Простая email-привычка, которая поможет вам быть более продуктивным

Сегодня мы расскажем об одном простом правиле, которое поможет вам взять свою электронную почту под контроль и выполнять дела с большей эффективностью.

Для этого вам не нужно будет штудировать книги, смотреть видео, что-то покупать, скачивать или выдумывать. Всё, что вам нужно, — это просто начать пользоваться тем, что уже есть в вашей электронной почте.

Одно простое правило

Нажмите на флажок/звёздочку рядом с сообщением, если оно важно для вас.

Вот и всё. Потратьте несколько минут на то, чтобы прямо сейчас зайти в свою электронную почту и отметить звёздочкой или флажком (в зависимости от вашей почты: звёздочки — Gmail, флажки — Outlook и Mail.app к примеру) все важные письма, с которыми вам необходимо разобраться.

Для того чтобы отметить сообщение, просто нажмите звёздочку/флажок рядом с сообщением или воспользуйтесь комбинацией горячих клавиш:

Gmail: S.

Outlook и Outlook.com: INSERT.

Mail.app: Cmd + Shift + L.

Когда вы закончите с этим, можете архивировать оставшиеся письма, чтобы они не маячили у вас перед глазами.

Составьте список дел с помощью своей почты

Теперь перейдите к тем письмам, которые вы отметили. Отныне эти письма — это ваш список дел. Когда вы разберётесь с письмами на сегодня, уберите с них отметку или просто удалите, если в них больше нет необходимости.

Забегая вперёд, скажу, что вам не нужно посвящать много времени новым письмам — всего две минуты или даже меньше, чтобы понять, нужно или не нужно ставить звёздочку/флажок. Ваш список задач — это только отмеченные письма, а не все письма в вашем почтовом ящике.

Даже если у вас нет никаких других списков задач, списка дел в вашем почтовом ящике будет достаточно, чтобы вы всё успевали и ничего не забывали.

С помощью электронной почты вы также можете ставить себе задачи самостоятельно: просто отправляйте самому себе письма и отмечайте их звёздочкой/флажком. Это очень быстро и просто, не нужно даже в это время быть за компьютером, достаточно всего лишь смартфона.

Отфильтровать подобным образом все необходимые письма намного легче, чем каждый раз рыскать по всей электронной почте (натыкаясь на все письма, которые вам прислали за неделю, месяц и даже год) в поисках важных писем, не так ли?

И напоследок

1. Если у вас не работают горячие клавиши, проверьте в настройках, включены ли они у вас.
2. Если вы понимаете, что не сможете управлять списком своих дел подобным образом, ознакомьтесь с Getting Things Done (методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом, в буквальном переводе означает «доведение дел до завершения»). Конечно, вам потребуется некоторое время, чтобы разобраться с методикой, но в итоге вы сможете повысить свою продуктивность, а значит, останетесь в выигрыше.