Руководство по GTD для новичков
Что такое GTD
Наш мозг с лёгкостью придумывает новые идеи, но вот запомнить их все ему гораздо труднее. Например, он помнит, что вам нужно купить подарок ко дню рождения вашей мамы на следующей неделе. Вместо того чтобы напомнить вам об этом, когда вы будете проходить мимо её любимого магазина, мозг просто вызовет назойливое чувство, что вам вроде что-то надо было приобрести.
GTD (Getting Things Done) — методика, которая помогает обратить в действия смутные идеи, порывы, озарения и ночные размышления. Когда вы научитесь полагаться на эту систему, ваш мозг не будет удерживать всю информацию. От этого снизится стресс, а у вас появятся силы на более продуктивные занятия.
Как работает эта методика
GTD основана на системе списков, с помощью которых вы систематизируете всё, что приходит вам в голову. Чтобы внедрить её в свою жизнь, нужно фиксировать и обрабатывать поступающую информацию. Кроме того, понадобится завести такие списки: «Входящие», «Следующие действия», «Лист ожидания», «Проекты» и «Когда-нибудь». Всё, что требует вашего внимания, сначала будет попадать во «Входящие», а затем перейдёт в один из других списков.
1. Сбор
Собирайте всю информацию, требующую вашего внимания: от писем, на которые нужно ответить, до гениальных идей, которые приходят вам в голову, пока вы принимаете душ. Местом сбора может быть бумажный блокнот, приложение или электронная почта, на которую вы будете отправлять письма самому себе.
Когда вы только начали использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите всё, что вам нужно или хочется сделать, всё, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент.
2. Обработка
Обдумайте накопленную информацию. Это главное правило работы всей системы. Делайте это регулярно, чтобы её не собиралось слишком много. Для обработки информации задайте себе ряд вопросов.
- Это решаемо? Вы спрашиваете себя, можно ли что-то сделать, чтобы убрать этот пункт из списка. Если нет, удалите его или переместите в список «Когда-нибудь». Полезную информацию, с которой ничего не нужно делать, например рецепт или интересную статью, сохраняйте в отдельном месте. Вещи, которыми вы хотите заняться в далёком будущем (выучить японский, написать книгу), переносите в список «Когда-нибудь», чтобы они не занимали место среди «Следующих действий».
- Можно ли завершить дело за один шаг? В GTD всё, что требует больше одного шага, называется проектом. Если у вас во «Входящих» есть несколько связанных задач, создайте для них отдельный проект. Добавьте его название в свой список проектов и выберите одно действие для добавления в «Следующие».
- Займёт ли дело больше двух минут? Если нет, выполните его сразу же. Это быстрее, чем добавлять его в список следующих задач или делегировать кому-то. Если на выполнение дела нужно больше времени, подумайте, можете ли его сделать только вы или можно его кому-то передать.
- Можно ли его кому-то делегировать? Если да, делегируйте. Когда нужно отследить выполнение, перенесите пункт в «Лист ожидания». Если делегировать задачу нельзя, добавьте её в свой календарь или в список «Следующие».
- Есть ли конкретный срок выполнения? Если да, добавьте это в свой календарь. Не записывайте туда всё, что хотите сделать за день. Вносите только то, что нужно сделать обязательно: визит к стоматологу, совещание, перелёт. Если конкретного срока нет, перенесите дело в «Следующие действия».
3. Организация
Рассортируйте всё по местам: в один из пяти списков, в папку с полезной информацией на будущее, в календарь или в мусор.
В «Лист ожидания» добавляйте любые дела, которые по какой-то причине застопорились. Например, когда вы не можете продолжить, пока не получите ответ на своё письмо, или когда вы ожидаете доставку. Не забывайте рядом с каждым пунктом указывать дату.
В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребёнком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребёнком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же.
В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.
4. Обзор
Раз в неделю обязательно проверяйте все списки. Чем дольше вы оставляете дела во «Входящих», тем сложнее потом будет с ними разобраться.
- Для каждого проекта должно быть определено одно следующее действие.
- Каждый пункт в «Следующих» должен быть чем-то, что вы хотите сделать на предстоящей неделе. Всё лишнее переносите в список «Когда-нибудь» или удаляйте совсем.
- Время от времени старайтесь перенести что-то из списка «Когда-нибудь» в «Следующие действия».
5. Выполнение
Действуйте! Если вы правильно организовали свою систему, это будет самый простой шаг. Регулярно повторяя первые четыре шага, вы будете полностью уверены, что все дела в списке необходимы вам, чтобы добиться прогресса и приблизиться к своим целям.
Читайте также:
Станьте первым, кто оставит комментарий