7 правил делового общения в мессенджерах

1. Не используйте мессенджер как единственный канал коммуникации

Чат — это для оперативности. В нём удобно быстро прояснить те рабочие моменты, которые не могут ждать. Однако не стоит переводить всю рабочую переписку в мессенджер: ключевые сообщения в нём теряются (а иногда их удаляют), а к обсуждению вопроса зачастую подключаются люди, в компетенцию которых не входит принятие решений. Это лишь усложняет коммуникацию.

2. Не принимайте серьёзные решения в переписке

Несмотря на повальное использование мессенджеров как в небольших, так и в международных компаниях, деловой этикет пока не относит этот канал к официальному. Так, при возникновении спорной ситуации правда будет за тем, кто закрепил договорённость email-письмом.

Используйте рабочую почту, чтобы зафиксировать соглашения, достигнутые в WhatsApp или Telegram, и координировать дальнейшие действия.

Ещё один аргумент в пользу этой рекомендации — в почте документы хранятся более надёжно, при необходимости вы быстро найдёте нужную информацию. Тогда как из чата вас могут исключить, а сам мессенджер и вовсе может быть завтра заблокирован.

3. Пишите кратко и по делу

Пользователи мессенджеров не любят длинные сообщения, которые нужно бесконечно скроллить.

Формулируйте свои мысли чётко и однозначно и придерживайтесь правила «одна мысль — одно сообщение». Будьте лаконичны, не выражайтесь образно и избегайте слов-паразитов. Это засоряет переписку. Вместо того, чтобы долго что-то описывать, отправьте пример — ссылку или картинку. Так вашему собеседнику сразу станет понятно, о чём речь.

4. Следите за стилем сообщений

Рабочая переписка в мессенджере не предполагает такого неофициального общения, которое можно позволить себе с лучшей подругой или мамой. После создания чата или диалога не стоит отправлять кучу смайлов и использовать слова, которые могут быть неизвестны вашим собеседникам (например, ASAP или «форварднуть»).

Чтобы удобнее переключаться с личной коммуникации на рабочую, распределите переписку по мессенджерам. Так, Telegram можно использовать для рабочего общения, а WhatsApp — для личного.

5. Будьте внимательнее со смайликами

Смайлики в деловой переписке уже давно стали предметом оживлённых споров. Но если говорить об общих правилах, здесь всё довольно просто.

Если вы только познакомились с человеком и не видели его лично, не шлите ему смайлики: он может не оценить, и ваше дальнейшее общение сложится не лучшим образом.

Когда вы переписываетесь с коллегой или заказчиком, которого давно знаете, и понимаете, как он реагирует на сообщения, смайлики будут уместны. Однако здесь всё равно лучше обойтись стандартным набором, а стикеры с Егором Летовым и шаржами на известных политиков лучше оставить для друзей.

6. Не бойтесь часто использовать знак вопроса

Главная задача переписки в мессенджере — быстро получить ответы на текущие вопросы. При этом многие довольно часто подробно описывают суть вопроса, но не объясняют, что хотят получить от коллег или заказчика.

Задавайте вопросы, используйте вопросительные знаки. Это привлечёт внимание собеседника к сообщению и побудит его ответить вам как можно скорее.

7. Проверяйте Т9

Автозамена позволяет избежать грубых орфографических ошибок, но иногда работает против вас. Если вместо слова «продуктолог» вы отправите «проктолог», получатели не сразу поймут смысл. А те, у кого с чувством юмора не очень, и вовсе обидятся.

По возможности используйте десктопные версии мессенджеров. Перед отправкой сообщение можно быстро проверить на ошибки и исправить их при необходимости.