Что нужно знать о внутреннем аудите каждому бизнесмену

Статью можно послушать. Если вам так удобнее, включайте подкаст.

Что такое внутренний аудит

Для начала стоит разобраться, что подразумевается под этим словом. В узком смысле, который утверждён законодательно, — это инспекция бухгалтерской отчётности на достоверность. Любой аудит может быть внешним с привлечением сторонних проверяющих или внутренним — с помощью собственных ресурсов.

Внутреннюю проверку бухгалтерских документов обязана делать любая организация, ведущая бухгалтерский учёт. То есть аудит должны проводить все бизнесмены, кроме индивидуальных предпринимателей.

На практике процедура вроде обязательна, но не очень: чёткий регламент проведения отсутствует, а ответственности за уклонение нет. Так что многие устраивают «потёмкинский аудит»: прописывают всё в документах, но фактически ничего не проверяют (и зря, но об этом позднее).

Есть несколько категорий организаций, которым аудит предписано проводить по всем правилам и отчитываться перед государством. Но инспекция уже не совсем внутренняя: её могут проводить только аудиторские компании или индивидуальные аудиторы, включённые в реестр Минфина. Такая процедура обязательна для госкорпораций, инвестиционных фондов, акционерных обществ, банков и микрофинансовых организаций, а ещё фирм с доходом от 800 миллионов в год или с активами бухгалтерского баланса свыше 400 миллионов на конец года. Полный список обширен (его можно посмотреть в подборке «КонсультантПлюса»), но к подавляющей части бизнесменов не относится.

Так что мы остановимся на аудите, который предписан большинству компаний.

Зачем нужен внутренний аудит

Здесь самое время вспомнить, что у аудита есть более широкое значение.

Речь идёт не только о проверке финансовой отчётности, но и об инспекции деятельности вашей организации в целом. Цифрам, конечно, необходимо уделить основное и приоритетное внимание. Но если есть возможность копнуть глубже, погрузиться в процессы, то лучше это сделать.

Результаты такого аудита нужны не для предъявления проверяющим органам. Инспекции необходимы прежде всего руководителям бизнеса, чтобы достигнуть нескольких целей:

• Проверить достоверность отчётности и увидеть, как на самом деле обстоят дела с финансами. Конечно, если работа ведётся ответственно, вы и так в курсе, что происходит. Но от ошибок никто не застрахован. Аудит позволит убедиться, что с документами всё в порядке.
• Определить, насколько эффективно работает компания и её подразделения.
• Выявить и оценить риски, с которыми организация сталкивается во время работы.
• Подготовиться к общению с инвестором или кредитором. Заключения аудита красноречиво продемонстрируют, как идут дела в фирме.
• Найти статьи для экономии.

Что стоит проверить во время внутреннего аудита

Ограничений нет, но обратите внимание на эти пункты:

• Финансовая отчётность. Мы уже обсудили важность проверки бухгалтерских документов, здесь всё ясно.
• Налоги. Что и когда платится, вовремя ли бумаги передаются в ФНС, нет ли недостач, оптимально ли выбран налоговый режим и так далее.
• Соответствие законам и нормативным актам. Все ли процессы отлажены с точки зрения законодательств и не найдут ли инспекторы, если придут, нарушений. Причём вспомнить стоит обо всех проверяющих — пожарных, экологах и так далее.
• Информационная безопасность. Как хранятся документы и данные, обучены ли сотрудники не подвергаться атакам злоумышленников.

Как организовать внутренний аудит

Есть несколько основных этапов.

Определить, кто будет проводить аудит

Главное условие здесь — независимость. Скажем, просить бухгалтера проверить финансовые отчёты по очевидным причинам странно. Он же сам их составлял. Нужен кто‑то с независимым взглядом. Но при этом важно, чтобы человек разбирался в вопросе, который будет инспектировать.

Внутренним аудитом могут заниматься сотрудники предприятия, отдельное подразделение, если оно есть, или сам руководитель. Можно также привлечь подрядчика.

Издать приказ руководителя

В бумаге стоит указать даты проверки, указать, кто её проводит и на каких условиях.

Определиться, чего вы хотите от инспекции

Перед внутренним аудитом нужно составить документы. В них фиксируется, зачем проводится проверка, то есть каких целей вы хотите достигнуть. Также стоит прописать, кто чем будет заниматься, как и что будут проверять аудиторы, как они должны представить свои выводы. Не забудьте указать, по каким критериям будет оцениваться эффективность работы проверяющих. Это особенно важно, если привлечён подрядчик и с ним надо расплачиваться.

Приступить к проверке

Ответственные лица проверяют документы, беседуют с сотрудниками, делают всё то, что от них требуется.

Составить отчёт об аудите

Если говорить об аудиторском заключении по результатам проверки бухгалтерских документов, оформленном по всем правилам, в нём должны быть:

• наименование «Аудиторское заключение»;
• указание заказчика — кому будет предоставлен отчёт;
• реквизиты проверяемой компании;
• сведения о проверяющем;
• перечень документов, которые были проверены;
• данные о работе, которую проделали аудиторы;
• информация о выявленных нарушениях;
• дата составления заключения.

В целом можно руководствоваться этим планом. Или оформить его по‑другому, если это документ исключительно для внутреннего пользования.

Изучить отчёт и решить, что делать дальше

Если аудит проводится не для галочки, полученную информацию надо проанализировать и понять, как быть. Например, привести документы в соответствие с законами или перестроить процессы в неэффективном подразделении.

Однако важно не рубить сплеча. Надо не только изучить отчёт, но и понять, как и почему могли появиться описанные в нём ошибки. Стоит также учитывать, что иногда проверяющие слишком стараются найти недочёты и в результате обнаруживают проблемы там, где их нет. В общем, не спешите карать и миловать не разобравшись.

Как часто нужно проводить внутренний аудит

Сроки устанавливаются руководителем компании. На деле необходимо исходить из специфики фирмы и её потребностей. Например, если организация маленькая и документов немного, а для проверки надо оторвать часть сотрудников от их непосредственной работы, вряд ли нужно проводить аудит часто. Ну а если это огромная фирма, возможно, стоит делать инспекции несколько раз в год.