Секреты продуктивности от автора популярного сервиса управления задачами Todoist

Большинство людей не стремятся упорядочить свой рабочий процесс, пускают всё на самотёк и надеются на лучшее. Но если есть система, можно маневрировать между множеством задач, расставлять приоритеты и не чувствовать себя перегруженным.

Свою систему продуктивности я назвал Systemist. Я придумал её — а на её основе и Todoist — в 2007 году. В то время я жил в общаге в Орхусе (Дания) и изучал информатику. У меня было две подработки и множество личных проектов. Я чувствовал себя перенапряжённым и дезорганизованным. Всё изменилось, когда в голову пришла идея Systemist.

Чего мне помогла добиться эта система?

1. Основать компанию Doist Ltd. и разработать продукт, позволяющий людям добиваться удивительных результатов.
2. Успешно совмещать обязанности учредителя и генерального директора. Я всё успеваю и не чувствую перенапряжения. В компании работают 50 человек, и вряд ли кто-то из них видел меня измотанным.
3. Каждый день выявлять приоритетные аспекты рабочего процесса и всегда помнить о важных письмах, встречах и проектах.
4. Наслаждаться жизнью вне работы: проводить время с женой, путешествовать, заниматься самообразованием и спортом, следить за здоровьем.

Баланс между работой и личной жизнью — залог личной эффективности.

Systemist лучше всего работает в сцепке с Todoist. Но можно использовать и любые другие программы и сервисы управления задачами. Базовые принципы системы гораздо важнее конкретных инструментов.

6 принципов Systemist

1. Применять везде

Система на то и система, чтобы пользоваться ею везде и всюду. У вас должен быть доступ к планировщику с любого устройства, в любом месте.

Мы потратили много сил, чтобы Todoist был доступен во всём мире. Рекомендую установить его (или другое подобное приложение) сразу на все устройства и платформы, которые у вас есть: телефон, планшет, ноутбук, в браузеры и так далее.

2. Применять во всём

Система работает, если охватывает все аспекты личной и профессиональной жизни. Это даст вам свободу. Вы будете контролировать всё важное и не будете больше забывать о таких вещах, как встреча с клиентом или покупка подарка близкому человеку.

Почти вся моя деятельность упорядочена. В частности, я систематизировал:

1. Предстоящие мероприятия (встречи внутри и вне компании).
2. Сложные проекты, раздроблённые на множество мелких этапов.
3. Повторяющиеся задачи для контроля над долгосрочными проектами.
4. Электронную почту (если я не могу ответить на письмо сразу, перевожу его в задачу с помощью Todoist для Gmail).
5. Сообщения о багах, если их устранение завязано на мне.
6. Список релизов (общий с коллегами).
7. Список покупок (общий с женой).
8. Веб-страницы, действия на которых я не могу совершить сразу. Например, страница какого-нибудь товара с Amazon.com (ещё не решил, покупать или нет), страница фильма в IMDb, который хочу посмотреть, или статья, которую хочу прочитать позднее. Для всего этого я использую Todoist для Chrome.
9. Задачи, связанные со здоровьем (еженедельное посещение тренажёрного зала и беговые тренировки).

3. Разбивать крупные задачи на осуществимые мелкие

Небольшую задачу легче выполнить. Поэтому всегда разбивайте крупные проекты на мелкие подзадачи, которые можно сделать в течение часа (или меньше). Во-первых, это поможет понять, сколько времени у вас уходит на то или иное дело. А во-вторых, вы будете видеть прогресс.

Важно, чтобы задача была осуществимой. Вы должны быть в состоянии реализовать то, что вносите в список дел.

4. Расставлять приоритеты

Ежедневно я выполняю от 15 до 25 задач. Они наиболее важны в текущий момент времени.

В Todoist расставлять приоритеты легко. Вот как делаю я:

1. Обязательно устанавливаю срок, к которому дело должно быть завершено. Важные задачи ставлю на сегодня или завтра, неважные выписываю на будущее.
2. Обозначаю уровни приоритизации. В Todoist их четыре. Сервис автоматически сортирует таски в зависимости от важности.
3. Чтобы ещё больше подчеркнуть важность задачи, использую метки типа @high_impact. С ними удобно отслеживать, сколько важных задач сделано за день.

5. Ежедневно опустошать список дел

До того, как я начал пользоваться правилом «0 входящих», в моей электронной почте царил хаос. Я чувствовал себя ужасно каждый раз, когда приходилось разбирать завалы.

Для управления задачами я использую схожее правило — «0 задач в to-do-листе».

Если вы не успели сделать за день всё, что наметили, не переносите оставшиеся задачи на следующий день. Лучше обнулите список дел и составьте новый план. Это позволит вам подвести промежуточные итоги, понять, в какой точке вы находитесь, и вновь расставить приоритеты.

6. Всегда получать обратную связь

Большинство систем управления временем сфокусированы на том, что предстоит сделать, а не на том, что уже сделано. Но какой в этом смысл, если не видишь свой прогресс и не понимаешь, насколько продуктивен?

Поэтому мы создали Todoist Karma. Она позволяет отслеживать, визуализировать и улучшать личную производительность.

Todoist Karma как мини-игра: выполняешь задачи, набираешь очки и видишь, как растут цветные графики. Это очень увлекательно, особенно для новичков в тайм-менеджменте. Чтобы было ещё интереснее, можно устанавливать не только ежедневные, но и еженедельные цели, а также делиться результатами в социальных сетях, повышая тем самым уровень ответственности.

Дополнительные советы

Работа с электронной почтой

1. Проверяйте электронную почту дважды в день. Например, утром и после обеда.
2. Стремитесь к пустой папке «Входящие».
3. Если можно, отвечайте на письмо сразу. Если нет, переведите его в задачу, обязательно указав срок выполнения и приоритетность.
4. Отключите уведомления на всех устройствах. Это поможет не отвлекаться.

Работа с мессенджерами

Мессенджеры — убийцы производительности, они дёргают и отвлекают. Исследования показывают, что среднестатистический офисный работник в среднем тратит на отвлечения и перерывы свыше двух часов в день. Это значит, что трудовая неделя увеличивается более чем на 10 часов, ведь объём работы не сокращается.

1. Совмещайте переписку в мессенджерах с интернет-сёрфингом. Когда нужно просто работать (писать отчёт, рисовать макет и так далее), закрывайте приложения чатов.
2. Обрабатывайте сообщения пакетами: открыли мессенджер, всё прочитали, всем ответили и снова закрыли.
3. Отключите уведомления мессенджеров на мобильном телефоне.

По словам Салихефендика, данная система помогает ему быть сфокусированным, здравомыслящим и здоровым.

Напишите в комментариях, что вы думаете по поводу Systemist, а также поделитесь своими секретами продуктивности.
*Деятельность Meta Platforms Inc. и принадлежащих ей социальных сетей Facebook и Instagram запрещена на территории РФ.