второго прогона команда договаривается по результатам первой оценки: если комментариев много, назначается вторая встреча. И так до тех пор, пока команду не устроит качество материала. После внесения корректировок я сохраняю готовую презентацию в неизменяемом формате (для PowerPoint это PPSX) и отправляю файл организаторам.
На исправление презентации я трачу от двух до четырёх часов.
Выступление
Искусству выступать на публике можно и нужно учиться. Курсы актёрского и ораторского мастерства, книги… Если у вас нет времени или денег на очное обучение, можно воспользоваться бесплатным и полубесплатным контентом (на YouTube есть прекрасные ролики школы голоса «Говори», в «Нетологии» и других центрах онлайн-образования — видео о подготовке и проведении выступлений).
Я предпочитаю неформальный стиль общения с залом. Знаю, что иногда меня это подводит.
На выступление тратится от трёх до восьми часов. Я стараюсь приехать на площадку минимум за полчаса до «эфира». Обязательно привожу с собой флешку с двумя форматами презентаций: редактируемым и нередактируемым. Редактируемый может пригодиться, если в презентации нужно будет что-то экстренно подправить.
Перед выступлением необходимо:
- Привыкнуть к залу: понять, где я буду стоять на сцене, сколько пространства у меня есть для движения, нет ли посторонних предметов на полу сцены, например проводов, о которые я могу споткнуться.
- Проверить, как открылась презентация.
- Проверить яркость проектора (иногда требуется изменить цвет некоторых визуальных элементов так, чтобы всё корректно отображалось).
На этом само выступление завершается. Следующие этапы связаны с продвижением контента.
Продвижение контента
i-Media поддерживает своих спикеров. В агентстве есть отработанная схема публикации контента после мероприятий:
- Мы выкладываем презентации на корпоративный Slideshare.
- Выходят посты на странице агентства в Facebook* (1 700 подписчиков) и в пресс-центре сайта.
- Мы покупаем трафик из Facebook*. Все посты с презентациями промотируются.
Недавно я трансформировала свой личный профиль в Facebook* в бизнес-страницу. Это дало доступ к профессиональным инструментам публикации, продвижения и аналитики. Сейчас у моей страницы 2 700 подписчиков. Схема размещения в ней контента аналогична схеме агентства: Slideshare — Facebook* — промо постов. Так как презентации содержат лого или название мероприятия, все читатели знают, для кого создавался материал.
Написание статей, вычитка текстов, согласование видео, публикации и ответы на комментарии занимают время. Вся маркетинговая поддержка — это обычно ещё половина моего рабочего дня (четыре часа).
И это ещё не всё...
По мотивам докладов часто пишутся и публикуются статьи. Но это уже совсем другая история.
Описанная выше схема подготовки к выступлениям требует определённых ресурсов:
- Проработка идеи: 4–6 часов.
- Вёрстка презентации: 8–12 часов.
- Прогон: 1 час.
- Исправление презентации: 2–4 часа.
- Выступление: 3–8 часов.
- Маркетинг: 4 часа.
Подготовка одного выступления обычно занимает у меня от 22 до 36 часов, 4–5 рабочих дней. Такие доклады я читаю не чаще одного-двух раз в квартал, иначе на работу времени не остаётся. Однако результат того стоит.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.
Лучшие предложения
Находки AliExpress: 10 качественных игрушек для питомцев
10 предметов дешевле 500 рублей, которые должны быть в сумке
12 недорогих осенних аксессуаров, которые не дадут замёрзнуть
10 отличных шампуней, которые можно найти на «Яндекс Маркете»
Отборные скидки: выгодные предложения от AliExpress, «Яндекс Маркета», Lamoda и других магазинов
10 средств, с которыми будет проще ухаживать за секс-игрушками
10 вещей с тыквами и в виде тыквы, чтобы уютно «затыквиться» на всю осень
Выгодно: кроссовки adidas Originals со скидкой 54%
Молодые художники получат возможность выставить работы в Третьяковской галерее
Как отличить подделку духов от оригинала: 7 заблуждений, которые могут помешать сделать правильный выбор
«Алло, Галочка! У нас заказ». Что корпоративная АТС даст вашему бизнесу
РекламаБудущее на зарядке. Что нужно знать об электрокарах