Неочевидный, но работающий способ сократить время работы с почтой

Джон Смит (Jon Smith), занимающийся техподдержкой в MailChimp, методом проб и ошибок вывел для себя идеальную формулу для работы с почтой. Сначала он насоздавал множество папок, потом удалил все до единой, но ни один из этих подходов не сработал. И тогда он пришёл совсем к другой системе.

Несмотря на то, что ответы на письма занимают чуть ли не центральное место в его работе, он смог сократить время, затрачиваемое на различные действия с почтой, до полутора часов в день. Он обнаружил, что, даже когда почтовый ящик ломится от писем, пара простых действий может кардинально изменить положение.

На что не стоит тратить время

Как рассказывает Джон, сначала он пытался классифицировать письма и создавал всевозможные папки: для сообщений от начальника, для информации по различным проектам, сообщений, по которым нужно было предпринять какие-либо действия и так далее. Он считал, что это должно помочь ему сэкономить время. Но на деле он начал тратить больше времени на попытки запомнить свою систему классификации и меньше — на саму работу.

Например, я получил сообщение от начальника о проекте, над которым работал, и это сообщение также требовало от меня предпринять определённые действия. В какую папку его следовало поместить? И какова была вероятность, что я запомню, где впоследствии искать это письмо?

Джон Смит

Поэтому Джон решил избавиться от всех папок, и на его почте воцарился полнейший хаос. Отсутствие системы было не лучше слишком сложной системы. Тогда Джон решил ещё раз пересмотреть свой подход к работе с почтой. Он решил сортировать письма не по теме, а по типу действий, которых они требовали предпринять. И вот как это сделать.

Не усложняйте

Просто оставляйте в папке «Входящие» только те сообщения, на которые вам нужно будет ответить. Самые важные из них, если вы не можете разобраться с ними сразу, помечайте как непрочитанные.

Возможно, это покажется вам нелогичным, ведь самые горящие дела следует выполнить как можно быстрее. Так и есть, и иногда действительно есть необходимость сразу ответить на такие сообщения. Но, пометив важные сообщения непрочитанными, вы точно не потеряете их в общей массе. Кроме того, так у вас нет необходимости перемещать эти письма: они остаются в папке «Входящие» и будут привлекать к себе внимание, пока вы до них не доберётесь.

Я стараюсь делать так, чтобы в моём почтовом ящике не скапливалось более 60–70 сообщений за один раз. Это именно то количество писем, с которым я спокойно могу справиться за один присест.

Джон Смит

Создайте для себя постоянный график работы с почтой

Каждое утро Джон выделяет час на то, чтобы почистить почтовый ящик. Как уже упоминалось, срочные сообщения он часто оставляет «непрочитанными». Джон быстро просматривает новостные рассылки и внутренние сообщения компании и отвечает на максимальное количество несрочных сообщений, с которым он может справиться в пределах этого часа.

Когда час, выделенный на работу с почтой, подходит к концу, Джон Смит не закрывает почтовый ящик, но уделяет ему гораздо меньше внимания. По мере того, как приходят новые письма, он быстро просматривает их содержание и имена отправителей, чтобы присвоить им определённый приоритет. Если на сообщение можно ответить не отрываясь надолго от других дел, Джон делает это. Но он не начинает снова заниматься почтой.

Ближе к концу рабочего дня Джон выделяет ещё 30 минут на то, чтобы посвятить их исключительно работе с почтой. В это время он занимается письмами, которые требуют от него каких-либо действий: дать одобрение, написать развёрнутый ответ или принять какое-либо решение. Именно тогда он уделяет внимание сообщениям, которые пометил непрочитанными.

Я мог бы тратить гораздо больше времени на работу с почтой, но такие временные ограничения помогают мне лучше сконцентрироваться и быть более продуктивным.

Джон Смит

Классифицируйте письма по типу ответных действий

Для некоторых сообщений Джон всё-таки создал отдельные папки. Определённые письма, которые он не помечает непрочитанными, он распределяет всего по двум направлениям. Сообщения, которые требуют каких-либо действий или ответа от коллеги (не обязательно срочного), Джон помещает в папку «Сделать». Она предназначена для писем, с которыми можно разобраться на следующий день или позднее в течение недели.

Ещё менее срочные письма Джон перемещает в папку «Прочитать». Кроме того, он пользуется специальными фильтрами, которые автоматически помещают новостную рассылку в эту папку. Чтобы установить фильтры, нужно потратить всего пару минут, но это простое действие впоследствии сэкономит вам много времени и усилий.

Если вы воспользуетесь таким методом, то получите три активные папки, различающиеся по степени срочности ответа на сообщения: «Входящие» с непрочитанными сообщениями, «Сделать» и «Прочитать».

Архивируйте сообщения

Для всего остального Джон Смит использует функцию архивации сообщений. Это помогает ему очистить почтовый ящик и голову от ненужных задач.

Как только я прочитываю сообщение и предпринимаю необходимое действие, будь это новости компании или рассылка, на которую я подписан, я архивирую его.

Джон Смит

Если в сообщении содержится важная информация, которую Джон хотел бы сохранить на будущее, он помечает архивированное сообщение звёздочкой, чтобы его можно было быстрее найти.

Будьте особенно внимательны, когда решаете удалить сообщение

Джон редко пользуется функцией удаления сообщений. Это урок, который он извлёк из реальной практики. Однажды Джон удалил сообщение от коллеги, содержащее информацию, которую на тот момент он не посчитал важной. Уже после того, как этот сотрудник покинул компанию, Джону понадобилась информация из того письма. Тогда он и понял, что попал в переплёт.

После этого я стал удалять только те письма, которые абсолютно точно не пригодятся мне в будущем. Не обижайтесь, дорогие коллеги, которые присылают мне милые гифки с котиками, но именно такие сообщения и попадают в «Корзину».

Джон Смит

Чтобы прийти к этой системе, Джон Смит перепробовал множество разных подходов, которые оказались для него недостаточно эффективными. Он тестировал методы, которыми пользовались другие люди, но очень скоро понимал, что ему нужно попробовать что-то другое. Джон пришёл к выводу, что любая система работает только тогда, когда хорошо вписывается именно в условия вашей конкретной работы.

Попробуйте этот метод или поищите что-то своё. Возможно, вам удастся найти способ тратить на работу с почтой ещё меньше времени.