Как мы позволяем email управлять собой и что с этим делать

Если при работе с электронной почтой вам кажется, будто вы играете в игру, где нужно «догнать» молотком внезапно вылезающего то в одной, то в другой норке крота, вы не одиноки. Email по умолчанию — главный канал бизнес-коммуникаций. По оценкам Radicati Group, среднестатистический офисный клерк получает порядка 100 электронных писем в день. Это число ежегодно увеличивается на 15%. В июле 2012 года консалтинговая компания McKinsey Global Institute опубликовала доклад под названием «Социальная экономика: повышение стоимости и производительности при помощи социальных технологий» (The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies). В нём сказано, что рядовые сотрудники проводят 28% своего рабочего времени за менеджментом электронной почты.

Вдумайтесь. Если у вас 50-часовая рабочая неделя, то 14 часов из них вы тратите на чтение и написание электронных писем. Вряд ли вы проводите столько же времени в Word, Excel или других рабочих программах.

Возможно, эти цифры не были бы проблемой, если бы email действительно был эффективным каналом связи. Вернее, он является таковым для некоторых компаний. Но в большинстве случаев это не так. Разумеется, электронная почта имеет право на существование, но не стоит увлекаться. Исследования показывают, что постоянная проверка входящих снижает уровень IQ.

За последние годы электронная почта стала настоящим бичом бизнес-коммуникаций. Тем не менее не стоит винить её во всех бедах. Обвинять технологии удобно: это хорошая отмазка, чтобы не смотреться в зеркало. Ведь если мы заглянем внутрь, то поймём, что проблема не в email как таковом, а в том, как мы им пользуемся.

Суть не в том, чтобы отказаться от электронной почты (хотя некоторые так и делают). Суть в том, чтобы использовать её рационально.

С чего начать?

Поймите, email ≠ беседа

По электронной почте нельзя вести диалог так же, как в реальной жизни. Между письмами всегда есть временные промежутки, и текстовые послания не предполагают тесных дружеских проявлений к собеседнику. Джастин Крюгер (Justin Kruger) из Нью-Йоркского университета и Николас Эпли (Nicholas Epley) из Чикагского университета доказали, что ввиду отсутствия невербальных сигналов люди неверно трактуют электронные сообщения.

Психологи установили, что правильно интерпретировать настроение в текстовом сообщении получается лишь в половине случаев. Смайлы, увы, не помогут, к примеру, отличить юмор от сарказма. Это часто приводит к недоразумениям. Готовы ли вы каждый раз подбрасывать монетку в попытках угадать, понятен ли собеседнику ваш посыл?

Соблюдайте правило трёх писем

Приняв тот факт, что email не лучшее место для задушевных бесед, переходите к действиям.

Используйте правило трёх писем: если вопрос не решён за три имейла, нужна личная встреча.

Оно применимо для решения как административных задач (например, планирования собрания), так и личных. Оно сохранит вам уйму времени и убережёт от множества разочарований. Однако нравится оно далеко не всем, будьте готовы к недовольству некоторых товарищей. С разумной долей допущения, но пора избавляться от установки «по всем вопросам есть почта».

Не решайте срочные дела по email

Если проблема действительно важная и требует незамедлительных действий, не решайте её в электронной переписке. Для этого есть телефон. Пусть это станет правилом в вашей компании.

Не используйте email для управления задачами

Электронная почта — это не таск-менеджер. Но многие используют email именно в качестве такового. Неудивительно, что они постоянно отвлекаются. Открыл ящик, чтобы свериться с задачами, а на тебя обрушился поток рабочих и личных сообщений. Легко переключиться на них, забыв, для чего же открывал почтовый клиент.

Для управления задачами есть самостоятельные приложения: Todoist, DropTask, Flow и другие. Это не замена электронной почты, они направлены на цели, которых вы пытаетесь достичь.

То же самое с управлением проектами. Trello, Asana или Basecamp — удобные и доступные инструменты, которые избавят вас от километровых цепочек сообщений.

Не относитесь к общению как к добыче угля в шахте

Немногие вольны в своих трудовых отношениях. Многие ненавидят свою работу, в том числе потому, что не могут выбирать себе коллег, клиентов и партнёров. Некоторые из них слишком «заняты», чтобы говорить по телефону — лучше напишут десяток сообщений вместо того, чтобы за две минуты обсудить всё на словах.

В этом случае нужно обратить внимание на манеру их общения (слова, обороты и так далее). Спросите себя, действительно ли вы хотите взаимодействовать с людьми, шарахающимися от телефона и разговорной речи. Присмотритесь к соискателям вакантной должности в вашей компании, потенциальным клиентам или возможным будущим поставщикам. Если они изначально общаются так, словно добывают руду в шахте, то каковы шансы, что они изменятся?

Помните о жизни вне email

Она есть! Не бойтесь закрывать почтовый ящик. Мир не рухнет. Это очевидно, но для многих может стать откровением. Так, в компании Klick Health запретили сотрудникам пользоваться электронной почтой. По словам её генерального директора, email — это инструмент, отдающий контроль над собой другим людям.

А как думаете вы: действительно ли электронная почта управляет людьми, навязывая им задачи и порядок их выполнения?