Если на день назначено несколько встреч, одно затянувшееся совещание может нарушить все планы. Предприниматель Патрик Эверс (Patrick Ewers) предлагает три стратегии, которые помогут этого избежать.
1. Перед совещанием: сократите продолжительность встречи
Чаще всего совещания длятся полчаса или час. Такие временные отрезки удобнее всего вносить в календарь. Но из-за этого выходит, что одна встреча начинается сразу после другой. В итоге возникает масса неудобств.
Замените получасовые совещания 25-минутными, а часовые — 50-минутными. Вы вполне успеете сделать всё то же, что и раньше. Зато между двумя совещаниями, следующими друг за другом, останется немного времени на подготовку, отдых или решение экстренных вопросов.
Чтобы не обидеть никого из участников, предупреждайте о переменах заранее. Когда договариваетесь о встрече, просто упомяните, что ваши совещания теперь длятся 25 или 50 минут.
2. Во время совещания: напомните присутствующим о цели встречи и вместе подведите итоги
Первые минуты совещания крайне важны. Используйте их, чтобы напомнить всем, для чего вы собрались и сколько продлится встреча. Упомяните, что у вас около 50 минут на обсуждение всех вопросов, а последние пять уйдут на подведение итогов. Тогда никто не удивится, что вы начали сворачивать встречу через 45 минут. Скорее всего, другие участники даже будут благодарны, ведь так вы экономите не только своё время, но и их.
Поставьте напоминание или будильник, который прозвонит через 45 минут, и положите телефон на стол, чтобы все помнили о времени и не отвлекались. Когда прозвучит сигнал, заканчивайте совещание, на чём бы вы ни остановились.
Если вы не успели решить все вопросы, в оставшиеся пять минут запланируйте новую встречу на другой день. А также:
- повторите, какие кто взял на себя обязательства;
- кратко перечислите основные выводы;
- договоритесь о следующих шагах;
- поделитесь чем-нибудь позитивным, например скажите, что вам понравилось в этом совещании.
3. После совещания: кратко разберите прошедшую встречу и подготовьтесь к следующей
После 50-минутного совещания у вас должно остаться 10 свободных минут. Первые пять потратьте на разбор главных пунктов предыдущей встречи, чтобы ничего не забыть. Также набросайте черновик письма всем участникам, чтобы напомнить о принятых решениях и обязательствах. Это увеличит пользу от затраченного времени, а кроме того, даст кое-что ещё более ценное — чувство завершённости.
Вторые пять минут посвятите подготовке к предстоящей встрече. Если вы уже знакомы с участниками, напомните себе:
- какие вопросы нужно обсудить;
- какие предыдущие задачи нужно было выполнить;
- что вы знаете об участниках: их профессиональные и личные интересы.
Если вы не знакомы с человеком, встреча с которым вам предстоит, поищите информацию о нём: уточните имя и должность, просмотрите профили в соцсетях. И подумайте, с какой фразы начнёте разговор.
