10 правил приличия при работе с электронной почтой

Новый сайт EMAIL CHARTER делится с нами десятью правилами, которые все еще могут спасти время всех пользователей при работе с электронной почтой, которая все больше и больше топит нас и захватывает всё свободное время. И зависит всё не только от числа сообщений, падающих вам. Часто проблема в том, что люди просто не делают простые вещи, способные сэкономить часы и годы жизни людям, с которыми вы работаете.

©photo

Итак, ниже 10 пунктов/советов этой хартии. 

1. Уважайте время получателя

Это фундаментальное правило. Как отправитель, вы ДОЛЖНЫ подумать, как минимизировать процессинг вашего письма. Даже если вам прийдется потратить больше времени на его написание.

2. Коротко — не значит грубо

Делайте ответы в письмах понятными, но не занимайтесь графоманством Читать будете сочинение не вы и, вероятно, не только ваш получатель.

3. Вносите ясность

Начните с темы сообщения и, если возможно, добавьте статусные теги. [Info] , [Action] , [Не срочно] , [Документы] , … Если в письме будет больше пяти предложений, то раскройте суть письма без хитрых оборотов. Избегайте странных шрифтов или цветов.

4. Задавайте простые вопросы

Плохой манерой считается вставка четырех абзацев текста из предыдущей переписки и вопросом «У кого какие мысли?» Так часто делают, поверьте. Вопрос лучше задавать после резюме прочитанного вами и с ограниченным числом ответов. Например:

Я прислал вам Договор. Когда вы сможете его подписать:

а) завтра;

б) на этой неделе;

в) требуются согласования.

Так вы исключаете часто пространные обсуждения, которые могут зародиться только потому, что кому-то нечем больше заняться.

5. Осторожнее с CC:

Не добавляйте в копию писем кучу людей просто на всякий случай. Это увеличит время ответа, съест кучу времени и часто может сделать вопрос неразрешимым. Все помнят легендарную переписку сотрудников одного из банков? 

6. Не тяните всю переписку хвостом

Многие переписки затягиваются и вырастают огромные хвосты прошлых писем. Не тяните их. Только представьте, что предстоит новоприбывшему в СС коллеге или партнеру. Лучше оставьте 3–4 последних ответа и перескажите своими словами прошлые договоренности.

7. Боритесь с картинками

Не используйте графические объекты в подписи, которые показываются некоторыми программами как вложения. Каждый раз вы заставляете проверять, что там новенького во вложении. И не вкладывайте текстовую информацию в виде файла, если ее можно вставить текстом в письмо.

8. Пользуйтесь принятыми кодами EOM или NNTR

Добавляя в тему сообщения символы EOM (= End of message) вы говорите, что обсуждение закрыто. А NNTR (= No need to respond) — что отвечать не обязательно. Это экономит и получателя и ваше время и вы не получите еще одного письма с вопросом вроде «Так, а от меня что нужно-то?»

9. Ограничивайте ответы

Вы не обязаны отвечать на любое письмо. Особенно, если оно напрямую не адресовано вам, а вы стоите только в CC. Не пишите что-то вроде «Спасибо за совет», «Спасибо за помощь» или «О, круто!» Это не реальное общение и тут свои правила, главное из которых — экономия времени друг друга.

10. Отключайтесь!

Мы все договорились тратить меньше времени на e‑mail, мы все хотим получать меньше писем. Попробуйте зарезервировать половину рабочего дня и довести до коллег, что вас не будет на электронной почте. Или возьмите за правило проводить выходные без e‑mail. А еще дайте в автоответчике в выходные ссылку на этот пост.

Подписать хартию можно тут.