Главная задача предпринимателя — продать свой товар или услугу и получить прибыль. Но кроме продаж, маркетинга и управления командой нужно вести бухучёт и платить налоги, составлять договоры и осуществлять документооборот.

Нормальный предприниматель задумывается об этом в последнюю очередь, потому что юриспруденция и налоги — это не первоочередная задача бизнеса. Но незнание законов не освобождает от ответственности. Какие есть риски и как их уменьшить — разбираемся вместе с основателями аудиторской компании A. White & G. Hedges Audit Рафаилем Бару и Аллой Милютиной.

1. Внимание силовых органов

видео договор: Внимание силовых органов

Рафаиль Бару

Основатель компании A. White & G. Hedges Audit и создатель мобильного приложения «Видеодоговор».

Больше всего предприниматели боятся внимания со стороны силовых органов, вызванного небезупречными методами ведения бизнеса на начальном этапе. Когда-то было почти нормой иметь в числе поставщиков и подрядчиков недобросовестных контрагентов — так называемые фирмы-однодневки. Сейчас налоговая может наказать за ведение дел с такими компаниями за последние три года, а правоохранители — за гораздо больший период.

На старте бизнеса предприниматели часто подписывают договоры, не читая, — лишь бы деньги заплатили. А проверяющие органы их потом спрашивают: «Где познакомились? Как общались? Где договор подписывали?» Предпринимателям страшно идти на допрос, страшно, что придут с обыском в офис, заберут документы и технику, парализуют работу.

Многие предприниматели не спешат вкладывать деньги и время в безопасность бизнеса, пока это их не касается. Но лучше быть готовым заранее: найти адвоката, выучить свои права и узнать, как вести себя в подобных ситуациях. К визитам силовых органов можно подготовить и сотрудников.

Такое может случиться, даже если вы ведёте честный бизнес и соблюдаете законы: у малого предпринимательства не всегда есть время и ресурсы, чтобы тщательно проверять поставщиков. Эту проблему можно решить с помощью приложения «Видеодоговор». Это новый способ заключения сделок с помощью смартфона. В нём фиксируется, кто заключал договор, сохраняются сканы документов компании и видео человека, который озвучивает условия сделки. С такими доказательствами гораздо проще общаться с проверяющими органами.

2. Документооборот

Рафаиль Бару
Основатель компании A. White & G. Hedges Audit

Часто бывает так, что первоначальная договорённость между двумя предпринимателями не соответствует тому договору, который в результате подписан. Сами договоры отправляются почтой и не возвращаются, не подписываются акты об оказании услуг, документы теряются.

Ещё хуже, когда предприниматели договариваются между собой и не фиксируют условия сделки на бумаге. Но никакие дружеские отношения или долгое партнёрство не гарантируют отсутствия проблем, если сделка не оформлена договором. Поэтому в последние годы у нас много судебных споров, где доказательствами были электронные письма, сообщения в мессенджерах, СМС и прочее.

Часть рисков в документообороте поможет снять видеодоговор. Он заменяет договоры на бумаге, делает документооборот проще и быстрее, повышает безопасность бизнеса без оплаты услуг юриста. С видеодоговором можно обратиться в суд: его принимают Гражданский процессуальный кодекс РФ. Статья 55. Доказательства. в качестве доказательства.

Как работает видеодоговор

Заключить соглашение в видеоформате можно с помощью мобильного приложения «Видеодоговор». Это просто: выбираете тип документа и проговариваете договорённости на камеру смартфона, читая текст с экрана. То же самое делает ваш партнёр. Благодаря приложению не нужно нанимать юриста или самому разбираться в юридических тонкостях.

В приложении есть только те договоры, которые можно заключать в видеоформате. Программа подсказывает, какие поля нужно заполнить, какие документы проверить и без каких условий договора он будет недействительным. Например, некоторые виды договоров подлежат обязательной государственной регистрации и требуют бумажной версии — приложение предупредит вас об этом.

Видео договор: Настройки сделки видео договор: Условия сделки

Запись хранится на защищённом сервере: можно запросить её копию, удалить (при согласии обеих сторон), заказать письменную версию документа или представительство в суде. Стоимость хранения договора — 49 рублей в месяц.

Видеодоговор пригодится и при оформлении сложных сделок: запись договорённостей можно отправить юристу в качестве техзадания на подготовку привычного договора на бумаге. Но это только часть документооборота. Например, при заключении видеодоговора аренды можно сразу зафиксировать на видео состояние помещения и мебели, но всё равно придётся каждый месяц оформлять и хранить акт.

3. Бюрократия

видео договор: Бюрократия

Без опыта сложно разобраться и подготовить все документы для проверяющих органов. Нужно сдавать декларацию в налоговую, платить налоги и взносы. Упростить задачу можно с помощью онлайн-сервисов для предпринимателей. Для этого есть электронные бухгалтерии, банки для предпринимателей и налоговые календари.

Рафаиль Бару
Основатель компании A. White & G. Hedges Audit

Конечно, на старте предприниматели не в состоянии всё соблюсти. Государство это понимает, поэтому за мелкие нарушения часто не наказывает, а даёт возможность подняться на ноги. Можно сказать, что для начинающих предпринимателей пока работает правило: «Суровость российских законов компенсируется необязательностью их исполнения».

4. Налоги

Налоги и нестабильность налогового законодательства — одни из главных предпринимательских ужасов в России. Особенно сложно приходится тем, кто только начал своё дело. Нужно выбрать подходящую систему налогообложения, отчитываться в налоговой, платить взносы за сотрудников. Нарушения и опоздания грозят серьёзными штрафами и проверками.

Алла Милютина

Основатель компании A. White & G. Hedges Audit. Более 25 лет работает в сфере налогового консалтинга и помогает предпринимателям безопасно оптимизировать налоги.

К счастью, налоговая служба фактически перестала наказывать за разгильдяйство. Например, за отсутствие информации в счёте-фактуре или оригинала договора. Наказывают именно за умышленную неуплату налогов и непроявление должной осмотрительности при выборе подрядчика. Другой вопрос, что любой предприниматель считает, будто платит несправедливо высокие налоги. Большие компании стонут от НДС и налога на прибыль. Предприниматели на упрощённой системе налогообложения хотят платить патент и ругаются, что предел по патенту всего 60 миллионов рублей в год. Всегда кажется, что можно платить меньше налогов.

В результате предприниматели — иногда сознательно, иногда по незнанию — идут на такие риски, которые могут в одночасье лишить их всего. Решение этой проблемы мы упаковали в курс-практикум «Антихрупкость». За два дня бизнесменов научат создавать структуры бизнеса, которые позволяют оптимизировать налоги, не беспокоиться о налоговых рисках и сосредоточиться на росте бизнеса».

5. Ненадёжные контрагенты

Видео договор: Ненадёжные контрагенты

Среди контрагентов попадаются мошенники, фирмы-однодневки и компании-банкроты. Они исчезают с авансовыми платежами, не выполняют обязательств по договору и обналичивают деньги. Если окажется, что вы плохо проверили контрагента, который скрылся с деньгами, вам могут доначислить налог, отказать в налоговом вычете или пониженной налоговой ставке. Если недоплатили налоги — придёт налоговая проверка.

Рафаиль Бару
Основатель компании A. White & G. Hedges Audit

При выборе партнёров нужно проявлять осмотрительность. Есть стандартный пакет документов, которые компания запрашивает до заключения договора с поставщиком. Кто-то ограничивается уставными документами и паспортом директора, а кто-то просит заверенную банком карточку подписей, баланс и штатное расписание. Но случается, что и недобросовестные поставщики дают все эти документы.

В такой ситуации «Видеодоговор» позволит компании как минимум избежать уголовной ответственности за умышленную неуплату налогов — у вас сохранится видео с условиями сделки и копии документов поставщика.

Чтобы заключить сделку в «Видеодоговоре», стороны вводят свои данные и загружают документы: паспорт, свидетельство ИНН, ОГРН, ОГРНИП, — в зависимости от роли. Это отпугивает мошенников и снижает вероятность того, что партнёр окажется ненадёжным.

«Видеодоговор» — это удобная и надёжная альтернатива бумажным договорам. Он снимает часть предпринимательских рисков и защищает от недобросовестных партнёров. Если у вас остались сомнения и вопросы по поводу работы приложения, можете обратиться к автору проекта Рафаилю Бару в Facebook, на сайте приложения или лично, позвонив в компанию.