Как эффективно использовать электронную подпись, чтобы победить бюрократию

1. Выберите нужный вид подписи

Электронная подпись (ЭП) — это то же самое, что и подпись от руки вместе с печатью на бумаге. Она придаёт документам юридическую значимость и показывает, кто их подписал. Технически это уникальный цифровой и буквенный код, который не считает человек, но поймут системы и сервисы. Но не все подписи равнозначные. Существует три вида:

• Простая электронная подпись (ПЭП). Это уникальная последовательность символов, которую используют во время онлайн‑шопинга или отправки запросов через «Госуслуги». Чтобы её создать, достаточно ввести в нужное поле код, который придёт в СМС.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она представляет собой файл с зашифрованными данными. Его создают программы для криптографической защиты. Использовать такую подпись можно по согласованию с другой стороной и только в рамках оговорённых операций. Например, если получить в налоговой НЭП на подачу декларации, применять её получится исключительно в этом случае.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это самая надёжная разновидность, которая приравнивается к собственноручной подписи. Она подходит для совершения любых юридически значимых действий — например, при оформлении ипотеки или регистрации компании. Её сертификат выдают в аккредитованных государством организациях. Как правило, он действует год. Затем нужно будет получить новый.

2. Разберитесь в особенностях использования

Универсальная КЭП поможет взять кредит в банке, подать документы в суд и подписывать договоры от имени компании. Но есть нюансы. Заверить документы от лица организации КЭП, сертификат которой выдан с реквизитами физлица, получится только при наличии машиночитаемой доверенности — цифровой версии бумажного документа, подписанной КЭП человека, который его выдал. Такая бумага не нужна только директору организации. Но он, в свою очередь, не может решать личные вопросы при помощи сертификата ЭП, который получил как представитель юрлица.

3. Получите квалифицированный сертификат в аккредитованном удостоверяющем центре

КЭП по юридической значимости равна собственноручной подписи без дополнительных условий. Поэтому получить её сертификат можно только в специальных удостоверяющих центрах. К примеру, руководители юрлиц и ИП могут обратиться в удостоверяющий центр ФНС России.

Заказать сертификат КЭП физического лица можно в коммерческих удостоверяющих центрах. Но перед обращением проверьте их аккредитацию на сайте Минцифры.

4. Измените пин‑код от носителя сертификата ЭП сразу после получения

Носитель сертификата ЭП и ключей ЭП — это флешка, её ещё называют токеном. У самого распространённого вида есть стандартный код — *12345678*. Его нужно ввести, чтобы установить сертификат подписи на компьютер и использовать ЭП. Поэтому всегда меняйте «заводской» код на более сложный. Иначе, если вы потеряете носитель или его украдут, подписать документы от вашего имени смогут мошенники.

5. Установите нужные программы

Это актуально для НЭП и КЭП. В удостоверяющем центре вам выдадут на токене сертификат подписи, открытый и закрытый ключи. На вашем компьютере должны быть установлены специальные программы, способные создать ЭП. В общем виде процедура выглядит так:

• Нужно установить специальную криптографическую программу. Она поможет создать ключи электронной подписи. Получить программу можно в аккредитованных удостоверяющих центрах или на официальном сайте компании — для этого потребуется приобрести лицензию.
• Скачать плагин для браузера. Он нужен для корректной работы криптографической программы на конкретном устройстве пользователя.

Конкретные программы и плагины подскажут в удостоверяющем центре. Там же проконсультируют, как самостоятельно настроить компьютер, и помогут автоматизировать процесс.

Реклама. 16+. ООО «Сертум‑Про», ОГРН 1116673008539. Юридический адрес: 620036, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Малопрудная, стр. 5, офис 715.