Мощь GTD заключена в системе сбора, сортировки, просмотра, контроля и принятия решений. GTD-приложение в минимальном варианте должно обеспечивать возможность всех этих процессов. В идеале — все эти процессы должны, благодаря приложению, происходить просто и быстро. Давайте разберёмся с обоснованностью претензий OmniFocus 2 на звание лучшего приложения для системы GTD.
Сбор («Входящие»)
В OmniFocus 2 есть всё для быстрого внесения задач в Inbox. Можно вывести окно создания задачи через настраиваемые горячие клавиши:
Как видите, в окне можно ввести все данные о задаче (заметку, проект, контекст, время начала и срок) или же быстро вбить название и отправить задачу в корзину.
Создать задачу в папке «Входящие» можно, отправив письмо на специальный адрес электронной почты. Тема письма станет названием задачи, а содержание будет помещено в заметки. На своих устройствах iOS я вбил email OmniFocus в приложении и создаю таким образом задачи в два тапа.
И ещё один способ — через контекстное меню «Сервисы»:
А чтобы вам не нужно было каждый раз после выделения текста вызывать контекстное меню, спускаться вниз к пункту «Службы» и там находить опцию отправления выделенного фрагмента в OmniFocus, настройте комбинацию клавиш. Делается это на вкладке «Сочетания клавиш» настроек клавиатуры:
После такой настройки при использовании шортката каждый выделенный текст будет отправляться в раздел «Входящие» OmniFocus 2.
Сортировка («Проекты»)
Для возможностей и удобства сортировки вы можете создавать папки и три вида проектов: с последовательными, параллельными и отдельными делами. В случае с последовательными делами в проекте всегда будет активно только одно дело, после выполнения которого активным станет следующее. Таким образом, если вы выберете фильтр «Доступные», из последовательных проектов будут показаны только первые задачи.
Зачем нужны проекты, думаю, объяснять не надо, а папки можно приспособить к областям ответственности: профдеятельность, здоровье, отношения, развитие, духовность, финансы и так далее.
Просмотр («Проверка»)
«Проверка» — это периодический просмотр проектов и задач для того, чтобы держать руку на пульсе и ничего не упустить. Мы выставляем каждому проекту частоту просмотра, и с этой частотой он появляется на вкладке «Проверка».
Выглядит это так: мы открываем вкладку «Проверка» и смотрим на задачи проекта NNN. Одну задачу отметили флагом, другой поставили дедлайн, а у третьей перенесли начало. После всех необходимых манипуляций отмечаем проект проверенным и забываем о нём до следующего попадания на вкладку «Проверка».
Это помогает не упускать ничего важного и избавляет нас от каждодневного просмотра проектов, которые достаточно проверять раз в неделю или даже в месяц.
Контроль («Прогноз»)
У вкладки «Прогноз» похожая задача, но уже с действиями и встречами, запланированными на весь день или на определённое время дня. Она синхронизируется с вашим календарём и в одном месте собирает запланированный дедлайн в OmniFocus и запланированное в календаре.
Эта вкладка помогает нам не пропустить назначенные встречи и мероприятия или сроки, поставленные задачам.
Принятие решений («Контексты» и «Перспективы»)
У греков было два слова для обозначения времени: «хронос» и «кайрос». Хронос — это понятие времени, которое сообщает нам дату или отрезок времени, оставшийся до события или прошедший от него. Кайрос — подходящее время (Кайрос — древнегреческий бог счастливого мгновения).
Говорят, что Пушкин собирал фамилии придирчивых критиков его произведений в специальную вазу и, когда наставал кайрос язвительного настроения, доставал одну наугад и писал ядовитую эпиграмму на незадачливого критика.
В системе GTD понятие кайроса передано словом «контекст»:
Контекст можно назначить по психическому и физическому состоянию (бодрый, головная боль, истощённый…), по месту пребывания (офис, гипермаркет, дом…), по людям, с которыми надо обсудить вопросы (совет предприятия, Иван Иваныч…), по имеющимся инструментам и так далее.
По правилам GTD, задаче можно присвоить только один контекст, и OmniFocus 2 строго придерживается этого правила. Но это не всегда оправданно, и приходится создавать контексты типа «интернет + Мас». Зато приложение позволяет задавать контекстам географические координаты, чтобы напоминания срабатывали по мере приближения к заданному месту.
А для ещё более быстрого принятия решений есть возможность создавать перспективы:
Как видно из скриншота, это простая фильтрация задач по проекту (папке), состоянию (отмеченные, в ближайшее время, к сроку…), доступности (первое доступное, осталось, всё, выполнено), длительности, контексту или содержанию фрагмента текста в имени или заметках задачи.
Для быстрого доступа к перспективе ей можно задать сочетание быстрых клавиш или добавить в избранное, что поместит её в левый сайдбар. Четыре верхние вкладки на скриншотах — созданные мной перспективы.
Перспективы синхронизируются с iOS-версиями в обоих направлениях и ощутимо облегчают принятие решений по выполнению следующей задачи.
Недостатки OmniFocus 2
Как бы разработчик ни старался, но неидеальным людям в неидеальном мире просто невозможно создать идеальное приложение без изъянов и недостатков. OmniFocus 2 не исключение.
Первый недостаток (относительный) — цена: базовая версия для OS X и iOS обойдётся в 40 долларов; обновление до Pro-версии — 40 долларов для OS X и 20 долларов для iOS (если у вас была куплена предыдущая версия OmniFocus, то обновление до Pro-версии будет бесплатным).
Второй недостаток — синхронизация. Она медленная и выдаёт ошибки, если вы создали или изменили задачу в офлайне, не синхронизировав до этого девайс с актуальными данными на сервере.
И третий недостаток мне сложно описать словами. За три года «отношений» с OmniFocus 1 и 2 мы так и не смогли стать с ним хорошими друзьями, а почему — непонятно. Вроде бы есть всё, что необходимо для отличного GTD-приложения (с недостатками синхронизации я смирился), но я постоянно испытывал трудности в принятии решений и видении всей картины проектов и задач.
Возможно, проблема в том, что пять лет до этого я использовал MLO и так и не смог перестроиться на OmniFocus. Поэтому недавно я установил CrossOver и снова перешёл на MyLifeOrganized. Но это уже другая история…
Итак. Если учитывать органайзеры под OS X и планировать использовать всю мощь системы GTD, то лучше OmniFocus 2 на сегодняшний день вам не найти.
Зачем ходить на квизы, если всё можно спросить у ИИ
От станка до зарплаты: 7 необычных экскурсий, которые помогут школьнику понять, какую выбрать профессию
Чем различаются сахарный диабет 1‑го и 2‑го типа и почему это важно знать
5 ИИ-навыков, которые работодатели ждут от кандидатов