7 способов управлять электронной почтой, не убивая на это все свое время

Если вы похожи на меня, то вы, вероятно, тратите большое количество времени на проверку и разбор электронной почты. Тем не менее, мне понадобилось бы гораздо больше времени, если бы мне не удалось найти эффективные способы управления моей почтой. Я слышал о людях, у которых почтовые ящики хранят больше 1000 непрочитанных писем. И да, это меня удивляет. Ниже приведены советы, как эффективно и результативно управлять вашими письмами. 

1. Не проверяйте свою почту слишком часто

Да, проверка почты и ее обработка сразу же, как получили письмо, — это хорошо, но если вы будете одержимо проверять свою почту и тратить время на прочитывание одних и тех же сообщений снова и снова, вы никогда не сэкономите время. Установите для себя определенное время, для того чтобы проверять почту и отвечать на имейлы. Это существенно поможет вам удерживать баланс жизнь/работа.

2. Помечайте свои письма

В большинстве почтовых сервисов у вас есть возможность добавлять ярлыки к вашим письмам. Таким образом вы можете помечать определенные письма, на которые нужно ответить срочно; те, которые могут подождать; личные, по работе и так далее. Помечая свои имейлы, вы можете сэкономить определенное количество времени, потому что вы можете просто взглянуть на ярлык письма и вам не понадобится его открывать и читать. Кроме того, если вы прочитали письмо и решили, что с ответом можно подождать, вы можете отметить его, как непрочитанное. Так что, вы не забудете ответить на него. Таким образом, вы можете, просто взглянув на папку входящие, определить, какие письма нуждаются в срочной обработке, а какие могут подождать.

3. Создайте шаблоны

Если вы обнаружили, что говорите одно и то же множеству людей, тогда вы просто можете создать стандартный шаблон. Конечно же, ваши письма не должны быть похожи на те, что пишут роботы. Но, если вы пишете одинаковые вещи в множестве писем, то шаблон поможет вам сохранить какое-то количество времени.

4. Убирайте письма из входящих, если работа с письмом окончена

Пустая папка входящих — замечательная вещь. Как только вы завершили всю работу с имейлом, уберите его в другую папку или архивируйте. Главное, чтобы это письмо больше не появлялось в ваших входящих. Таким образом вы не будете тратить время выясняя, прочитали вы это письмо или нет. Вместо этого вы будете знать, что работа с письмом закончена, потому что письма нет. Также, малое количество писем во входящих уберегает вас от стресса и придает новые силы.

5. Отпишитесь от подписки на сайты, которые вы не используете

Все получают письма, которые они никогда не открывают, но все равно продолжают их получать. Если у вас есть такой тип писем во входящих, которые поступают ежедневно или еженедельно, отпишитесь от них! Эти письма могут быть от магазинов, социальных сетей и т.д. Также отключите на сайтах все уведомления, кроме тех, что вам действительно нужны.

6. Разбирайтесь с письмом в то время, как читаете его

Вместо того, чтобы читать все письма во входящих, прежде чем отвечать на них, вы должны попробовать отвечать или реагировать на письмо по ходу чтения. Читайте и завершайте всю работу с письмом одновременно.

7. Не шлите так много писем

Если вы не хотите получать много писем, вы не должны слать так много писем. Все просто. Чем больше писем вы пишете, тем больше писем, вероятнее всего, получите обратно. (via lifehack.org)