Сколько времени уходит у вас на то, чтобы договориться с другом или коллегой о встрече?
В идеальном мире достаточно пары фраз: «В четверг, в четыре?» — «Да!».
В реальности же чем большую активность вы развиваете, тем больше контактов и тем труднее согласовать встречу или даже просто созвон в Skype. У вас дела, у партнёра дела. Начинается бесконечный «почтовый теннис» согласований.
Или вы директор крупной компании. Ваше расписание должны видеть все сотрудники, некоторые партнёры, а также родные и близкие. И это расписание к тому же постоянно меняется.
Что делать?
На помощь нам придут…
Кайдзен и канбан
Итак, перед нами стоят две взаимоисключающие задачи:
- управлять всё большим количеством запланированных контактов;
- тратить на это как можно меньше ресурсов.
Вам это не напоминает классическую проблему философии кайдзен: как одновременно снижать затраты и повышать качество?
Поэтому, чтобы решить проблему, давайте используем один из инструментов кайдзен — канбан.
Канбан в своё время стал передовой методикой организации производства, когда вместо «проталкивания» деталей по конвейеру (привезли материалы, выгрузили, а дальше сами разбирайтесь) используется вытягивание (каждый последующий участок сигнализирует предыдущему о том, сколько именно материала ему нужно сейчас).
Такое же «вытягивание» можно использовать и в своём личном тайм-менеджменте.
Прямой доступ к вашему календарю
Почему бы не дать его всем партнёрам? Такая функция есть, например, в Google Calendar.
- Организуете мероприятие? Вам не нужно никого оповещать. Желающие всё видят сами и даже могут подтвердить своё участие.
- Или вы даже можете разрешить отдельным (самым важным) партнёрам самим создавать события в вашем календаре. А вы уже подтверждаете его. Экстремально? Ну, пожалуй. :) Но возможность такая есть!
- Мероприятие содержит информацию о времени, месте и наборе участников. Это экономит время на ненужные вопросы.
- Не нужен ни ежедневник, ни специальные программы. Подойдёт обычный браузер или даже смартфон.
- После встречи вы можете составить краткий её протокол и зафиксировать его там же, в календаре.
- А больше всего мне нравится вот эта функция наложения календарей разных людей друг на друга:
Смотрите, как здорово видны все окна, в которые можно засунуть совместную встречу!
А главное, все эти бесконечные вопросы «Что ты делаешь в… ?», «Можешь ли ты в… ?» останутся в прошлом.
А как же частная жизнь?
Чтобы сохранить её неприкосновенность, вы можете закрыть, чем именно вы занимаетесь.
Было:
Стало:
Кроме того, вы можете создать разные календари для рабочих дел и для личных. И доступ дать, например, только к рабочему.
Итого
Эффективность даже такого простого инструмента, как календарь, зависит от того, как вы им пользуетесь.
Совместное использование календаря может повысить не только вашу личную продуктивность, но и продуктивность небольших команд.
P. S. Эту статью я писал вместе с моим другом Владом Епанчинцевым. Спасибо ему!
Пишите в комментариях!
А как вы договариваетесь о встречах? Пользуетесь ли вы Google Calendar?
