О каком to-do list я мечтал, и каким образом этой мечтой стала Asana

Вчера я перебирал свои блокноты в OneNote за 2009 год. У меня, когда я был на пять лет моложе, была другая система ведения заметок, по-другому формулировались идеи. В одном из этих блокнотов обнаружился список требований к потенциальному проекту под названием “Онлайн Todo List для совместной работы”. Придумано было классно, но я так и не реализовал этот проект. И не буду.

“Почему?” — спросите вы. Потому, что спустя три года после написания этого списка я начал пользоваться Asana.com. Ещё до этого у нас на сайте был небольшой обзор этого сервиса. В настоящий момент в Asana уже есть все фишки, которые я хотел пять лет назад. Что это за фишки и как они реализованы — об этом и пойдёт речь в этой заметке.

Сам список, написанный пять лет назад, выглядел таким образом:

• Онлайн-сервис с простой регистрацией.
• Наличие мобильной версии.
• Горячие клавиши.
• Удобный визуальный интерфейс.
• Совместная работа по приглашению.
• Планирование в стиле Now/Tomorrow/Later.
• Иерархичность: вложенность заданий, проекты, контексты, метки.
• Возможность ведения заметок к делам с форматированием.

Онлайн-сервис с простой регистрацией

В 2014 году кажется естественным именно онлайн-сервис, а не десктоп-программа. Особенно это очевидно, когда мы говорим о сервисе, изначально заточенном для совместной работы. В Asana.com ваш список дел будет доступен через любой современный браузер. Создатели этого сервиса отнесли к ним:

• Chrome;
• Safari;
• Firefox;
• Internet Explorer 10 & 11;
• Fluid for Mac.

К сожалению для моего знакомого — любителя Opera, в этот список браузер не попал. Мне его жаль, чего не могу сказать о людях, до сих пор пользующихся IE старых версий. Ещё стоит отметить, что, как и у любого сложного веб-приложения, у Asana могут возникнуть конфликты с уже установленными в вашем браузере расширениями. Полный список приведён тут.

Что касается регистрации, то в ней есть стандартная возможность привязать аккаунт Google или Facebook*.

Наличие мобильной версии

Сейчас у каждого качественного сайта есть версия для мобильников и планшетов. Где-то это достигается с помощью адаптивной вёрстки, где-то изначально интерфейс оптимизируется для небольшого экрана. Разработчики Asana пошли вторым путём. Добавьте к этому приложения для iOS и Android, и вы поймёте моё удовольствие от работы с этой системой.

Asana: Work in one place

Asana, Inc.Цена: Бесплатно

Загрузить

Asana: работа в одном месте

Asana, Inc.Цена: Бесплатно

Загрузить

Горячие клавиши

Меня безумно раздражает, когда рутина занимает много времени. Инструменты должны быть удобными, поэтому я могу просидеть два часа, разбираясь в тонкостях новой программы. Зато потом, когда после нажатия двух клавиш я слышу: “А что это ты такое сделал?”, — чувствуешь себя волшебником. В Asana горячие клавиши есть, их много. Причём они интуитивно понятны и указываются прямо внизу экрана. Сказать по правде, мне их очень не хватает в приложении на iPhone.

Удобный визуальный интерфейс

К сожалению, в Asana интерфейс сделан не на 100% так, как бы мне хотелось. Во-первых, нет возможности выбрать язык интерфейса. У некоторых людей, с которыми я работаю через этот сервис, английский вызывает затруднение. Им можно посоветовать плагин для перевода интерфейса под Chrome. Во-вторых… да нет во-вторых. К интерфейсу действительно быстро привыкаешь. Потом другие планировщики раздражают лишними кликами и неудобными системами фильтров. Попробуйте сами. Уверен, что возможность фокусировки на задании, различные фильтры задач и секции вам понравятся.

Совместная работа по приглашению

Пригласить человека работать с тобой над проектом очень просто. Достаточно выслать ему приглашение на email. Не дожидаясь того, как он согласится, можно уже ставить ему задачи или упоминать в тексте задачи или в комментарии, используя любимый Твиттером значок @.

Планирование в стиле Now/Tomorrow/Someday

Одно из моих правил: сначала сделай всё, что не можешь отложить на завтра. Поэтому принцип выставления приоритетов делам я предпочитаю делать в виде: Сегодня/Завтра/Когда-нибудь. В Asana при просмотре ваших задач вы можете выставить или точные даты дедлайнов, или поставить им одно из трёх: Today/Upcoming/Later. Это стоит делать для того, чтобы ваши коллеги могли видеть, когда вы приступите к проекту. И, конечно, для этих действий есть горячие клавиши.

Иерархичность: вложенность заданий, проекты, контексты, метки

Иерархия задач в Asana реализована несколькими способами. Во-первых, при списке задач можно в конце задачи поставить две точки — это будет секция. Составлять список задач с ними очень удобно. Тем более что потом из секции в секцию задачи можно просто перетаскивать.

Во-вторых, у любой задачи можно сделать подзадачи. Например, мне не нужно, чтобы клиент вникал в суть того, как именно я оптимизирую скорость работы сайта. Это просто одна из задач в списке дел проекта. Сделав подзадачи, я могу привычным инструментом распланировать оптимизацию вплоть до трёхминутных дел.

В‑третьих, это проекты. Каждое дело может относиться сразу к нескольким проектам. Так что это одновременно и метки, и папки для ваших задач.

В‑четвёртых, это workspace и организации. Они мало чем отличаются с точки зрения иерархии. Кстати, я специально не перевожу термин wokrspace на русский язык. Согласитесь, “рабочее пространство” в контексте списков дел звучит как-то странно. Так вот, wokrspace — это объединения людей и проектов, которые никак не связаны с друг другом. Переносить задачи из одного wokrspace в другой нельзя. Если вам ну очень это будет нужно, то можно воспользоваться вот этим сервисом. Только сначала в нужный workspace добавьте всех участников, которые будут в переносимом проекте. Мне потребовалось это сделать, когда я из личных дел переносил проекты по фрилансу в новый workspace.

Возможность ведения заметок к делам с форматированием

Наличием заметок к задаче сейчас мало кого удивишь. А вот то, за что я просто обожаю Аsana, это комментарии. Вместо того, чтобы по каждой задаче писать email или плодить в email цепочки диалогов, можно обсудить вопросы по каждой задаче отдельно. Получается такой своеобразный форум. Добавьте к этому ещё кнопочку Like, и это будет действительно удобно для совместной работы. Стоит отметить, что Аsana активно развивается. Так, буквально на днях добавилась возможность использовать форматирование непосредственно комментариев и заметок задач.

То, чего не было в моём списке

В моём списке требований не было многих вещей, которые вы обнаружите в Аsana. Это и привязка облачных хранилищ на ваш выбор: Dropbox, Box, Google Drive. И удобные фильтры, и печать выбранного списка дел, и шаблоны задач по примеру существующего проекта, и работа с дублирующимися делами. Есть много сервисов, которые интегрируются вместе с Аsana. Их полный список тут. Обязательно нужно упомянуть хорошо сделанную справку. Для такого мощного инструмента, как Аsana, это обязательная вещь.

Инструмент из Аsana получился действительно удобный. В нём мы планировали свадьбу моих друзей в прошлом году. Именно в нём я распланировал и сделал уже не один проект по фрилансу. В любом из этих проектов я удобно и быстро сотрудничал с другими людьми. Когда же речь идёт о моих личных проектах, я почему-то пользуюсь другой программой. Только это уже совсем другая история.

*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.