Dropbox уже давно перестал быть простым облачным сервисом и превратился в настоящую экосистему для совместной работы над проектами. Но в его основе по-прежнему лежит хранилище файлов, возможности которого постоянно расширяются. Используйте их по полной.
1. Мгновенно делитесь файлами
Раньше в Dropbox была отдельная система для отправки файлов: приходилось использовать специальную публичную папку. Теперь всё гораздо проще.
Наведите курсор мыши на файл и нажмите «Поделиться» — так вы получите возможность создать ссылку. Любой, у кого есть ссылка, сможет просмотреть этот файл. А если собираетесь работать над документом или папкой вместе с другими людьми, то добавьте их через то же окно, используя имена или электронные адреса.
2. Восстанавливайте удалённые файлы
Если вы случайно удалите файл из Dropbox, то в течение 30 дней без проблем сможете его восстановить. А с подпиской Dropbox Professional этот срок увеличится до 120 дней.
Откройте раздел «Файлы» и слева нажмите «Удалённые файлы». Отметьте нужные элементы и щёлкните по синей кнопке «Восстановить», расположенной справа.
3. Возвращайтесь к предыдущим версиям файлов
Эту функцию оценят писатели и редакторы. Она позволяет восстанавливать более старые варианты документов.
Нажмите на три точки справа от файла и выберите «Журнал версий». Вы увидите список всех вариантов и сможете узнать, когда и кем были внесены изменения. Наведите на нужную версию и справа нажмите «Восстановить».
4. Запрашивайте файлы
Вы можете попросить добавить файлы в ваше хранилище любого пользователя — даже того, у кого нет аккаунта Dropbox. На панели слева откройте «Запросы файлов» и нажмите «Создать запрос файла».
В первой строке напишите, что конкретно вам необходимо, а во второй выберите папку. После этого останется только отправить ссылку нужному пользователю.
5. Отмечайте важные файлы и папки для быстрого доступа
Если вы храните в Dropbox много файлов, то они наверняка нуждаются в организации. Отметьте самые нужные элементы и справа нажмите «Пометить звёздочкой». Теперь на домашней странице они будут отображаться вверху экрана.
6. Сохраняйте файлы для офлайн-доступа
В мобильных приложениях Dropbox даже с базовым аккаунтом можно сохранять файлы для офлайн-использования. Чтобы получить возможность сохранять папки, понадобится подписка Dropbox Professional.
Нажмите на три точки рядом с файлом и выберите «Доступ в авт. режиме». Теперь его можно будет использовать через приложение даже без доступа к Сети.
7. Экономьте место на компьютере с помощью выборочной синхронизации
Чтобы крупные файлы из облака не занимали на компьютере место, включите выборочную синхронизацию в ПК-клиенте Dropbox. Это позволит сохранять на жёстком диске лишь определённые папки, а не всё содержимое аккаунта.
Чтобы включить функцию, откройте параметры программы и на вкладке «Синхронизация» нажмите соответствующую кнопку. Затем отметьте галочками папки, которые должны синхронизироваться с компьютером, и нажмите «Обновить».
8. Создавайте прямые ссылки на загрузку файлов
Когда вы чем-то делитесь, то по ссылке сначала открывается сайт Dropbox, и лишь после этого вы можете скачать файл. Это ограничение можно обойти: достаточно заменить в ссылке dl=0 на dl=1. Теперь после перехода по ней сразу начнётся загрузка файла.
9. Защищайте файлы с помощью двухэтапной проверки и кода доступа
Если в облаке хранится что-то секретное, то аккаунт следует защитить. Включите двухэтапную проверку, чтобы помимо пароля сервис требовал ещё и ключ безопасности. Для этого перейдите в настройки и откройте вкладку «Безопасность».
На телефоне можно активировать четырёхзначный код доступа, который нужно будет вводить каждый раз при входе в приложение. Опция находится в настройках, в категории «Расширенные функции».
10. Загружайте сканы документов прямо в Dropbox
Сканировать документы можно прямо через мобильное приложение Dropbox. Просто нажмите на плюс внизу экрана и выберите соответствующий пункт. Вы сможете скомпоновать изображение, выбрать формат, а также папку, в которую попадёт файл.