Тридцать четыре года назад Дэвид Аллен понял, что можно давать советы людям и неплохо на этом зарабатывать — он открыл свою консалтинговую компанию и разработал систему Getting Things Done, которая позволяет лавировать между делами и высвобождать время на то, что вам действительно приносит удовольствие. С тех пор среди его клиентов были и космонавты на МКС, и рок-музыканты, и CEO крупнейших компаний, а Forbes включил его в топ-5 лучших бизнес-тренеров США.

GTD — это довольно простая методика повышения собственной эффективности, требующая на начальном этапе весьма серьёзной дисциплины. В соответствии с GTD, для того чтобы успешно делать одно дело, необходимо освободить голову от всех остальных задач и фокусироваться именно на нём. То есть вместо того, чтобы занимать разум запоминанием всех предстоящих дел, задачи фиксируются в соответствии с определённой системой.

— Дэвид, расскажите о вашей аудитории. Кому стоит следовать вашим советам и жить по системе GTD?

— GTD одинаково актуальна для всех, но те, кто её действительно применяет, объединены не по социальному, возрастному или географическому принципу — это люди с определённым складом ума. Все, кто проявляет интерес к GTD, через 18 месяцев замечают, как их жизнь меняется в лучшую сторону. По факту система может одинаково эффективно работать как для тинейджера, так и для CEO крупной компаний, или же может быть для них одинаково бесполезной.

— Вы применяете всё, что рекомендуете?

— Да, иначе я просто не справлюсь — у меня всё выйдет из-под контроля. Мне на ум приходит образ сёрфера на доске, на большой волне. Вы, наверное, обращали внимание на то, что они привязаны к доске специальным ремешком. Зачем? Чтобы иметь возможность оперативно вернуться назад на доску после падения. То, чему учит GTD, — это быть на волне, быть креативным и продуктивным. Но даже самые эффективные люди позволяют себе выходить из-под контроля. Если вы периодически не падаете с доски, значит, вы выбираете слишком простые волны. GTD позволяет осознать, что вы выпали из продуктивного состояния, и быстро вернуться в него.

Когда вы берётесь за какое-то новое дело, подписываетесь под необычную задачу — вас легко может смыть с доски. В этом нет ничего плохого, но благодаря структурному подходу вы знаете, за что браться и как выйти сухим из воды.

— С какими проблемами чаще всего приходят, на что жалуются?

— В основном люди обращаются из-за стресса, общего состояния беспокойства из-за перегруженности мозга. Слишком мало времени и слишком много дел. Но на самом деле проблема не во времени, а в том, что люди хотят больше ментального пространства, хотят быть более креативными и делать то, что их радует.

— Самые необычные кейсы?

— Мы делали коучинг для астронавтов, когда они были на космической станции. Среди них была Кэтрин Коулман (Catherine Coleman), одна из первых женщин-астронавтов. Это были интересные сессии, так как нам приходилось прерываться, когда она оказывалась на другой стороне планеты, и потом возвращаться к разговору, когда она опять выходила на связь.

— Чем вы больше всего гордитесь?

— Создание моей первой книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» потребовало от меня неимоверных усилий и заняло огромное количество времени. Я практически стал алкоголиком, пока писал книгу о том, как жить без стресса. Но тогда я работал полный рабочий день и отдельного времени на подготовку книги не мог себе позволить. Главное, я не был уверен, смогу ли я передать накопленные за 25 лет знания таким образом, чтобы они действительно помогли людям. Мы регулярно до сих пор получаем письма благодарных читателей, но есть одна проблема: некоторые люди после прочтения оказываются перегруженными информацией, потому что я включил в книгу всё, что могло потребоваться человечеству в случае, если бы меня сбил автобус.

— Какая разница между GTD и стандартными списками дел на день? Практически каждый из нас пишет такие списки каждый день, и случается, что составление списка занимает больше времени, чем вычёркивание.

— Зачастую люди фиксируют только самые важные вещи, а сотни дел, которые не так важны, вообще не учитываются. Люди полагают, что если дело не важное, то его можно и не записывать, но именно такие маленькие задачи, прокручиваясь в голове, используют значительную часть ресурсов головного мозга.

Для того чтобы быть свободным и иметь возможность фокусироваться на наиболее значимых вопросах, необходимо избавиться от всего, что не так важно.

— Да, но вещи бывают настолько незначительные, что записать их дольше, чем сделать.

— Но, если вы не делаете их сразу, они будут беспокоить вас, и вы будете неоднократно к ним возвращаться. Сколько раз вы хотите напоминать себе о том, что вам надо купить еду для кошечки? Или что вам надо позвонить сестре? Каждый раз, когда вам в голову приходит какая-то даже самая незначительная задача, надо достать блокнот и записать её, если только вы не планируете выполнить эту задачу прямо сейчас.

— Сколько у вас таких категорий списков?

— Если честно, то я не помню — давайте посмотрим. Всего порядка 20, но непосредственных напоминаний к действию около восьми.

У меня есть категория «Проекты», «Разговоры» — здесь хранятся задачи, по которым следующим шагом было бы обсуждение какой-то темы с кем бы то ни было.

Дальше идут «Звонки», за ними — «Вещи, которые мне нужно сделать на компьютере» и, обратите внимание, те, которые не требуют интернета. У меня много перелётов, и не на всех самолётах есть Wi-Fi, и, соответственно, это единственный список, с которым я смогу работать.

Следующая категория — «Работа на компьютере с подключением». Ну тут всё понятно. Ещё у меня есть список «Написание текстов», это тоже работа на компьютере, но она требует совершенно другого состояния, в определённом настроении и контексте.

«Текучка» — вопросы, которые можно решить на ходу. «Дом» — действия, которые я должен сделать, находясь дома.

Есть у меня и такой список, я назвал его «Сёрфинг». Это всякие забавные или познавательные ролики, например котики, которые играют на фортепиано, в общем, видео, которые мне присылали или с которыми я сталкивался. Я почти никогда туда не заглядываю, но, в принципе, когда у меня есть подключение, время и желание, я могу к ним вернуться.

А вот список «Вопросы, по которым я жду информацию или действий других людей». Ну и конечно, календарь — это основной скелет или ландшафт моей жизни. Представьте, вы запишете все эти дела в один список — будет настоящая путаница. Поэтому я создал более сложную структуру, чтобы упростить её. Если у меня сегодня будет всего несколько свободных минут, я, пожалуй, забуду о креативных текстах, которые мне надо писать. Если я не дома, то мне нет смысла смотреть список «Дом». Я всё отсортировал так, чтобы ничего не забыть и не тратить своё умственное пространство на запоминание, при этом имея возможность быстро обратиться к задачам, на которые у меня есть время.

— Вы предпочитаете бумажные носители или электронные приложения? Какие вы можете посоветовать?

— Для того чтобы что-то не забыть, я всегда ношу с собой маленький блокнотик, где всё и фиксирую. После этого я вношу все задачи в компьютер. В целом любой менеджер задач подойдёт. Люди пытаются использовать свою голову в качестве офиса, и все лайфхаки, по сути, это версии внешнего мозга. Как мне сделать подходящие напоминалки для того, чтобы видеть то, что мне нужно сделать в тот момент, когда мне нужно это сделать.

Вам решать, подходит ли для вас такой образ жизни, а GTD — это на самом деле не система техник, а именно образ жизни, в котором, с одной стороны, всё чётко регламентировано, а с другой, есть возможность с головой уходить в то, что действительно нравится, и не занимать голову тем, что может хранить бумага.

Подробнее о GTD можно прочитать в последнем издании «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», которое выйдет в России в сентябре 2015 года.

Редакция благодарит компанию «Активный мир» за возможность задать вопросы спикеру.