Находка для контрол-фрика: мини-обзор встроенного в Office365 трекера личной продуктивности

Лидия Гудкова

Менеджер по развитию бизнеса Office365 компании Softline. Фанат темы личной продуктивности. Опытная путешественница и знаток Азии. Любит конный спорт и быстрые автомобили.

Разработчики умных часов и фитнес-браслетов закрыли проблему подсчёта результатов спортивных тренировок, а компания Microsoft, похоже, намерена сделать то же самое для офисной работы. В её облачном продукте Office365 появился модуль, который скрупулёзно собирает данные о личной продуктивности пользователя и определяет активности-«пустышки», которыми вполне можно пренебречь.

Речь идёт о программном модуле Delve Analytics, который с недавних пор входит в состав Office365 и доступен на самом функциональном тарифном плане Е5. Это продукт стартапа Delve, купленный Microsoft несколько лет назад. В статусе независимого продукта Delve мало чем отличался от прочих трекеров времени. Но после интеграции с облачным пакетом Office365 он научился собирать информацию о пользовательской активности, анализировать её и предоставлять результаты анализа в наглядном виде.

Для тех, кто много работает с офисными приложениями, Delve Analytics (новое название — MyAnalytics) выполняет ту же роль, что и фитнес-браслет для занимающихся спортом. Он помогает разобраться, в каких типах «упражнений» (читай — рабочих задач) вы достаточно продуктивны, а где ваша эффективность оставляет желать лучшего. Мы выбрали пять базовых функций MyAnalytics, которые при повседневном использовании помогут работать продуктивнее и — что важнее — не делать лишнего.

Почта

Офисные сотрудники от 60 до 80% рабочего времени проводят в работе с электронной почтой. Анализируя этот процесс, MyAnalytics следит за двумя основными метриками: временем, затраченным на работу с почтой, и скоростью, с которой осуществляется коммуникация по email.

Помимо соотношения прочитанных и непрочитанных писем (привет всем поборникам пустых инбоксов), программный модуль считает примерное время, которое вы потратили на чтение и отправку сообщений электронной почты исходя из средних значений: на каждое отправленное письмо отводится 5 минут, на каждое прочитанное — 2,5 минуты. Время работы с электронной почтой учитывается для всех устройств, включая ноутбуки, планшеты и смартфоны. Это большой бонус, за который нужно благодарить кросс-платформенность Office365.

Самое интересное. MyAnalytics умеет мониторить почтовую дисциплину ваших респондентов. С одной стороны, он показывает, какая часть электронных сообщений, отправленных вами, была прочитана адресатами. С другой — позволяет судить, насколько быстро адресаты реагировали на эти сообщения. Если вы руководитель и от эффективности коммуникации по электронной почте зависит продуктивность вашей команды, эта функция как минимум не лишняя.

Собрания

О целесообразности всевозможных совещаний написано огромное количество книжек, и всё равно по этому вопросу нет какого-то общего мнения. Каждый решает для себя сам. Впрочем, трекер производительности и тут может дать пищу для размышлений. Он считает общее время, потраченное на собрания.

Самое интересное. Эта функция умеет считать время, проведённое пользователем в режиме многозадачности. Скажем, в процессе встречи вы активно отвечаете на письма — хоть с компьютера, хоть со смартфона. MyAnalytics фиксирует этот факт и отражает его в отчёте. Если процент таких многозадачных встреч в вашем графике совещаний значителен, стоит задуматься, так ли важны те встречи, на которых вы находите время писать электронные сообщения?

Полезное время

Полезное время — это такой антагонист времени, проведённому на собраниях. Примечательно, что почтовая активность также относится к полезному времени, поскольку для очень многих руководителей их работа состоит в правильной и чёткой постановке задач подчинённым. И нередко такое письмо требует достаточно глубокой проработки. Иной раз и двух часов бывает маловато.

Самое интересное. Создатели MyAnalytics уверены, что ценное время — это два или более часов между собраниями, которое пользователь посвящает выполнению прямых обязанностей. Чтобы ваша продуктивность не пострадала, имеет смысл держать этот факт в уме, планируя рабочие встречи.

Совместная работа

Ещё один полезный раздел посвящён вопросу внутрикомандного взаимодействия. Трекер на основе исторических данных формирует группу сотрудников, с которыми вы много времени проводите на встречах, ведёте активную переписку и на письма которых быстро реагируете.

Например, заглянув в MyAnalytics, вы видите, что в ваших постоянных контактах — люди из одного подразделения, но разных должностей. И со всеми ними вы состоите в переписке, и темы писем частенько пересекаются. В обычном почтовом клиенте эту тенденцию не всегда удастся разглядеть. Получив в своё распоряжение такую статистику, пользователь как минимум призадумается, как сделать коммуникацию с коллегами не такой массированной, но вместе с тем эффективной.

Самое интересное. Если вы руководитель, функция анализа совместной работы поможет понять, достаточна ли коммуникация с вашими подчинёнными. Часто это знание помогает избежать потери ценных сотрудников, которые считают, что руководитель (то есть вы) не уделяет им и результатам их работы достаточно внимания.

Внеурочное время

Как следует из названия, эта часть функциональности MyAnalytics помогает понять, насколько растягивают ваше рабочее время пустяковые «минутные» отвлечения на дела службы. Например, когда вы проверяете рабочую почту по пути из офиса в такси, сразу после пробуждения или просто на выходных, чтобы удостовериться, что никакого «пожара» нет.

Самое интересное. На учёт сверхурочной работы отлично ложится функция постановки целей, которая тоже реализована в MyAnalytics. Если вы желаете найти баланс между работой и личной жизнью, поставьте цель на количество часов внеурочного времени в неделю. Цели можно установить на любую из пяти областей мониторинга MyAnalytics. Но, на наш взгляд, именно в ограничении лишних часов и состоит главная ценность этого трекера для пользователя — научиться упаковывать активность в рамки рабочего дня и уважать время коллег, которым, может быть, не всегда удобно читать ваши письма и думать над поставленными задачами во внеурочное время.

Вместо заключения

Как видим, MyAnalytics придуман совсем не для победы над прокрастинацией. Напротив, он нацелен на достаточно мотивированных людей, которые умеют работать, но которым не помешало бы знать, из какой сферы работы с офисными приложениями можно выжать ещё несколько процентов личной эффективности.