Как 7 свойств одного органайзера помогли мне привести дела в порядок

Встречайте гостевой пост Александра Краевого! Это его первая статья на Лайфхакере, и она посвящена планированию своей жизни (идей, задач, дел, целей и т. д.).

Все люди, которые планируют или только собираются планировать свою жизнь, постоянно находятся в поиске максимально эффективной методики управления делами и временем. И этот поиск может длиться годами. Трудно поспорить с поговоркой «Вы либо жизнь планируете, либо она с вами случается».

Знаете, как планируют в армии? Раз в месяц рассаживают всех офицеров в классе, где они должны написать в специальной тетради типовые задачи месяца, план месяца и план каждой недели. Это всё раскрашивается цветными карандашами и утверждается командиром части. После этого про план забывают до следующего месяца, и, сказать честно, он был только для галочки. А если ещё проще, то на фиг никому не нужен. Я 13 лет так планировал…

После увольнения из армии меня с женой пригласили на тренинг «Стратегическое планирование следующего года». И самым большим открытием было то, что всё, что я запланировал на год, выполнил за три месяца. Планирование, теперь уже «настоящее достигательное», стало неотъемлемой частью моей жизни.

Сначала это всё было на бумаге. С развитием техники начал искать альтернативные варианты для компьютера, а впоследствии и мобильных гаджетов.

В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен сказал, что не существует такого программного обеспечения, которое бы полностью контролировало все процессы жизни, дела и т. д. Возможно, в момент написания книги так оно и было. Но не сейчас…

Я подобный поиск эффективных методик прекратил с момента знакомства с MyLifeOrganized (MLO). Это кардинально повлияло на качество моей жизни, и теперь я сосредоточен только на выполнении запланированных дел.

Чем же MLO отличается от остальных органайзеров?

Вот список из первых семи пунктов, о которых я хотел бы вам рассказать сегодня.

1. Иерархия

Внешний вид основного окна органайзера не ограничен никакими шаблонами или правилами. Вы создаёте сами свою структурную схему целей, проектов и других задач, которые отображаются схематично в иерархии и организовываются в виде дерева.

За три года использования MLO я перебрал множество схем построения списка дел и в конечном итоге остановился на иерархии на основе «колеса жизни». «Колесо жизни» — это очень мощный психологический приём, разностороннее развитие человека по всем сферам жизни, которое не позволяет бизнесмену быть несчастливым в личных отношениях, а хорошему семьянину и отцу сидеть дома без денег. То есть моя схема начинается с жизненных направлений (конечно же, всё раскрашено разными цветами):

• работа;
• бизнес;
• дом;
• семья и отношения;
• здоровье и спорт;
• яркость жизни;
• личное развитие и т. д.

Это позволяет мне видеть, в каком секторе какие цели я себе поставил, какой нужно подтянуть, а где перебор с годовой нагрузкой. Да и так очень удобно, если нужно сфокусироваться на каком-либо отдельном секторе.

Кстати, в такой иерархии задача не будет активной в списке To-Do, пока не будут выполнены все её подзадачи, и за это отдельное спасибо внутреннему алгоритму построения списка дел To-Do, встроенному в MyLifeOrganized.

2. Автоматическое планирование ваших дел

Самая крутая фишка MLO, которой я не встречал ни в одном органайзере, — это автоматическое упорядочивание списка ваших дел с учётом приоритетности задачи, которая задаётся по дате начала, сроку, важности и срочности задачи. Вы в «Схеме» задаёте свои параметры задачи, и всё! Дальше программа составляет упорядоченный список To-Do за вас.

Если же вы приверженец ручной сортировки задач, для вас есть и такая…

3. Гибкость. Работает так, как нужно вам: фильтры, виды, фокус, автоформатирование

Гибкость настроек и функций данного органайзера просто поражает. Если сравнить с боевыми искусствами, то MLO — это «восьмиугольник с боями без правил», где разрешено буквально всё. Главное, чтобы это всё было эффективно и приводило к желаемому результату!

Любой вид планирования (GTD, Кови, «Автофокус» и другие)! Управление текущими делами! Достижение целей!

Вы можете:

• Создавать собственные виды задач и списков, какие только сможет нарисовать в голове ваша фантазия.
• Разукрашивать свою систему с помощью автоформатирования (иконки, цвета, заливки по заданным вами правилам).
• С помощью фокусировки сконцентрироваться на одном каком-то конкретном направлении, цели, проекте.
• С помощью фильтров настроить список активных задач под любые необходимые условия (контексты, сроки, время выполнения, необходимое усилие, соответствие любым другим параметрам).
• Да что угодно вы можете сделать с помощью функций данной программы. Но главное, что всё это можно использовать только по необходимости. Нужен простейший список дел — пожалуйста. Программа не перегружена ненужными в данный момент настройками.

Я являюсь ярко выраженным визуалом! Поэтому для меня всё, что касается «видеть», очень важно для восприятия. И здесь дело даже не в красоте вашей системы, а в том, что это всё наглядно помогает мне быть эффективнее.

В MLO всё это доступно с помощью функций автоформатирования. И самое главное — никаких жёстких правил, только мои фантазии:

• Все важные задачи выделяю красным цветом и жирным шрифтом.
• С помощью флагов я делегирую задачи и их полноценно контролирую (поставить задачу, держу на контроле, ожидаю выполнения), а также выполняю и контролирую задачи, порученные руководством мне (ожидают выполнения от меня).
• Папки разных разделов имеют у меня различные цвета, при этом видно, есть в данной папке задачи или нет. Это очень удобно и экономит время на работу с задачами и папками.
• Определённым группам задач присвоил свои иконки (звонки, распечатать) и т. д.

Как говорят, лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать, поэтому вот вам скрин моей личной рабочей схемы во всей её красе:

4. Зависимости

Есть задачи, которые не могут быть сделаны, пока не будет выполнена некоторая другая задача:

• Мы не можем повесить картину, пока не купили шуруп с дюбелем и пока не одолжили у соседа перфоратор.
• Мы не можем сварить кашу, пока не купили крупу и другие ингредиенты.

И множество подобных примеров. MyLifeOrganized все эти зависимости учитывает, систематизирует и показывает наглядно.

Более того, вы можете не просто настроить зависимость одной задачи от другой, но и указать временной промежуток, через который станет активной следующая задача.

Например: доставка товара. Мы не можем сразу же после отправки заявки на склад тут же его получить и отправить клиенту. Допустим, для этого нужен минимум 1 день. Задаём зависимость с задержкой «через 1 день», и зависимая задача появится в нашем списке To-Do не ранее чем через день после выполнения блокирующей задачи.

5. Обзор

Существуют задачи и идеи, которые в данный момент не могут быть выполнены. Такие задачи в GTD относятся к категории «Когда-нибудь / Может быть», и их рекомендуется просматривать в еженедельном обзоре, чтобы не упустить важную идею в подходящий момент.

Для таких задач в MyLifeOrganized существует отдельный вид «Обзор», где вы можете настроить периодичность, с которой бы вы хотели их просматривать (освежать в памяти, чтобы принять решение действовать или отложить ещё).

Согласитесь, ведь не все идеи, мечты и задачи на будущее требуют еженедельного напоминания о себе.

Например:

• То, что хочу купить когда-нибудь, я настроил в программе просматривать раз в месяц перед зарплатой.
• Те места, где я хочу побывать / отдохнуть / попутешествовать, я настраиваю для ежегодного или полугодичного просмотра.

6. Синтаксический разбор

Для удобства быстрого ввода задач сразу с определёнными свойствами в программе существует синтаксический анализ ввода текста.

Что это?

Достаточно написать при вводе задачи «Выполнить поручение завтра в 10:00 напомнить —в5 @Работа» и нажать Alt + Enter, и программа сама присвоит задаче «Выполнить поручение» дату начала и срок, установит напоминание, присвоит высшую степень важности и необходимый контекст.

И это только один пример, а в MLO таких вариантов огромное количество.

Вот примеры из справочного руководства MyLifeOrganized правильного ввода, который может быть преобразован на данное число и время:

• завтра в 15:00;
• через 5 дней;
• пятница (ближайшая будущая пятница);
• Вт 11:20;
• Янв26;
• через 3 недели 14:00;
• через 30 мин;
• через 2 месяца;
• сегодня через 1ч 25 мин;
• через год.

7. Напоминание по месту

Напоминания на Android- и iOS-устройствах могут быть не только привязанными ко времени, но и привязанными к определённому местонахождению.

Помните пример у Дэвида Аллена про батарейки для фонарика? Хорошо, мол, чтобы система напомнила про севшие батарейки в магазине, а не дома, когда нужен фонарик.

Так вот, MyLifeOrganized напомнит именно в магазине.

Вывод

Данный органайзер можно сравнить с личным секретарём, который постоянно находится с вами, полностью фиксирует все вопросы вашей жизни и обо всём напоминает вовремя.

В этой статье я остановился только на семи самых важных для меня моментов этого органайзера. Я уверен, что, освоив функционал данной программы, вы будете максимально эффективными, результативными и никогда ничего не забудете.

Если вдруг какие-либо вопросы по планированию вы не можете решить со своим используемым органайзером или у вас есть какие-то индивидуальные требования к своему планировщику, напишите об этом в комментариях к этой статье.

Я вам докажу, что в этом направлении нет ничего невозможного!

Удачи вам и достижения максимальных результатов.

mylifeorganized