Как перестать страдать от приближения дедлайна

Согласно опросу ресурса CareerCast, горящие сроки являются одной из самых распространённых причин стресса на рабочем месте.

Но если вы перестанете воспринимать дедлайны негативно, то сбережёте немало нервов. Вот несколько эффективных трюков, помогающих справиться с работой быстрее.

1. Установите несколько сроков вместо одного

Экономисты Дэн Ариэли и Клаус Вертенброх провели исследование, пытаясь выяснить, как люди справляются с планированием своих задач и избегают прокрастинации. Испытуемых разделили на три группы, дали им всем работу, разбитую на три задания, и установили разные сроки:

1. Первой группе было велено выполнять по одной задаче в неделю и каждые 7 дней отчитываться об успехах.
2. Второй группе дали срок три недели на все задания.
3. Третья группа устанавливала дедлайны по своему усмотрению.

В результате первая группа, которая была вынуждена отчитываться о выполнении заданий еженедельно, гораздо лучше справилась с работой — люди допускали меньше ошибок и аккуратнее соблюдали сроки.

Исследование показывает, что лучший способ устанавливать наиболее реалистичные и наименее напрягающие сроки — разбивать большие проекты на мелкие задачи, назначая для каждой из них свой дедлайн.

Например, задача «представить проект заказчику до 15 августа» может вас изрядно напрячь — она выглядит слишком уж грандиозной. А вот варианты «сделать набросок к 1 июля», «сделать макет к 15 июля», «создать прототип к 31 июля» смотрятся куда более простыми и доступными — у вас есть конкретные сроки и конкретные действия, которые нужно предпринять.

Кроме того, равномерное распределение сроков позволяет вам прочувствовать прогресс, что дополнительно мотивирует вас. Пример из мира животных: психолог Кларк Халл исследовал, как крысы проходят лабиринты в поисках пищи. Он обнаружил, что зверьки, уже нашедшие одну награду, прилагают больше усилий, продолжая поиск. Халл назвал такое поведение гипотезой градиента цели.

Если вы визуально наблюдаете прогресс в работе, то получаете дополнительный стимул не ослаблять усилий. Проще говоря, когда по мере продвижения по списку дел вы вычёркиваете всё больше и больше пунктов, это мотивирует вас заканчивать работу скорее. Существует огромное количество таск-менеджеров, позволяющих отслеживать прогресс, — выбирайте любой.

2. Найдите свой идеальный уровень стресса

Мы привыкли считать, что стрессы — это нечто однозначно плохое и в идеале их нужно всячески избегать. Но это не совсем так. В небольших количествах стресс может нас мотивировать.

Закон Йеркса — Додсона, сформулированный психологами Робертом Йерксом и Джоном Додсоном ещё в 1908 году, гласит, что чем больше человек психически напряжён, тем эффективнее он работает. Но после достижения определённого порога этого состояния производительность идёт на спад и человек опускает руки.

Когда мы испытываем стресс, в организме повышается уровень адреналина, который делает нас более внимательными, обостряет чувства и придаёт нам сил. Стресс — это своего рода допинг, который даёт нам временный бонус как физической, так и умственной энергии.

Как выбрать для себя идеальный уровень стресса?

• Сложные проекты требуют низкого уровня напряжённости. Они сами по себе вызывают волнение, не нужно себя накручивать сверх того.
• Задачи умеренной сложности требуют умеренного уровня стресса.
• Высокий уровень отлично подходит для простых задач, чтобы мотивировать вас разобраться с ними поскорее.

Устанавливайте для несложных дел короткие сроки, не откладывайте их на потом. Быстрое приближение дедлайна повысит ваш уровень стресса — это вас пришпорит.

3. Урежьте сроки заранее

Если вы изо всех сил пытаетесь успеть до дедлайна, но испытываете проблемы с мотивацией — вам может помочь установка более коротких сроков.

В исследовании, опубликованном в журнале Consumer Research в 2018 году, экспериментаторы попросили нескольких людей заполнить опрос. Одной группе на это предоставили неделю, второй — две недели.

Угадайте, какая группа завершила опрос вовремя? Та, у которой было меньше времени.

В другом эксперименте те же исследователи предоставили группе студентов выбор: либо выполнить более срочное задание и получить три шоколадки, либо сделать не столь горящую работу и получить в награду пять шоколадок. И большинство студентов предпочло первый вариант, хотя награда там была меньше.

Исследователи пришли к выводу, что существует так называемый эффект срочности: мы заинтересованы выполнять задачи в ближайшее время, даже если получаем от этого меньше выгоды. Неотложные дела, как пишут экспериментаторы, имеют большую привлекательность.

Взяться за задание с далёким дедлайном непросто, потому что мы чувствуем, что такие задачи более сложны — ведь они требуют больше времени. Дела, которые мы считаем трудоёмкими, мы склонны откладывать, однако установка более коротких сроков мотивирует выполнить работу как можно быстрее.

4. Поделитесь своими целями и прогрессом с коллегами

В 2015 году американская Ассоциация развития талантов (ATD) провела исследование и выяснила, что, если вы сообщаете о прогрессе в работе другому человеку (начальнику, коллеге или просто знакомому), ваши шансы завершить начатое увеличиваются на 65%. Они же повышаются на 95%, если вы будете проводить регулярные отчёты о своих достижениях перед командой.

Эти выводы согласуются с исследованием Дэна Ариэли и Клауса Вертенброха, которых мы упоминали ранее. Они обнаружили, что те работники, которым назначали сроки другие люди, выполняли задачи быстрее и эффективнее, чем те, кто планировал своё время сам.

Пусть сроки для вас устанавливает кто-то другой, а вы следуйте им и отчитывайтесь о прогрессе. Если у вас нет руководителя, найдите себе партнёра, который будет вас контролировать.

5. Превратите соблюдение сроков в игру

В своём выступлении для TED психолог Михай Чиксентмихайи назвал поток секретом счастья. Поток — это состояние, когда вы так сосредоточенны и увлечены вашей работой, что даже не замечаете, как летит время.

Когда мы находимся в состоянии потока (оно называется ещё периодом максимальной когнитивной эффективности), у нас даже мозговая активность изменяется. В префронтальной коре повышается концентрация оксигенированного гемоглобина, эффективность мозга растёт. Когда нам скучно, этого не происходит и нам труднее сконцентрироваться на задаче.

Поэтому стоит применять принцип геймификации, особенно к тем делам, которые вам кажутся неинтересными. Скучные задачи мало располагают к соблюдению дедлайна. Превратив свою работу в игру, вы сделаете её более увлекательной и повысите мотивацию закончить всё вовремя.

Есть много способов геймифицировать нудные задачи. Например, вы можете соревноваться со своими коллегами, чтобы пробудить дух азарта. Или установите какое-нибудь специализированное приложение (например, Habitica), которое будет выдавать вам за каждое завершённое дело ачивки.

Пробуйте все эти методы, и приближение дедлайна больше не будет вызывать у вас паники.