Как подписать конверт правильно

Как выглядит конверт

Поле конверта можно условно разделить на четыре части. В левом верхнем углу указывают данные отправителя. В правом нижнем — данные получателя. В правом верхнем углу клеят марки. В левом нижнем — дублируют индекс получателя в специальном трафарете, если он нанесён на конверт. 

Бывают разные форматы конвертов, которые различаются размерами. Например, самый популярный С6 позволяет упаковать лист А4, сложенный вчетверо. С5 подходит для листа А4, сложенного втрое, а в С4 помещается бумага формата А4 целиком. Есть и другие размеры конвертов, но так или иначе правила заполнения будут одинаковыми.

Как подписать конверт правильно: универсальная пошаговая инструкция

Все поля на конверте можно заполнять от руки либо напечатать, задав соответствующие настройки в компьютере. Также можно распечатать отдельные стикеры с данными отправителя и получателя, чтобы приклеить их на конверт. 

Как правило, на упаковке уже есть разметка и слова-подсказки: «От кого», «Адрес», «Индекс», «Кому», «Куда» и так далее. Это позволяет подписать конверт интуитивно, словно анкету. Но даже если он чист и не имеет разметки, все поля должны быть заполнены по определённому образцу. 

Шаг 1. Заполните данные отправителя

1. В самой верхней строчке укажите фамилию, имя и отчество либо название юрлица, которое отправляет письмо. Используйте именительный или родительный падеж.

2. В следующих строчках укажите название улицы, номер дома, корпус (если он есть), номер квартиры либо номер офиса.

3. Впишите название населённого пункта.

4. Добавьте название района, области, края или республики.

5. Укажите полное название страны.

6. Если есть номер абонентского ящика, напишите его с сокращением, например «а/я 10».

7. В последней строчке напишите индекс. Иногда на конвертах для него может быть отведено отдельное поле.

Шаг 2. Заполните данные получателя

1. Укажите, кому вы отправляете корреспонденцию. Добавьте фамилию, имя и отчество либо название юрлица в именительном или дательном падеже.

2. С новой строчки напишите название улицы, номер дома и корпуса, номер квартиры или офиса.

3. Укажите название района, области, края или республики.

4. Напишите полное название страны.

5. Напишите номер абонентского ящика, если он есть.

6. В завершении напишите индекс — в строчке или в специальном поле.

Шаг 3. Заполните трафарет индекса

Он может быть нанесён на конверте в левом нижнем углу. Если подобные поля имеются, заполните их индексом получателя. Цифры нужно обводить по точкам.

Если подобного напечатанного трафарета на конверте нет, ничего делать не нужно.

Как подписать конверт для отправки в национальные республики и за границу 

Правила заполнения будут такими же, как и при отправке писем внутри страны. В левом верхнем углу конверта нужно указать данные отправителя — фамилию, имя, отчество или название юрлица, а также полный адрес и индекс. В правом нижнем углу пишут данные получателя — фамилию, имя и отчество, если оно есть, либо название юрлица, а также полный адрес и индекс.

Данные получателя нужно написать на английском или на языке страны назначения. При этом название государства важно продублировать на русском языке.

Данные отправителя можно написать на русском, английском или языке назначения письма.

В международных отправлениях используют только арабские цифры.

Какие ошибки могут быть при подписании конверта

Из-за этих промахов, скорее всего, письмо вернётся к вам обратно.

1. Неразборчивый почерк

Конечно, никто не требует соблюдения строгих правил каллиграфии. Но тем не менее иногда почерк в целом или отдельные буквы и цифры могут быть нечитаемыми для работников почты.

2. Отправитель и получатель перепутаны местами

Так бывает, если вы редко отправляете письма или просто были невнимательны в процессе заполнения конверта. В таком случае письмо придёт отправителю, то есть к вам. Как мы говорили, важно правильно подписывать конверт: данные отправителя всегда указываются в левом верхнем углу, а получателя — в правом нижнем.

3. Неполный или неверный адрес получателя

Возможно, вы указали не тот номер дома или не уточнили корпус. В таком случае почтальон вряд ли будет искать получателя письма, особенно если речь идёт о большом городе.

4. Ошибки или отсутствие адреса отправителя

Если с письмом в процессе отправки или доставки что-то пойдёт не так, вам попросту не смогут вернуть его обратно. Оно попадёт в категорию нерозданных отправлений и будет уничтожено.

5. Исправления и помарки в трафарете для индекса

Поле в левом нижнем углу (если оно есть) предназначено для автоматизации при обработке писем. Если вы попытаетесь исправить начертания индекса или замажете поле корректором, чтобы написать цифру заново, почтовые машины могут попросту не считать информацию.

Как подписать конверт, если вы не знаете точного адреса

В данном случае важно точно указать фамилию, имя и отчество получателя либо название юрлица и добавить фразу «До востребования».

В следующей строке укажите название населённого пункта, района, области и республики. Впишите индекс ближайшего почтового отделения возле предполагаемого местоположения адресата — эту информацию можно уточнить на сайте почты страны либо у самого получателя письма.

Если вы отправляете письмо за границу, напишите всю информацию на английском или на языке страны назначения, продублируйте название государства на русском, а вместо фразы «До востребования» напишите Poste Restante.

Сообщите получателю адрес почтового отделения, в которое придёт письмо, а также приблизительные сроки доставки. Также можно предоставить трек-номер для отслеживания отправления онлайн. Учтите, что почтальоны не доставляют письма «до востребования». Получатель должен сам забрать его на почте, предоставив документ, удостоверяющий личность.