Встречайте гостевой пост Александра Краевого! Это его первая статья на Лайфхакере, и она посвящена планированию своей жизни (идей, задач, дел, целей и т. д.).
Все люди, которые планируют или только собираются планировать свою жизнь, постоянно находятся в поиске максимально эффективной методики управления делами и временем. И этот поиск может длиться годами. Трудно поспорить с поговоркой «Вы либо жизнь планируете, либо она с вами случается».
Знаете, как планируют в армии? Раз в месяц рассаживают всех офицеров в классе, где они должны написать в специальной тетради типовые задачи месяца, план месяца и план каждой недели. Это всё раскрашивается цветными карандашами и утверждается командиром части. После этого про план забывают до следующего месяца, и, сказать честно, он был только для галочки. А если ещё проще, то на фиг никому не нужен. Я 13 лет так планировал…
После увольнения из армии меня с женой пригласили на тренинг «Стратегическое планирование следующего года». И самым большим открытием было то, что всё, что я запланировал на год, выполнил за три месяца. Планирование, теперь уже «настоящее достигательное», стало неотъемлемой частью моей жизни.
Сначала это всё было на бумаге. С развитием техники начал искать альтернативные варианты для компьютера, а впоследствии и мобильных гаджетов.
В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен сказал, что не существует такого программного обеспечения, которое бы полностью контролировало все процессы жизни, дела и т. д. Возможно, в момент написания книги так оно и было. Но не сейчас…
Я подобный поиск эффективных методик прекратил с момента знакомства с MyLifeOrganized (MLO). Это кардинально повлияло на качество моей жизни, и теперь я сосредоточен только на выполнении запланированных дел.
Чем же MLO отличается от остальных органайзеров?
Вот список из первых семи пунктов, о которых я хотел бы вам рассказать сегодня.
1. Иерархия
Внешний вид основного окна органайзера не ограничен никакими шаблонами или правилами. Вы создаёте сами свою структурную схему целей, проектов и других задач, которые отображаются схематично в иерархии и организовываются в виде дерева.
За три года использования MLO я перебрал множество схем построения списка дел и в конечном итоге остановился на иерархии на основе «колеса жизни». «Колесо жизни» — это очень мощный психологический приём, разностороннее развитие человека по всем сферам жизни, которое не позволяет бизнесмену быть несчастливым в личных отношениях, а хорошему семьянину и отцу сидеть дома без денег. То есть моя схема начинается с жизненных направлений (конечно же, всё раскрашено разными цветами):
- работа;
- бизнес;
- дом;
- семья и отношения;
- здоровье и спорт;
- яркость жизни;
- личное развитие и т. д.
Это позволяет мне видеть, в каком секторе какие цели я себе поставил, какой нужно подтянуть, а где перебор с годовой нагрузкой. Да и так очень удобно, если нужно сфокусироваться на каком-либо отдельном секторе.
Кстати, в такой иерархии задача не будет активной в списке To-Do, пока не будут выполнены все её подзадачи, и за это отдельное спасибо внутреннему алгоритму построения списка дел To-Do, встроенному в MyLifeOrganized.
2. Автоматическое планирование ваших дел
Самая крутая фишка MLO, которой я не встречал ни в одном органайзере, — это автоматическое упорядочивание списка ваших дел с учётом приоритетности задачи, которая задаётся по дате начала, сроку, важности и срочности задачи. Вы в «Схеме» задаёте свои параметры задачи, и всё! Дальше программа составляет упорядоченный список To-Do за вас.
Если же вы приверженец ручной сортировки задач, для вас есть и такая…
3. Гибкость. Работает так, как нужно вам: фильтры, виды, фокус, автоформатирование
Гибкость настроек и функций данного органайзера просто поражает. Если сравнить с боевыми искусствами, то MLO — это «восьмиугольник с боями без правил», где разрешено буквально всё. Главное, чтобы это всё было эффективно и приводило к желаемому результату!
Любой вид планирования (GTD, Кови, «Автофокус» и другие)! Управление текущими делами! Достижение целей!
Вы можете:
- Создавать собственные виды задач и списков, какие только сможет нарисовать в голове ваша фантазия.
- Разукрашивать свою систему с помощью автоформатирования (иконки, цвета, заливки по заданным вами правилам).
- С помощью фокусировки сконцентрироваться на одном каком-то конкретном направлении, цели, проекте.
- С помощью фильтров настроить список активных задач под любые необходимые условия (контексты, сроки, время выполнения, необходимое усилие, соответствие любым другим параметрам).
- Да что угодно вы можете сделать с помощью функций данной программы. Но главное, что всё это можно использовать только по необходимости. Нужен простейший список дел — пожалуйста. Программа не перегружена ненужными в данный момент настройками.
Я являюсь ярко выраженным визуалом! Поэтому для меня всё, что касается «видеть», очень важно для восприятия. И здесь дело даже не в красоте вашей системы, а в том, что это всё наглядно помогает мне быть эффективнее.
В MLO всё это доступно с помощью функций автоформатирования. И самое главное — никаких жёстких правил, только мои фантазии:
- Все важные задачи выделяю красным цветом и жирным шрифтом.
- С помощью флагов я делегирую задачи и их полноценно контролирую (поставить задачу, держу на контроле, ожидаю выполнения), а также выполняю и контролирую задачи, порученные руководством мне (ожидают выполнения от меня).
- Папки разных разделов имеют у меня различные цвета, при этом видно, есть в данной папке задачи или нет. Это очень удобно и экономит время на работу с задачами и папками.
- Определённым группам задач присвоил свои иконки (звонки, распечатать) и т. д.
Как говорят, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому вот вам скрин моей личной рабочей схемы во всей её красе:
4. Зависимости
Есть задачи, которые не могут быть сделаны, пока не будет выполнена некоторая другая задача:
- Мы не можем повесить картину, пока не купили шуруп с дюбелем и пока не одолжили у соседа перфоратор.
- Мы не можем сварить кашу, пока не купили крупу и другие ингредиенты.
И множество подобных примеров. MyLifeOrganized все эти зависимости учитывает, систематизирует и показывает наглядно.
Более того, вы можете не просто настроить зависимость одной задачи от другой, но и указать временной промежуток, через который станет активной следующая задача.
Например: доставка товара. Мы не можем сразу же после отправки заявки на склад тут же его получить и отправить клиенту. Допустим, для этого нужен минимум 1 день. Задаём зависимость с задержкой «через 1 день», и зависимая задача появится в нашем списке To-Do не ранее чем через день после выполнения блокирующей задачи.
5. Обзор
Существуют задачи и идеи, которые в данный момент не могут быть выполнены. Такие задачи в GTD относятся к категории «Когда-нибудь / Может быть», и их рекомендуется просматривать в еженедельном обзоре, чтобы не упустить важную идею в подходящий момент.
Для таких задач в MyLifeOrganized существует отдельный вид «Обзор», где вы можете настроить периодичность, с которой бы вы хотели их просматривать (освежать в памяти, чтобы принять решение действовать или отложить ещё).
Согласитесь, ведь не все идеи, мечты и задачи на будущее требуют еженедельного напоминания о себе.
Например:
- То, что хочу купить когда-нибудь, я настроил в программе просматривать раз в месяц перед зарплатой.
- Те места, где я хочу побывать / отдохнуть / попутешествовать, я настраиваю для ежегодного или полугодичного просмотра.
6. Синтаксический разбор
Для удобства быстрого ввода задач сразу с определёнными свойствами в программе существует синтаксический анализ ввода текста.
Что это?
Достаточно написать при вводе задачи «Выполнить поручение завтра в 10:00 напомнить —в5 @Работа» и нажать Alt + Enter, и программа сама присвоит задаче «Выполнить поручение» дату начала и срок, установит напоминание, присвоит высшую степень важности и необходимый контекст.
И это только один пример, а в MLO таких вариантов огромное количество.
Вот примеры из справочного руководства MyLifeOrganized правильного ввода, который может быть преобразован на данное число и время:
- завтра в 15:00;
- через 5 дней;
- пятница (ближайшая будущая пятница);
- Вт 11:20;
- Янв26;
- через 3 недели 14:00;
- через 30 мин;
- через 2 месяца;
- сегодня через 1ч 25 мин;
- через год.
7. Напоминание по месту
Напоминания на Android- и iOS-устройствах могут быть не только привязанными ко времени, но и привязанными к определённому местонахождению.
Помните пример у Дэвида Аллена про батарейки для фонарика? Хорошо, мол, чтобы система напомнила про севшие батарейки в магазине, а не дома, когда нужен фонарик.
Так вот, MyLifeOrganized напомнит именно в магазине.
Вывод
Данный органайзер можно сравнить с личным секретарём, который постоянно находится с вами, полностью фиксирует все вопросы вашей жизни и обо всём напоминает вовремя.
В этой статье я остановился только на семи самых важных для меня моментов этого органайзера. Я уверен, что, освоив функционал данной программы, вы будете максимально эффективными, результативными и никогда ничего не забудете.
Если вдруг какие-либо вопросы по планированию вы не можете решить со своим используемым органайзером или у вас есть какие-то индивидуальные требования к своему планировщику, напишите об этом в комментариях к этой статье.
Я вам докажу, что в этом направлении нет ничего невозможного!
Удачи вам и достижения максимальных результатов.
