В чём проблема наличных для бизнеса
Индивидуальные предприниматели и юрлица не могут тратить деньги компании так же просто, как личные. Они лежат на расчётном счёте в банке, и об операциях с ними нужно отчитываться.
Чтобы взять деньги с расчётного счёта, нужно ехать в банк или брать деньги из кассы. Это долго, неудобно и создаёт дополнительные сложности для налоговой отчётности, особенно если речь о небольших ежедневных расходах: оплатить интернет и мобильную связь, заказать такси, купить бумагу для принтера или съездить в командировку.
Дополнительная проблема наличных — подозрение со стороны Центробанка и налоговой. Они не любят, когда предприниматели пользуются наличкой, потому что не видят, куда идут деньги. Поэтому снимать больше 100 тысяч рублей с расчётного счёта нельзя: могут подумать, что вы занимаетесь неправомерными операциями, и прийти к вам с проверкой финмониторинга банка.
Получается, платить наличными слишком хлопотно: это непрозрачность расходов, дополнительная работа для бухгалтерии и неприятное внимание со стороны госорганов. Вместо наличных можно пользоваться картой для бизнеса — такую предлагают многие российские банки. Дополнительно начать экономить поможет программа Mastercard Бизнес-Бонус, дающая держателям бизнес-карт скидки и привилегии.
Что такое бизнес-карта
Это обычная банковская карта для юридических лиц, привязанная к расчётному счёту ИП или ООО. Карта делает оплату быстрой и простой, так же как и переводы на расчётный счёт. Ей можно пользоваться как привычной картой: оплачивать ежедневные расходы и закупки, снимать деньги в банкомате и выпускать дополнительные бизнес-карты для сотрудников.
Бизнес-карту выдаёт банк, в котором у вас открыт расчётный счёт. Она подойдёт для любого типа бизнеса и системы налогообложения. Неважно, что у вас: школа иностранных языков, мебельная фабрика или круглосуточный шиномонтаж.
Зачем нужна бизнес-карта
1. Чтобы вовремя оплачивать счета
Бизнес-картой можно оплачивать счета за аренду офиса, ЖКУ, электроэнергию или интернет. Самый удобный вариант — настраивать автоплатежи и не держать всё в голове. Если счета оплачивает сотрудник, с бизнес-картой не нужно готовить авансовый отчёт.
2. Чтобы быстро оплачивать ежемесячные услуги
Например, в приложениях такси, каршеринга или мобильного оператора. Деньги будут списываться с расчётного счёта без комиссии и платёжных поручений. Точно так же оплачивать услуги сервисов могут ваши сотрудники — не надо заранее выдавать им деньги под отчёт, а потом собирать сдачу.
3. Чтобы оплачивать рекламу в соцсетях
Бизнес-карту можно привязать к рекламному кабинету «ВКонтакте», Facebook или Instagram и оплачивать с неё продвижение. Другой вариант — выпустить дополнительную бизнес-карту для маркетолога и установить по ней лимит. Сотрудник не сможет превысить рекламный бюджет, а у вас будет возможность посмотреть историю операций.
4. Чтобы собрать выручку
Бизнес-карта пригодится, если вы каждый день собираете выручку с точек и вносите деньги на расчётный счёт. Эту операцию можно поручить кассирам или курьерам, чтобы они пополняли расчётный счёт с помощью карты в банкомате. Так вы сможете отказаться от услуг инкассации наличных и охраны. При внесении денег можно выбрать источник поступления средств, который отразится в назначении платежа. Например, выручка от продажи товаров и услуг.
5. Для закупки товаров
Закупки у поставщиков можно оплачивать картой, а не с расчётного счёта. Закон не устанавливает лимит по таким операциям: если у вас сделка на 1 миллион рублей, платите миллион по карте.
6. Чтобы заправляться на АЗС
Если бизнес связан с постоянными разъездами, по карте можно расплачиваться на АЗС. Это можете делать вы, ваш водитель или сотрудники, использующие машину. Для каждого можно выпустить бизнес-карты, установив лимит на нужную сумму. Это удобнее, чем выдавать деньги под отчёт и собирать сдачу.
7. Чтобы оплачивать налоги
По бизнес-карте, привязанной к вашему расчётному счёту, можно оплачивать государственные пошлины, консульские и визовые сборы, страховки и налоги. Это удобно, потому что платить можно в интернете, без визита в налоговую или страховую компанию. Чек, подтверждающий операцию, придёт на электронную почту.
8. Чтобы отправить сотрудника в командировку
Обычно деньги на поездку выдают через кассу, а билеты и отель покупают через расчётный счёт. Более простой вариант — выдать сотруднику карту компании с установленным лимитом, чтобы он сам купил билеты, забронировал отель и расплачивался ей в поездке. Чтобы посмотреть, на что ушли деньги, не нужно ждать авансового отчёта сотрудника — все расходы по карте будут отображаться у вас в личном кабинете.
9. Чтобы не хранить крупные суммы наличных
Если платите наличными, у вас должен быть сейф. При этом нужно не забывать вести строгую отчётность и всегда иметь при себе деньги компании, чтобы не платить своими. Юрлицам нельзя отдавать больше 100 тысяч рублей за сделку — придётся платить через расчётный счёт.
С картой всё проще: деньги компании доступны в любое время и вам не нужно переживать за их сохранность. Можно оплачивать сделки на любую сумму, а баланс и операции отображаются в режиме реального времени.
10. Чтобы знать, куда уходят деньги
Вы можете оформить несколько бизнес-карт для компании и на каждую установить индивидуальный лимит: у директора — один, у водителя — другой. Это упрощает контроль оборота средств и ведение бухгалтерии.
Привяжите карту к смартфону, установите мобильное приложение и узнавайте, кто на что тратит деньги. Если кто-то из сотрудников купил на средства компании новенький iPhone, вы это увидите и вычтете сумму из зарплаты. Чтобы не было разборок, выпустите приказ о карте, в котором чётко установите, кто может пользоваться картой, что покупать и на какую сумму. Вы всегда сможете изменить лимиты или заблокировать карту.
Как отчитываться по карте
Если вы ИП на УСН или патенте, отчитываться по карте не нужно. Компании, налог которых зависит от расходов, отчитываются по карте так же, как по наличным: готовят приказ о тратах, собирают чеки и квитанции об оплате и включают их в отчёт. Если картой пользуется сотрудник, ему нужно оформить авансовый отчёт и приложить к нему все чеки, но оформлять заранее «выдачу средств под отчёт» не нужно.
Коротко
Платить бизнес-картой Mastercard удобнее, быстрее и безопаснее, чем наличными. В зависимости от деятельности и оборота можно выбрать тип бизнес-карты, которая лучше подходит для вашего дела. Она сэкономит время, разгрузит работу бухгалтерии и сделает прозрачными расходы в компании. По карте можно получать дополнительные преимущества, пользуясь скидками и привилегиями программы Mastercard Бизнес-Бонус.
