Инструменты эффективности

Сегодня я расскажу о своих любимых программах и сервисах, без которых сложно быть продуктивным. Постараюсь без премудростей.

Хранение файлов

Программы вроде Дропбокса, Гугл-драйва и Яндекс-диска делают одно и то же. Они тихо сидят в памяти и, когда есть интернет, постоянно делают резервные копии ваших документов в интернете и отдают их на другие ваши компьютеры. Вот когда это может понадобиться:

• Когда ломается жёсткий диск или крадут ноутбук. Если вы положили свои документы в Дропбокс, на Яндекс или в Гугл, их самые свежие копии всегда в вашей папке в интернете.
• Когда у вас два компьютера, например — на работе и дома. Поработали с документами на работе, всё сохранили, вернулись домой. Файлы автоматически синхронизировались. Если вдруг пожар — изменения в файлы легко внести из дома.
• Когда на встрече или в пути нужно срочно достать или переслать рабочий файл, которого нет ни в почте, ни на флешках. Открываете свою интернет-папку через смартфон или с ноутбука и скачиваете нужный файл. Даже если рабочий или домашний компьютер выключен. Помимо скачивания можно сгенерировать ссылку на файл и отправить её по почте.

Чтобы сервис был на пользу, нужно направить его на папку вроде «Мои документы», чтобы через него можно было достать любой важный рабочий файл. Документы, лежащие у вас вне этой папки, будут недоступны через интернет. 

Из всех сервисов такого рода, самый зрелый — Дропбокс. Он умеет создавать общие папки для нескольких пользователей и генерировать публичные ссылки на файлы. У него симпатичный клиент для айфона, и многие популярные айфоновские программы интегрируются с ним, как с родным (например, GoodReader или IAwriter).

Но из всех Дропбокс и самый дорогой: бесплатно он даёт только 2Гб для документов. Гугл-драйв, для сравнения, дает бесплатно 5ГБ, Яндекс.Диск — 10.

У Гугл-драйва, зато, есть интеграция с Гугл-документами и бесплатная система сохранения версий: чтобы можно было «откатить» документ до любого состояния в прошлом и восстановить старую версию. Дропбокс за такую возможность берет $10 в месяц.

За деньги Дропбокс дает 50ГБ за $10 в месяц, Гугл — 25ГБ за $2,5. Цены на Яндекс на момент написания поста неизвестны.

У таких сервисов есть проблема безопасности: если ваши ключи от ячейки попадут не в те руки, ваши документы можно будет не только скачать, но и безвозвратно удалить со всех компьютеров. Хуже дело обстоит с Яндексом и Гуглом — ведь они норовят привязаться к вашим главным аккаунтам на этих сервисах. И если потерять личную почту или доступ к соцсети — уже само по себе страшно, то отдавать в руки злоумышленников ещё и рабочие документы — хуже не придумаешь. Мое решение — хранить рабочие документы в платном Дропбоксе, а бесплатный Яндекс-диск использовать как публичную папку. Например, если нужно всем в офисе раздать видеоролик, я выложу его в Яндекс и дам ссылку. В Дропбоксе ролик хранить не буду, потому что он большой, да и незачем.

Системы совместной работы

Системы совместной работы — это корпоративные форумы, только общение идет не по темам, а по задачам. Такие системы нужны, чтобы хранить всё общение по проекту на одном ресурсе, доступном через Интернет. Это удобно не только для удаленных сотрудников, но и для работы в офисе. Когда всё записано и формализовано, работа идёт слаженнее.

Расскажу о трёх системах, которыми можно пользоваться совершенно бесплатно.

Бейскемп (basecamp.com) — самая известная американская система. Умеет ставить задачи, делать списки дел, публиковать общие сообщения, вести деловой календарь (один на всю компанию). Сделан по принципу «лучше меньше, да лучше» — в том смысле, что умеет мало, но своё дело знает. Плохо работает в старых браузерах, может подтормаживать в пиковое время, мобильная версия очень тяжелая и замороченная — на EDGE может грузиться и 5 минут, и 10. В бесплатной версии ограничение по объему места для файлов и количеству одновременных проектов, это неудобно. Если начинать им пользоваться, то лучше сразу за деньги — от 20$ в месяц.

Тимер (teamer.ru) — герой-минималист. Умеет только ставить задачи и следить за сроками. Календаря, общего форума, личного ежедневника, личных сообщений, интеграции с внешними сервисами — ничего этого нет. Оформлен предельно аскетично, работает быстро, существует сейчас только в бесплатной версии без ограничений. При активной работе заваливает неинформативными письмами-уведомлениями. Когда в нем больше пяти проектов с дюжиной задач, ориентироваться в этом хаосе трудно.

Мегаплан (megaplan.ru) — авианосец среди систем совместной работы. Самая технологичная с точки зрения способов управления. Может полностью автоматизировать постановку задач. Плотно интегрируется с Гугл-календарем. Ведет учёт клиентов и сделок, строит отчеты по работе отделов, хранит документы, оповещает по СМС. Это настоящий центр управления бизнесом. В нём не хватает только полноценной бухгалтерии и системы склада. В бесплатной версии одновременно могут работать до трёх человек, в остальном без ограничений. Платная версия от $2 в месяц, цена зависит от количества сотрудников в системе. Хорошая русскоязычная поддержка, ежемесячные бесплатные обновления.

Показ картинок

Чтобы срочно показать другу, что происходит у вас на экране, нужна «Гяза» (gyazo.com) и ей подобные: «Минус» (minus.com) или «Скринснэпр» (screensnapr.com).

Работают просто: запускаете программу, обводите место на экране, которое хотите показать другу, программа делает снимок этого места, загружает на сервер и дает вам секретную ссылку. Ссылку отправляете в скайп, мол, посмотри. Не нужно запускать фотошоп, возиться с файлами, давать им имена, устанавливать степень сжатия. Программки умные, сами всё сделают.

«Гяза» из всех сейчас, пожалуй, самая простая и универсальная. Жаль, что на странице, где публикуется ваша картинка, сверху и снизу висят баннеры.

Почитать попозже

Эти программы создавались для того, чтобы люди больше залипали в интернете на интересных статьях и видео. Мы же можем их использовать строго наоборот — чтобы залипать если не меньше, то хотя бы более предсказуемо.

Pocket (getpocket.com) — самая распространенная, недавно обновленная и наиболее агрессивная в своих намерениях. Интегрируется в триста приложений для айфона, живет в браузере и в качеcтве программы-клиента. Механика простая: находишь интересное — складываешь в «Покет» — читаешь, позже.

Instapaper (instapaper.com) — немного более аскетичная, но по сути то же.

Получить максимум пользы от этих программ просто: завести здоровую привычку не читать ничего сразу, а откладывать всё интересное на потом. То есть вообще ничего не читать сразу. Эффект мгновенный: время на залипание в интернете снижается в разы, а процесс разбора отложенного становится в сто раз интереснее, потому что все интересные статьи уже отобраны. Сидишь, смакуешь.

— Матерь божья! Это же опять Мегаплан!

Да хоть бы и Мегаплан :-)

У нас по-прежнему самая продвинутая система совместной работы, и мы её по-прежнему раздаем бесплатно в разумных пределах. Но нам не жалко порекламировать и других ребят с хорошими сервисами. Кстати, если вам кажется, что в Мегаплане не хватает каких-то инструментов, чтобы нормально работать — пришлите идею в Реформал. Мы читаем и берём на заметку.

Например, нас очень просили сделать версию для смартфонов. Сейчас мы альфа-тестируем версию клиента для андроида. Будет еще и для айфона.

А ещё у нас идет проект: наш гендиректор Саша Волчек сделал серию видео о том, как повышать продажи. Раздаем бесплатно, потому что продажи — это хорошо.

Всем любви и продаж!