6 документов, которые спасут или обанкротят ваш бизнес

Как бы мы ни хотели избавиться от бюрократии, даже самая креативная компания вынуждена копаться в бумажках. И очень часто в документации существуют «дыры», способные привести к утрате материальных ценностей или утечке критичной информации, снизить качество работы с клиентами и внести проблемы в отношения между коллегами.

1. Трудовой договор

В практике встречаются настолько водянистые документы, что ими запросто можно заменить влажные салфетки. Размытые обязанности, должности и, следовательно, ответственность плохо сказываются на надёжности компании.

Начальство может поручить что угодно, но критерии качества выполнения неясны. Кто за что отвечает и кто чей руководитель — тоже непонятно, ведь все должности в договоре равны. В итоге поручения «неформального» шефа выполнять и необязательно. Уволить тунеядцев тоже непросто: Трудовой кодекс запрещает прощаться с нерадивыми сотрудниками без дисциплинарного взыскания и даже штрафовать их.

Чтобы избежать недопонимания в коллективе, пропишите в трудовом договоре должность нанятого сотрудника. Армии «программистов» и «менеджеров» мы уже повидали — не надо так. Укажите конкретную должность: «специалист по связям с общественностью», «разработчик высоконагруженных систем» и так далее. В компании необходимы штатное расписание, административная и организационная структура.

В трудовом договоре также стоит указать: «Работник непосредственно подчиняется тому‑то». Например, техническому директору. Если это линейный руководитель или, допустим, менеджер проектов, то «осуществляет общее руководство таким‑то проектом» (или «группой работников»).

2. Должностная инструкция

Вы учитесь на ошибках и уже составили добротный трудовой договор. Однако одного названия должности не хватит, чтобы обозначить зону ответственности. В помощь компаниям — должностная инструкция, где подробно описано, что делает каждый сотрудник. Программист не просто «разрабатывает программы», а выполняет задачи на конкретном участке процесса: например, front‑end, back‑end или full stack. То же самое для бухгалтера, офис‑менеджера, консультанта, юриста и прочих.

Если должностной инструкции нет, а в договоре упомянуто только «программирование» или «продажи», то получается следующее: написать код — рабочая обязанность, а вот поддерживать его, например, через год — нет. Продавать — обязанность, а вносить записи в CRM — нет.

3. Правила внутреннего трудового распорядка

Если вы не в восторге от того, во сколько сотрудники приходят на работу, как одеваются и где едят, не спешите выдвигать требования и делать замечания. Санкции за опоздания или чересчур частые перекуры в рабочее время незаконны, если в компании нет чётких норм.

Все требования к работникам должны быть прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они предусматривают все действия, относящиеся к обязанностям сотрудника в рабочее время, и не нарушают основные права и свободы гражданина. Только отталкиваясь от этого документа, можно отмечать опоздания, курение в неположенном месте или использование ненормативной лексики.

4. Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA)

Модная бумага из практики больших иностранных компаний вселяет чувство надёжности одним только названием. Кажется, что после подписи работником двух листов текста все секреты организации защищены.

Вот только упомянутые в NDA штрафы не работают и никакого возмещения «доказанных убытков» не будет, если компания находится в России.

Российские предприниматели очень часто не понимают, что без режима коммерческой тайны этот документ — не более чем простая бумажка. Введение такого режима должно проходить согласно соответствующему закону, и осуществить это под силу любому юристу.

5. Служебное задание

Сорванные дедлайны, недовольство клиентов, внезапные баги — важные задачи часто решаются в спешке и без официального поручения. Конечно, награда найдёт героя, а возмездие — провинившегося и без лишних формальностей. Однако если официально задачу не поручали, а работа выполнена «по собственной инициативе», то кому принадлежит сделанное?

Например, в компании стажируется студент. По ночам трудяга задерживается в офисе, чтобы дописать курсовую на рабочем ноутбуке. Неужели результат его стараний теперь собственность компании? Конечно, вряд ли организация будет отстаивать права на такой текст, даже если он очень хороший. Однако что, если стажёр делал не курсовую, а макет, который позже завоевал на выставке главный приз и стал топовым продуктом компании? Без официального служебного задания и принятия выполненного по акту права на макет принадлежат его автору. Возможно, он захочет оставить проект себе, создать стартап и заработать свой первый миллион.

Чтобы не допустить подобных ситуаций, никогда не пренебрегайте этими документами.

6. Договор о материальной ответственности

В идеальной для сотрудника‑хитреца компании каждая покупка из интернет‑магазина не оформлена соответствующим документом. Неясно, что будет, если залить чаем выданный ноутбук или забрать его себе. Документов на компьютер нет, на балансе он не числится. О том, что работнику выдавали устройство новеньким и исправным, не говорится ни в одной подписанной бумаге. В трудовом договоре про ответственность за переданные материальные ценности тоже ничего нет.

Трудовой кодекс утверждает, что по умолчанию за причинённый ущерб работник несёт материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Выдали MacBook Pro 15 за 200 000 рублей дизайнеру с официальным окладом в 50 000 рублей — не ждите полную компенсацию за сломанную технику.

Ситуация может быть гораздо плачевнее, если речь идёт не о неосторожности, а о мошенничестве. В моей практике был пример, когда для тестирования и презентации приложения стартап приобрёл несколько смартфонов и планшетов Apple на грантовые деньги. Тогда никому не показалось странным, что разработчики решили потратить средства на устройства в максимальной комплектации.

В конце года, при очередном визите аудиторов из фонда, всё встало на свои места. Гаджеты оказались на месте, но некоторые смартфоны не соответствовали по объёму памяти тем, что были указаны в накладных. Серийные номера также отличались. После разбирательств все указанные в документах устройства чудесным образом нашлись. Иначе говоря, стартаперы приобрели модели покруче, но потом «перепутали» со своими личными, попроще. Тогда всё списали на рассеянность, но я сомневаюсь, что смартфоны вернулись бы без расследования и накладных с серийными номерами.

Чтобы обезопасить себя от сотрудников с «очумелыми ручками», подпишите соглашение о материальной ответственности. Обратите внимание, что работник обязан возместить ущерб в полном размере только в указанных в законе случаях. Например, если вред причинён умышленно или в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.