Есть в макинтошах такой приятный инструмент как Spotlight (подобный теперь есть и в Windows начиная с Vista и в Ubuntu). Это глобальный поиск по содержимому компьютера с индексацией содержимого файлов. Обычно эта утилита работает только с локальными файлами, а что делать если у вас документооборот производится в Google Docs?
Нужно ставить бесплатную утилиту Precipitate, которая добавляет в Spotlight возможность индексации облачного хранилища данных Google Docs.
Кроме поиска по названиям документов и их содержимому, утилита может искать по закладкам Google Bookmarks и фотографиям Picasa Web Albums.
Пользователи Windows могут настроить у себя подобный поиск при помощи утилиты Google Desktop.