Система GTD, проверенная годами практики

Наш читатель Олег Бондаренко делится своей проверенной годами GTD-системой организации дел и всей жизни. Не секрет, что мы знаем про GTD и подобные механики почти все, но редко долго способны ими пользоваться. Уверены, что история успеха на этой ниве вам будет интересна.

Далее конспективно приведена личная имплементация GTD в форме, которая выдержала испытание годами. Возможно, кому-то поможет.

Входящие задачи, идеи, мысли делю следующим образом:

• Что можно спихнуть сразу на другого исполнителя, сразу спихиваю. Добавляю задачу-напоминалку «Проверить исполнение».
• Что можно сделать прямо сейчас за 5–15 мин. Сажусь и делаю.
• Что требует большего времени или не может быть исполнено прямо сейчас. Сюда же относятся задачи-напоминалки типа «Проверить состояние проекта ХХХ». Сразу вбиваю в список задач на телефоне или Google Tasks — все синхронизируется.
• Что интересно и может быть перспективно. Скидываю кучей в Evernote. Примерно раз в неделю пересматриваю, сортирую по блокнотам. Что-то вырастает в задачи.

Подробнее по 3‑му пункту.

Для успешного ведения списка задач необходима жесткая формализация, минимизация затрат по управлению и получению данных. Достигается это следующим образом.

Каждая задача имеет структурированное наименование вида: Проект | Объект | Действие

Проект – это крупная группировка задач, сокращенный код типа ДОМ, ОФИС, КЛИЕНТ1, … По каждому Проекту должно быть в среднем 1–10 задач. Если задач по Проекту стабильно больше, выделяю часть в дополнительный Проект. Таким образом, группировка задач всегда одноуровневая. Как показала практика, более наглядная группировка задач в виде многоуровневого дерева на самом деле излишне трудоемка и снижает мотивацию по эффективному пользованию системой.

Поиск задач по Проекту выполняется базовыми функциями: поиском или сортировкой – мой любимый способ.

Объект – это предмет или человек, над которым необходимо произвести действие. Здесь все просто.

Действие – элементарное действие, которое необходимо совершить над Объектом.

Другой наиважнейший момент: каждая задача содержит дату исполнения. Если вы не уверены на счет срока задачи, ставьте текущую. Если вы поставите текущую дату и ни чего больше не предпримете, завтра задача будет в списке просроченных и вам придется принять по ней решение. Например, убрать в заметки о жизни.

Иногда по некоему Проекту вырисовывается список задач, сроки и последовательность исполнения которых на данный момент не ясны. В этом случае завожу общую задачу вида: Проект Задачи. В комментариях перечисляю список задач. Со временем ситуация становится яснее, что-то вычеркивается, что-то исполняется, что-то вырастает в отдельную задачу. В любом случае, даже по такой групповой записи я определяю дату – когда необходимо к ней обратиться и провести ревизию.

И последнее. На моей практике примерно 50% задач не исполняются (или не могут быть исполнены) на выбранную дату. Многое зависит не от меня. Задачи типа «Проект состояние проверить» вообще являются длительными и требующими периодического внимания. Что-то уточняется и дополняется. Такие задачи постоянно переносятся на более поздние даты. Это нормально (в этом, кстати, огромный плюс электронных органайзеров). Ручной труд по переносу сроков полезен и в том смысле, что, бывает, наталкивает на важные мысли.