1. Регулярно проверять актуальность задач
Когда список дел становится слишком длинным и запутанным, самое время заново пройтись по всем пунктам и убрать то, что уже не актуально. Скорее всего, вы найдёте задачи, которые можно отложить на потом, делегировать кому-то другому или вовсе не делать.
2. Анализировать свою включённость в проекты
Задайте себе один простой вопрос: «Если я не выполню эту задачу до конца недели (месяца, года), мне будет комфортно»? В случае положительного ответа проект можно спокойно перенести в список «Сделать когда-нибудь» или вычеркнуть навсегда.
Такой способ подходит не только для личных, но и для рабочих дел. Если вы хотите уделять меньше внимания какому-либо проекту или отказаться от него, обсудите это с начальником и вместе определите приоритеты.
Ещё один фактор, о котором нужно помнить, — ожидания. Они бывают внутренние (исходящие от нас самих) и внешние (исходящие от окружающих), и их тоже стоит контролировать и обсуждать. Лучше честно оценить, что вы можете сделать, а что — нет, чем хотите заниматься, а что вам точно не интересно. Так вы сможете убедиться, что оправдаете ожидания.
3. Работать с источниками
Обычно все задачи можно сгруппировать в зависимости от источника, из которого они поступают: электронная почта, рабочий компьютер, звонки, быт и так далее. Когда список дел из одного источника становится особенно длинным, с ним пора разобраться.
Например, на рабочем компьютере вы выполняете несколько профессиональных задач. Попробуйте разделить их по программам, например «проекты Word», «проекты Adobe Premiere Pro», «проекты Excel». Да, списков станет больше, зато они будут гораздо короче, и вам будет легче ориентироваться.
4. Разделять списки
Дробить длинные списки дел на более короткие и удобные можно не только по источникам. Критерий подойдёт какой угодно — время, которое вы потратите на задачи, количество энергии, которое они у вас отнимут, срочность или вид действия. Главное, чтобы вам было легко выбирать следующее дело, которым нужно заняться.
5. Соединять списки
Слишком мелкие дела, наоборот, можно объединять, чтобы повысить эффективность. Заведите отдельный список «быстрых дел», которые занимают не более 5 минут, например написать электронное письмо клиенту или скопировать текст в документ для редактирования. Эти задачи можно будет выполнить в конце дня или в любой другой момент, когда энергии на что-то большое и важное не хватает.
