Прокачиваем личную эффективность — 2: Процесс

В первой части я поделился соображениями о том, что такое характер эффективного человека. Когда с характером всё нормально — пора налаживать мегаэффективный процесс.

Записывай всё. Ничего не запоминай

Откажись от привычки запоминать, что тебе нужно сделать. Три-пять задач держать в голове нетрудно, но когда их 10-15, один только список дел доводит обычных людей до депрессии. Появляется чувство, что на тебя все давят, мир несправедлив, и вообще хочется в отпуск.

Не запоминай — записывай. Заведи молескин, скачай какую-нибудь программу или зарегистрируйся в Мегаплане. Теперь любое дело — собственное или принятое от других — записывай только туда. Освободи голову. Помни, что у тебя всегда есть список дел, к которому ты всегда обратишься.

Не записано — значит не нужно

Заведи правило записывать всё, на что стоит тратить время. Записывай дело ровно тогда, когда обещаешь его сделать. Не берись даже за краткосрочные дела «на десять минут» без записи. Это своеобразный фильтр входа: если на запись дела жалко потратить 20 секунд — не делай его вовсе. Не разменивайся по мелочам.
К тому же, возле дела всегда приятно поставить галочку и смотреть, как список тает.

Организуй дела

Перед каждым рабочим днём определись, что должно быть сделано именно сегодня, а что потерпит до завтра. Подразбей дела на «до обеда» и «после обеда».

Все новые, ужасно срочные и ужасно важные дела записывай «под черту», после запланированных дел: утренние запросы обрабатывай после обеда, послеобеденные — на следующее утро. Дай срочным запросам полежать хотя бы пару часов — за это время дела десять раз уточнятся и половина отпадёт.
Если чувствуешь, что дел на сегодня больше, чем ты физически успеваешь — перенеси сроки, а лучше — откажись. Очень мало дел, которые действительно не терпят до следующего дня.

Удобно планировать дела в Мегаплане: по всем задачам стоят дедлайны, есть личные дела и чеклисты. Легко отсортировать задачи по срокам и понять, за что браться в первую очередь. Передавать дела другим тоже просто — есть кнопка «Делегировать» и возможность перепоручить.

Следи за тем, что тебя отвлекает

Как только понимаешь, что сейчас хочется заняться чем угодно, но не работой, попробуй подобрать другое полезное занятие. Отожмись десять раз, полистай книгу, приберись на столе, напиши письмо маме (когда вы в последний раз общались?). Хороший индикатор того, что тебя не тянет работать — ты бессмысленно скроллишь ленту сообщений в социальной сети. Застал себя за этим делом — закрой браузер и займись чем-то полезным.

Если работаешь в Мегаплане, у тебя справа внизу есть информер, в котором собраны все твои неразобранные сообщения. Кто-то тебе два дня назад задал пустяковый вопрос, на него не было времени — значит, пришло время ответить. Кто-то открыл обсуждение на общем форуме — отпишись сейчас, пока нет настроения работать. Глядишь, туда-сюда, и вдохновение вернётся.

Брось уже этот микроменеджмент

Если у тебя есть подчинённые или помощники — сделай так, чтобы они сами целиком отвечали за свою работу, без твоего участия. Донеси до них, что они работают не для тебя, и не для компании, а чтобы показать, насколько они сами круты. Когда человек работает на себя, он работает лучше всего.
Перестань контролировать каждый их шаг. В освободившееся время займись стратегически важными делами. Бывает, сильные исполнители становятся очень слабыми начальниками. Не будь слабым начальником.

Не пиши писем

Электронные письма — самое мерзкое, что можно придумать в общении. Если у тебя на работе есть Мегаплан или любая другая система совместной работы, даже не думай писать коллегам письма. Письма сжирают ваше общее время: но не сейчас, а когда потребуется их через неделю откопать под завалом других писем. Лучше просто не начинать.

В Мегаплане с обменом сообщениями всё хорошо: вместо писем у нас комментарии и личные сообщения. Полнотекстовый поиск мгновенно находит всё, что нужно. Нечто подобное есть и у других ребят, но у нас это сделано как надо.

Это был очередной пост Мегаплана, поэтому здесь не обошлось без рекламы, это правда. Но так как Мегаплан изначально бесплатный, а за этот пост мы заплатили, получается какой-то обратный эффект. Впрочем, это не меняет сути дела.

Хочется сказать, что Мегаплан решит все твои проблемы с эффективностью. К несчастью, это не так. Нормальная жизнь и эффективность зависят не от инструментов, а от того, что у тебя в голове. Сервисы вроде Мегаплана помогают не тратить время и силы на тупые монотонные операции, вроде планирования, запоминания задач, общения с коллегами через почту и прочей офисной ерунды.

Мегаплан — для людей, у которых уже есть характер, сила воли, дисциплина и порядок в голове. Такие люди уже умеют управлять своей жизнью и работой. Им от Мегаплана будет толк. С ним они станут великими.