7 лайфхаков для тех, кто хочет выполнять 100 задач в день

Тони Стабблбайн (Tony Stubblebine)

Предприниматель, коуч, основатель компании Coach.me.

Юристы в США выписывают счета клиентам за каждые шесть минут своей работы. Это значит, что они должны точно понимать, что полезного было сделано за такой небольшой промежуток времени. Детальный подход к отслеживанию задач приводит к росту продуктивности, и мы можем его перенять.

Проблема большинства списков дел заключается в том, что они поощряют вас копить задачи, которые не доведены до конца. Но незавершённые дела становятся источником постоянного чувства вины и прокрастинации.

Вместо этого можно использовать альтернативную систему, в которой главное внимание уделяется отслеживанию того, что вы делаете и что вы уже сделали. Она основана не на чувстве вины, а на гордости. И вот в чём преимущества детального списка задач:

• Вы не будете прокрастинировать, так как знаете, какую задачу нужно выполнить следующей.
• Когда вам нужен перерыв, вы можете делать записи в списке задач. Так вы отвлечётесь, но будет легче потом вернуться к работе.
• Изменится ваше отношение к себе. Выполняя по 100 задач в день, вы будете довольны своей продуктивностью.
• Такой список помогает войти в состояние потока.
• Включается азарт: появляется желание закрыть как можно больше задач в течение часа.
• К концу дня у вас будет от 40 до 120 завершённых задач.

Эта система лучше всего работает с обычным текстовым файлом и приложениями Remember The Milk, OmniFocus или Evernote. Работает не так хорошо с Trello, Todoist, Things и большинством других сервисов со списками дел.

1. Работайте с облачными хранилищами

Использование списка задач — это привычка. Это значит, что у вас всегда должен быть к нему доступ. Поэтому лучше всего вести и хранить свой список в облаке.

Все приложения, которые я порекомендовал выше, делают это автоматически.

Я привык работать с обычным текстовым файлом todo.txt, который храню в Dropbox, поэтому могу работать с ним когда угодно и откуда угодно. Каждый день я просто добавляю новый список выше старого. Мой todo.txt включает законченные задачи за несколько лет.

2. Учите горячие клавиши

Все программисты знают: если никогда не убирать руки с клавиатуры, работа идёт продуктивнее. Это справедливо для людей разных профессий, но чаще всего именно программисты постоянно используют горячие клавиши.

Горячие клавиши полезны при работе со списком задач. Самый распространённый вариант — нажать Alt + Tab, чтобы перейти в список дел, отметить задачу, которую вы только что закончили, записать одну-две новые задачи и нажать Alt + Tab, чтобы вернуться к работе.

Но можно делать это ещё быстрее, и в этом помогут горячие клавиши в приложениях. Вот какие рекомендую я:

• Remember The Milk: «i», чтобы выбрать, «c», чтобы завершить задачу.
• OmniFocus: ⌘N, чтобы создать новую задачу, и нажать на пробел, чтобы завершить её.
• Evernote: ⌘ + Shift + T для создания новой задачи. Для завершения нет клавиш быстрого доступа.

С текстовыми файлами немного сложнее. Я использую знак «_», чтобы выбрать задачу, а «×», чтобы пометить её как завершённую, поэтому мой список задач обычно выглядит так:

Текстовые файлы — лучший вариант для опытных пользователей, которым удобно работать с макрокомандами. Во многих редакторах, например в Sublime, есть возможность самостоятельно задавать макрокоманды и настраивать клавиши быстрого доступа.

3. Отслеживайте все задачи, даже самые небольшие

Суть альтернативного подхода — разбивать задачи на небольшие, легко выполнимые пункты. Это очень похоже на принцип следующего действия в GTD.

Задачи вроде «Написать пост в блог» слишком большие, чтобы выполнить их за раз. Написание поста может занять у вас час, если не больше. Вместо этого начните с задачи «Открыть текстовый редактор». Вот и всё, просто откройте текстовый редактор. Это первый этап задачи, которую вы должны закончить.

Например, так выглядел мой список задач, когда я писал этот текст:

И вот уже есть 15 готовых задач. Мне пришлось прерваться, поэтому в списке есть две задачи об открытии поста в текстовом редакторе.

Объём выполненной работы — это всегда предмет для гордости. Маленькие шаги помогают удерживать внимание и избегать прокрастинации: так я всегда знаю, что нужно делать дальше, и не боюсь, что это будет трудно.

4. Добавляйте задачи на ходу

Стандартный способ использования списка задач: вы добавляете много-много пунктов, которые собираетесь сделать за день, потом смотрите на него и думаете, что столько дел вам точно не выполнить. И начинаете бездельничать.

Когда у вас слишком много вариантов, это заставляет нервничать и негативно влияет на продуктивность.

По альтернативной системе вы просто добавляете одну, максимум две задачи, и приблизительно указываете время, когда планируете приступить к работе.

5. Помечайте завершённые задачи

Всегда отмечайте время окончания работы над задачей.

Remember The Milk делает это автоматически. Если вы используете OmniFocus, переходите в настройки: View → Show View Options → Custom Columns → Completion Date.

Если вы умеете работать с макрокомандами, можете запрограммировать установку отметки со временем. Вот почему я до сих пор использую Vim: мой макрос автоматически добавляет отметку о времени в конце каждой строки.

Другой способ сделать это — устанавливать время вручную. Не обязательно для каждой задачи, достаточно отмечаться раз в час.

В конце дня вы сможете оценить, как у вас получается концентрироваться. В хороший день вы будете выполнять по 80 тасков. В отличный — 120. В самый вдохновенный день я успел сделать 250.

6. Жульничайте

Эта система включает в себя возможность немного схитрить. У вас появится соблазн ставить себе совсем мелкие задачи, чтобы под конец дня вы могли со спокойной душой увидеть множество выполненных дел.

Чем легче задача, тем больше вероятность, что вы с ней расправитесь. Но завершённые задачи подталкивают вас продолжать работать дальше.

7. Поймайте «поток»

Иногда вы можете выполнить несколько задач, не записав их в список дел. Тогда добавьте их позже, когда откроете вкладку со списком.

Длинный список порождает гордость. Я часто добавляю задачи постфактум. Первой задачей в моём сегодняшнем списке дел было «Выгулять собаку в парке». Это произошло ещё за час до того, как я включил свой компьютер, но мне был нужен небольшой толчок для начала.

И наоборот, когда чувствуете, что застряли, переключайтесь на свой список задач и убедитесь, что у вас есть крошечное следующее действие.

Цель альтернативного подхода к списку задач — войти в состояние потока, а этого легче добиться, если вы завершаете задачи одну за другой.