Как сделать совещания продуктивными

15.07

Comments

Всякий кто работает в достаточно большой компании знает, что на всевозможные встречи может уходить чересчур много драгоценного времени. Поэтому стоит задуматься о том, как сделать встречи продуктивными, когда это от нас зависит.

повестка должна быть ясной
Что вы будете обсуждать? Нужны ли вам новые идеи или вы хотите обсудить старые? Подготовьте повестку заранее и следуйте ей.
приглашайте только действительно необходимых участников
Этим вы устраните кучу задержек и белого шума.
объявите цели совещания
С чем вы хотите выйти из переговорной? Я уверен, что чаще вовсе не с удовлетворением от хорошей дискуссии. Нужен результат.
подготовьте участников заранее
Если тема достаточно сложна для короткой встречи, заранее распространите материалы к ней. Если выступать будут участники – тем более они должны прийти подготовленными.
сделайте совещание коротким
Сделать это можно разными давно известными способами: регламент, time-boxing, ведущий…
записывайте ключевые замечания и решения
Каким образом записывать – неважно, это может быть как листок с кривым почерком, так и диктофон. Важно, чтобы информация не потерялась, вы её использовали, а решения были донесены до всех заинтересованных.
создайте список заданий и назначьте их
Каждое совещание должно заканчиваться списком задач, которые нужно выполнить, иначе зачем всё это было нужно?
отслеживайте выполнение и сообщайте о его ходе
Это уже не относится непосредственно к совещаниям, но регулярное отслеживание хода выполнения заданий побудит участников серьёзнее подходить к будущим встречам и не тратить попусту ни своё ни ваше время.