Как управлять почтой: 10 советов от сотрудников TED

Кому, как не редакторам и менеджерам TED, рассказывать о методах борьбы с перегруженной почтой. По их словам, в компанию приходят сотни писем каждый день, а счётчик входящих имейлов у некоторых сотрудников уже давно перевалил за тысячу.

Майкл Маквотерс, UX-архитектор TED, предлагает 10 решений этой проблемы.

В будущем у вас будет не больше времени, чем сейчас

Майкл заметил, что многие откладывают работу с почтой на потом, потому что считают, что в какой-то момент в будущем у них будет больше времени для этого. Не будет. Ваш уровень занятости наверняка сохранится в ближайшую неделю, месяц, год. Возможно, вы даже будете рады этому. Но для почты будет столько же времени. Поэтому начинайте работать с ней прямо сейчас.

Попробуйте начать с чистого листа

Вот два способа это сделать:

1. Выделите немного времени и займитесь чисткой почты в несколько этапов. В зависимости от того, насколько много у вас писем, вам потребуется до десяти заходов, чтобы их разгрести. Если это даётся тяжело, разбейте работу на несколько 15-минутных отрезков.
2. Идите ва-банк. Выделите три или четыре часа и сделайте из своей папки «Входящие» идеал чистоты и порядка.

Выделяйте немного времени каждый день

По мнению Майкла, это самая тяжёлая часть плана. Вам придётся работать с почтой несколько раз каждый день. Он советует уделять 15 минут каждые четыре часа и заниматься только папкой с входящими письмами.

Если письмо не очень важное — удаляйте

Есть соблазн отправлять каждое мало-мальски важное письмо в отдельную папку, чтобы разобраться с ним позже. Но если письмо не заслуживает вашего внимания прямо сейчас, удаляйте его.

Отписывайтесь от каждой ненужной рассылки

Я часто грешу тем, что просто удаляю письма из неинтересных мне рассылок. Майкл же поступает более категорично:

Внизу в каждом письме есть кнопка «Отписаться» или Unsubscribe. Используйте её по назначению. И чем чаще, тем лучше. Также можете воспользоваться сервисом Unroll.me, о котором мы рассказывали здесь. Он отпишет вас от ненужных рассылок автоматически.

Если сообщение до сих пор в папке «Входящие», прочитайте его

Если письмо прошло проверку, а вы не отписались и не удалили его сразу, то прочитайте его. Если оно короткое, прочитайте сразу. Если длинное, отправьте письмо в заранее созданную папку «Прочитать» и вернитесь к нему, когда будет больше свободного времени. Майкл считает, что если вы будете честны сами с собой, то в эту папку будет попадать минимальный процент от всех писем.

Отвечать на короткие письма лучше сразу

Если присланное письмо требует быстрого ответа, ответьте... сразу. Не ждите. После отправки ответа удалите письмо. В случае, если в письме есть копия, отправленная другому получателю, и ему не нужно знать ваш ответ, удалите его из получателей.

Перенаправляйте письма коллегам, если они смогут ответить более компетентно

Перенаправляйте письмо с небольшим пояснением и удаляйте его из входящих.

Займитесь сортировкой

Любой почтовый сервис даёт пользователям возможность создавать папки. Это лучший инструмент для борьбы с перегруженной почтой. Я создал папку для работы, фотографий, учёбы и прочих вещей. Майкл предлагает сделать папки «Проекты», «Другое», «Ответить позже». Главное, чтобы вам было удобно.

Выберите правильное приложение

Для меня таким приложением стал Mailbox. Майкл тоже остановил свой выбор на нём. Но вариантов множество. Можете ввести в поиске по Лайфхакеру слово «почта» и название ОС, для которой вы ищете клиент. Обещаю, вы найдёте что-то подходящее.

Итог

Если вы не смогли прочитать статью (расскажите почему), то вот краткий перечень всех шагов:

1. За несколько подходов разберите папку «Входящие».
2. Решайте, что делать с письмом, сразу же, как оно приходит.
3. Время от времени занимайтесь чисткой почты.
4. Отписывайтесь от ненужных рассылок.