Персональный канбан: как научиться выполнять работу точно в срок

Что за слово такое непонятное — «канбан»?

Персональный канбан (Personal Kanban) — это интерактивная карта вашей занятости. Один из самых распространённых и доступных её вариантов — доска со стикерами, помогающая выполнять работу точно в срок.

Само слово «канбан» переводится с японского как «рекламный щит». Оно пришло к нам с завода Toyota, где так называют систему организации производства.

Как доска со стикерами поможет соблюдать сроки?

Она позволяет увидеть главное: какие дела у вас в приоритете и чего вы уже достигли. А также учит не распыляться на второстепенные, неважные в данный момент занятия и не брать на себя слишком много обязательств.

Наверное, всё это очень сложно?

Нет. В системе канбан всего два главных правила:

1. Нужно визуализировать свой рабочий процесс. Это помогает увидеть вашу реальную загрузку и, если нужно, изменить её.
2. Необходимо ограничить количество задач, над которыми вы работаете активно. Часто для иллюстрации этого правила приводят в пример жонглёра: чем больше предметов он берёт в руки, тем выше шанс что-то разбить.

Визуализировать — значит повесить доску со стикерами?

Не обязательно. Вы можете использовать любой удобный для вас вариант: доску, холодильник с магнитами, блокнот, специальные приложения и так далее. Главное, чтобы вы расчертили минимум три столбца: «Сделать» (To do), «Делаю» (Doing), «Сделано» (Done). Их нужно заполнить стикерами или надписями, чтобы в любой момент увидеть, какая у вас в данный момент загруженность.

Также можно добавить колонку «Ожидание» для несрочных задач. Либо любые другие колонки, например «Отдых» (с задачами «заказать пиццу», «покататься на лыжах» и так далее).

Работает это просто: вы переносите стикеры (или записи) из одной колонки в другую по мере выполнения задач.

И что это мне даст?

Возможность получить эффективную обратную связь. Когда вы переносите стикер в столбец «Сделано», мозг получает конфетку: задача выполнена, можно отдохнуть или приступать к новой.

Со временем у вас выработается привычка приступать к новой задаче только после того, как предыдущая завершена. А значит, в идеале не будет незаконченных дел.

Как определить, сколько задач я могу выполнить?

Опытным путём. Начните использовать персональный канбан, и со временем узнаете, какова ваша «пропускная способность». Она может меняться в зависимости от сложности задач, вашего состояния и настроения. Выберите минимум, а затем повышайте планку.

Кстати, это хорошая защита от выгорания на работе. Вы научитесь управлять своей нагрузкой без ущерба карьере.

Чем персональный канбан отличается от обычного списка дел?

Визуализация, возможность увидеть итоговый результат (сколько вы сделали за день) дают возможность провести анализ, определить, какие задачи вас вдохновляют, а какие выполняются со скрипом (их лучше выполнять первыми).

Обычный список дел не интерактивен, не даёт обратной связи, не снимает стресс, так как не структурирует рабочий день.

Какие приложения заменяют доску со стикерами?

Trello — бесплатное приложение, отлично подходящее в качестве инструмента для выстраивания собственной работы и управления небольшими проектами. Его можно использовать ещё и для обучения, визуализации списка целей и желаний, проведения ремонта, планирования путешествий, исследований и так далее.

KanbanFlow внешне похож на Trello, но по сути ещё больше подходит под классическое понятие «канбан». Приложение, помимо создания досок и задач, позволяет отслеживать потраченное на их выполнение время (применяется метод Pomodoro).

Kanbanote — дополненное популярное приложение Evernote, визуализирующее списки дел.

Если я хочу узнать об этом больше, что почитать?

Одно из самых популярных изданий — Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life Джима Бенсона и Тониана Де Мариа Бэрри, где даются базовые знания о системе.

Джим Бенсон также ведёт свой блог, где отвечает на вопросы и консультирует.