1. Закладывайте время на отдых

Новичкам в тайм‑менеджменте и перфекционистам хочется впихнуть в расписание побольше задач — так, чтобы не осталось ни минутки свободного времени. Звучит логично, но в таком подходе есть пара существенных недостатков. Во‑первых, никто не отменял форс‑мажоры. При плотном планировании достаточно малейшей проволочки, чтобы весь график безнадёжно сбился. А во‑вторых, отдых нужен The Productivity of Working Hours , чтобы успевать больше и справляться с задачами лучше.

2. Используйте вынужденные паузы с пользой

Всегда берите с собой блокнот, планшет или книгу. Если придётся ждать — на почте, в парикмахерской, в банке или других местах, вы сможете прочесть десяток страниц, сделать заметки, ответить на рабочие письма.

3. Записывайте

Не полагайтесь на свою память — делайте заметки. Фиксируйте всё, что может вам пригодиться, в блокноте или смартфоне. Идеи, задачи, важные имена и контакты, полезные ссылки, интересные мысли. Впоследствии это сэкономит вам массу времени: не придётся долго выяснять, как называлась книга, которую вам советовали прочесть, или какая фамилия у нужного вам специалиста.

4. Создавайте шаблоны

На переписку офисный сотрудник тратит The social economy: Unlocking value and productivity through social technologiesThe social economy: Unlocking value and productivity through social technologies почти треть рабочего времени. Если вам часто задают одни и те же вопросы (о том, как разместить рекламу в вашем блоге, как записаться к вам на консультацию, как устроиться на работу в вашу компанию), подготовьте ответы заранее и высылайте их собеседникам. Или создайте раздел с часто задаваемыми вопросами на своей странице или сайте.

5. Будьте двузадачными

Но только если ни одно из ваших дел не требует глубокой концентрации. Пытаться одновременно слушать подкаст и отвечать на сообщения, скорее всего, не выйдет. Такая многозадачность только снижает продуктивность. Но бывают дела, которые не требуют полной вовлечённости и затрагивают разные процессы. Например, можно включить аудиокнигу, пока вы рукодельничаете, наводите порядок, гуляете или бегаете.

6. Читайте, а не просматривайте

Если есть хоть малейший шанс, что информация из письма, статьи или книги вам ещё пригодится, вникайте в текст, а не пробегайте его глазами по диагонали. Иначе потом придётся снова перечитывать и вы потратите больше времени, чем могли бы.

7. Разгружайте мозг

Если вы чувствуете, что ум перенасыщен планами, идеями, задачами, остановитесь и выпишите их все на бумагу. Когда вы всё зафиксируете, работать будет проще: вас перестанут отвлекать настойчивые мысли вроде «не забыть записать ребёнка к стоматологу». Дела старайтесь формулировать как можно короче и сразу делите большие задачи на этапы — так они не будут пугающими и вы с большей вероятностью их выполните.

8. Откажитесь от ненужных подписок

Какие‑то рассылки вам уже не интересны, на какие‑то вы подписались по ошибке. В итоге сотни ненужных электронных писем отвлекают вас уведомлениями и мешают найти нужную информацию. Чтобы отписаться от всех ненужных рассылок разом, можно воспользоваться сервисом Unroll.me. Там же есть функция Rollup, с помощью которой важные рассылки можно собрать в один дайджест, который будет приходить в ящик раз в неделю.

9. Установите для себя правила

Неопределённость и обилие вариантов заставляют вас тратить время на принятие решений. Придумайте установки, которые сузят выбор и сделают ситуацию понятнее. Например, если составить меню на неделю, сразу станет ясно, что нужно купить в магазине, и не придётся каждый раз думать, что приготовить на обед.

10. Объединяйте мелкие дела

Вы наверняка слышали о правиле двух минут: если дело занимает минимум времени, выполнить его нужно сразу. Идея хорошая, но если мелких задач много, вы целый день будете отвлекаться то на одно, то на другое. А чтобы втянуться в работу после отвлечения, человеку требуется The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress около 23 минут.

Так что можно выделять полчаса‑час каждый день, чтобы скопом выполнять мелкие задачи. Или выберите один день в месяц, чтобы полностью посвятить его рутинным делам, на которые обычно не хочется отвлекаться: все эти оплаты счетов, оформление документов в МФЦ, походы в химчистку. Кстати, если МФЦ и химчистка расположены рядом, быстрее и проще сразу сходить и туда и туда.