Как выполнять всё задуманное на работе

В офисе проходит множество совещаний, встречи с деловыми партнерами, телефон уже “раскалился” от звонков, а в Skype не продохнуть от конф-коллов — но дело не сдвигается с мертвой точки, а задуманные идеи уже месяц не реализуются… Знакомая ситуация? Пора “разгребать завалы”. “Лайфхакер” спешит на помощь тем, кто хочет справляться со всеми задачами и выполнять всё задуманное.

Для начала вспомним, как обычно всё хорошо начинается: команда начинет новый проект, менеджмент “запускает” идеи на совещаниях, дальше идет постановка задач, дедлайнов, все воодушевлены — а потом начинают появляться “обстоятельства”, и дело, которое должно было быть сделано еще неделю или две назад, вдруг “застряет”.

Дело здесь вовсе не в том, что ваши менеджеры проектов или коллеги резко отупели или обленились; проблема в том, что в процессе принятия и реализации решений было упущено несколько важных шагов. Именно они и нужны для того, чтобы на практике реализовать всё задуманное.

1. Проводите встречи отдельно с каждым отделом и менеджером, которые задействованы в проекте

Зачастую у исполнителей, у отделов, которые находятся “на переднем краю” возникают трудности с принятием самостоятельных решений. Часто само принятие и реализация принятого решения оказываются перепутаны — и вот мы уже получаем “проволочку” вместо выполнения поставленной задачи.

Чтобы устранить возникающие недоразумения и путаницу, проводите регулярные встречи со всеми менеджерами, отделами и командами, которые задействованы в выполнении поставленного перечня задач. Совещания должны быть предельно короткими — так называемые “совещания на ногах”, когда участники даже не садятся — по 10–15 минут в день, и контролируйте, как продвигается общее выполнение работ и реализация конкретных мелких задач. Для этого общий проект надо разделить на серию более мелких задач и промежуточных сроков, и за каждый получать отчеты.

Кроме того, хорошо проводить отдельные встречи с каждым, кто работает над проектом, если команда достаточно большая и предполагает работу нескольких разных отделов над одной задачей. Разделите всех людей — независимо от того, в каком отделе они работают, — на “визионеров”, “операторов” и “процессоров” в зависимости от того, с какими типами операций и задач они справляются лучше и эффективнее. Человек, который делает в одной большом проекте определенный перечень узких задач, совпадающий с его наклонностями и навыками, работает намного эффективнее.

2. От обсуждения сразу переходите к конкретным действиям

Только действие порождает дейсвтие, сколько не говори и не обсуждай — дело с “мертвой точки” не сдвинется. Хотите добиться чего-либо? Принимайтесь за работу через 2 минуты после совещания, а не завтра или через 2 дня. Постановка задач на встрече или в ходе экспресс-совещания в обязательном порядке должна означать, что все поставленные мини-задачи должны быть выполнены (или инициированы) сразу после совещания, а не в “отдаленном будущем”. Как правильно заметил один экономист: “Будущего не существует: оно такое, каким мы его создаем”.

Само собой, что в каждом отделе, группе или команде, которая должна выполнять те или иные задачи, должен быть назначен ответственный, который будет следить за выполнением поставленных задач и “подстегивать” подчиненных и коллег к действиям. Принятие решений должно быть централизовано, их выполнение и способы реализации — децентрализованы.

3. Не бойтесь делегировать задачи и контролировать только результаты, а не процесс

По итогам каждой встречи у вас должен появляться список делегированных задач, перечень лиц, ответственных за исполнение, и таблица дедлайнов. Вмешиваться в процесс и “стоять над душой” не надо: это демотивирует и вредит продуктивности команды. В то же время, надо не забывать, что делегирование не означает полное “забвение”: человек, которому поручена задача, должен знать, что у него есть набор промежуточных сроков и дедлайн, за которые он должен отчитаться руководству.

Кстати, именно на этом третьем этапе часто возникают трудности из-за недостаточно оперативной отчетности (или проще говоря — если процесс промежуточной отчетности вообще в комапнии никак не организован). Чтобы избежать подобного, создайте контрольный список, где помимо сроков, самой задачи и имени ответственного сотрудника, надо в отдельной колонке указать периодичность отчетов, кому отчитывается сотрудник и по каким показтелям. Так можно будет проконтролировать не только стадию “готовности” работы, но и уровень “незвершенности”. Такой “разбор по косточкам” дисциплинирует, а перспектива отчитываться не только об успехах, но и о своих ошибках и недоделанных задачах нескольким менеджерам поэтапно (включая высшее руководство компании) служит самым лучшим стимулятором к организованной работе.

Фото: Shutterstock